Cada semana, en algún lugar del mundo, alguien imprime un formulario PDF, lo completa a mano, lo escanea nuevamente y lo envía por correo electrónico. La secuencia completa dura quince minutos y produce un resultado de menor calidad que el que se obtendría simplemente escribiendo en el formulario. La razón por la que esto sigue sucediendo es una suposición generalizada: que los formularios PDF están destinados a imprimirse. Muchos de ellos no lo son, y los que sí lo son no necesitan serlo.
Los dos tipos de formularios PDF y por qué son importantes
No todos los formularios PDF son iguales. Comprender con qué tipo estás tratando determina qué puedes hacer con él.
Los formularios PDF interactivos tienen campos de formulario integrados: cuadros de texto, casillas de verificación, menús desplegables, botones de opción. Haga clic en un campo y aparecerá un cursor. Escribe tu respuesta. Haga clic en el siguiente campo. Estos formularios están diseñados para completarse digitalmente. Guardan sus aportaciones, pueden validar las entradas y pueden enviarse electrónicamente. Cualquier visor de PDF decente los maneja.
Los planos PDF formularios parecen formularios pero no tienen campos interactivos. Las líneas y cuadros son sólo elementos visuales: no hay nada en lo que hacer clic. Por lo general, se crean escaneando un formulario en papel o diseñando un diseño de formulario en Word o InDesign sin agregar campos de formulario reales. Para completarlos digitalmente, necesita un PDF Editor que le permita colocar texto en cualquier lugar de la página.
Por qué persiste el bucle de impresión-escaneo
El hábito de imprimir, escanear y enviar correos electrónicos sobrevive por varias razones. Algunas personas simplemente no saben que es posible completar formularios digitales. Otros intentaron hacer clic en un formulario PDF plano, descubrieron que no funcionaba y concluyeron que el formulario no se puede completar digitalmente, cuando el verdadero problema era que el formulario carecía de campos interactivos, no que el llenado digital sea imposible.
También hay un factor de confianza. Para algunas personas, firmar un documento impreso y escanearlo parece más oficial que escribir un nombre en un campo digital. Esta percepción está en gran medida desactualizada (los nombres escritos en los campos de firma PDF tienen el mismo peso legal que las firmas manuscritas para la mayoría de los documentos comerciales estándar en la mayoría de las jurisdicciones), pero persiste.
El costo real de enviar formularios planos
Cuando una organización envía formularios PDF planos en lugar de interactivos, está transfiriendo una carga a cada destinatario. Alguien que recibe un formulario plano tiene tres opciones: imprimir, completar y escanear, usar un PDF Editor para escribir los campos del formulario manualmente o devolver el formulario incompleto. Ninguno de estos está exento de fricciones.
A escala, esto importa. Una empresa que envía formularios de admisión planos a cada nuevo cliente está agregando minutos de fricción a cada incorporación. Una oficina gubernamental que publica formularios de solicitud planos crea una barrera para cualquiera que no tenga una impresora. Un departamento de recursos humanos que hace circular formularios planos internamente genera una sobrecarga de escaneo que no necesita existir.
La solución (convertir formularios planos en interactivos) es una inversión única que elimina la fricción recurrente. Los PDF formularios interactivos se pueden crear en Adobe Acrobat Pro o mediante varias otras herramientas. Una vez creados, no requieren ningún esfuerzo adicional por parte de los destinatarios: abrirlos, hacer clic, escribir, guardar y enviar.
Cómo completar un formulario plano sin imprimirlo
Si está recibiendo un formulario plano y no desea imprimirlo, un editor de PDF es la solución práctica. Abra el formulario en una herramienta que le permita agregar texto en cualquier lugar de la página: haga clic donde debe ir la respuesta, escríbala y colóquela sobre la línea o el cuadro en blanco. El PDF Editor de WukongPDF en www.wukongpdf.com maneja esto: cargue el formulario plano, use la herramienta de texto para completar cada campo, descargue la versión completa.
El resultado parece más limpio que un escaneo escrito a mano: el texto escrito es más fácil de leer, el archivo permanece pequeño y no hay ningún paso de escaneo. Para formularios que requieren firma, agréguela digitalmente de la misma manera. El PDF completo tiene un aspecto profesional y es más fácil de procesar para el destinatario que una imagen escaneada.
El único cambio que vale la pena hacer
Si envía formularios a otras personas con regularidad, conviértalos en PDF interactivos. Si recibe formularios planos con regularidad, mantenga un editor de PDF como favorito y omita la impresora. De cualquier manera, el ciclo de impresión, escaneo y correo electrónico es un problema resuelto: solo requiere saber que existe la solución.