Nicht alle PDFs werden gleich erstellt, da nicht jede Software PDFs auf die gleiche Weise erstellt. Ein aus Microsoft Word exportiertes PDF speichert Text als fließenden Inhalt mit klaren Absatzumbrüchen und eingebetteten Schriftarten. Eine aus Adobe InDesign exportierte PDF-Datei kann zur präzisen visuellen Kontrolle Text in Vektorkonturen umwandeln, wodurch die Bearbeitbarkeit zugunsten der Designtreue beeinträchtigt wird. Eine von einem browserbasierten Konvertierungstool generierte PDF-Datei strukturiert die Datei anders als eine von einer Desktop-Anwendung erstellte. Ein PDF von einem Scanner enthält überhaupt keinen Text, sondern nur Seitenbilder. Wenn Sie diese Dateien in einem PDF-Editor öffnen, variiert das Bearbeitungserlebnis erheblich, je nachdem, welche Software die Datei ursprünglich erstellt hat.
Wenn Sie verstehen, wie sich der Ursprung einer PDF-Datei auf ihre Bearbeitbarkeit auswirkt, wecken Sie realistische Erwartungen, bevor Sie mit der Bearbeitung beginnen. Der Versuch, präzise Textbearbeitungen an einem Design-PDF vorzunehmen, bei dem der Text in Konturen konvertiert wurde, schlägt fehl, unabhängig davon, welches Bearbeitungstool Sie verwenden. Wenn Sie dies im Voraus wissen, ersparen Sie sich die Frustration, es erst nach zehnminütigem Ausprobieren zu entdecken. Das von Ihnen gewählte Bearbeitungstool ist wichtig. Die Software, mit der das PDF erstellt wurde, ist wichtiger.
Die PDF-Editor-Erfahrung variiert stärker je nach der erstellenden Anwendung als je nach Bearbeitungstool. Ein teurer Desktop-Editor kann Text, der von InDesign in Konturen umgewandelt wurde, genauso wenig bearbeiten wie ein kostenloses browserbasiertes Tool. Die Struktur der Datei legt die Obergrenze dafür fest, welche Bearbeitung möglich ist.
PDFs aus Word- und Office-Anwendungen
Microsoft Word exportiert PDFs mit gut strukturierten Textobjekten, eingebetteten Schriftarten und sauberer Absatzformatierung, die das Originaldokument genau widerspiegelt. Diese PDFs sind der am besten bearbeitbare Typ, den Sie finden werden. In jedem kompetenten browserbasierten Editor können Sie in einen Textblock klicken, die Wörter ändern, die Schriftgröße ändern und den Stil anpassen. Bilder können ausgewählt, verschoben und in der Größe geändert werden. Seiten können durch Ziehen von Miniaturansichten neu angeordnet werden. Die interne Struktur, die Word beim PDF-Export erstellt, ist unkompliziert, standardkonform und editorfreundlich.
Excel- und PowerPoint-Exporte sind unterschiedliche Geschichten. Excel-PDFs können breite Tabellen über Seitengrenzen hinweg aufteilen und Diagramme als statische Bilder einbetten, sodass die zugrunde liegenden Daten für die Bearbeitung nicht zugänglich sind. PowerPoint-PDFs speichern in vielen Exportkonfigurationen jede Folie als ganzseitiges Bild, insbesondere wenn die Präsentation benutzerdefinierte Schriftarten, komplexe Animationen oder nicht standardmäßige Foliengrößen verwendet. Das Bearbeiten von Text in einer PowerPoint-PDF-Datei bedeutet häufig das Bearbeiten des Textes innerhalb eines Folienbilds, was überhaupt keine Textbearbeitung ist. Zuerst muss OCR den Text extrahieren. Zu diesem Zeitpunkt bearbeiten Sie die OCR-Ausgabe und nicht den ursprünglichen Folieninhalt.
Versuchen Sie es mit „PDF bearbeiten“.
Keine Installation erforderlich. Funktioniert direkt in Ihrem Browser.
PDFs von Design Software: Schönheit auf Kosten der Bearbeitbarkeit
Adobe InDesign, Illustrator und ähnliche professionelle Designtools erstellen PDFs, die für visuelle Perfektion und Genauigkeit der Druckproduktion optimiert sind. Diese Anwendungen können Text als bearbeitbare Textobjekte exportieren, sie können aber auch Text in Umrisse konvertieren. Dabei handelt es sich um Vektorformen, die genau wie die Originalzeichen aussehen, aber keine Informationen darüber enthalten, um welche Zeichen es sich tatsächlich handelt. Für einen PDF-Editor ist umrissener Text lediglich eine Ansammlung von Kurven. Es müssen keine Buchstaben bearbeitet, keine Wörter ausgewählt und keine Schriftart geändert werden.
Wenn Sie ein Design-PDF erhalten und den Text bearbeiten müssen, besteht der erste Schritt darin, zu bestimmen, ob es sich um einen Live-Text oder einen Outline-Text handelt. Versuchen Sie, mit dem Textauswahlwerkzeug ein Wort auszuwählen. Wenn Sie einzelne Zeichen hervorheben können, ist der Text lebendig und bearbeitbar. Wenn durch Klicken auf den Text die gesamte Seite ausgewählt wird oder nichts geschieht, ist der Text wahrscheinlich umrandet oder die Seite ist ein Bild. Die PDF-Format-Struktur von Design-PDFs kann auch Ebenen, Farbprofile, Anschnittmarken und andere Druckproduktionselemente enthalten, die grundlegende Editoren verwirren.
PDFs von Scannern und Telefonkameras
Scanner- und Kamera-PDFs sind Seitenbilder, die in einen PDF-Container verpackt sind. Es ist kein Text zum Bearbeiten vorhanden. Für einen menschlichen Leser sieht das Dokument wie ein Text aus, für den Computer ist es jedoch ein Foto. Bevor eine Bearbeitung möglich ist, muss OCR ausgeführt werden, um den Seitenbildern eine Textebene hinzuzufügen. Nach der OCR kann der Text ausgewählt, durchsucht und bearbeitet werden, das zugrunde liegende Seitenbild bleibt jedoch unverändert. Wenn Sie den OCR-Text löschen und einen Ersatz eingeben, ist der ursprünglich gescannte Text immer noch hinter Ihrer Bearbeitung sichtbar, da die Bildebene nicht geändert wurde.
Um gescannte Dokumente sauber zu bearbeiten, führen Sie zunächst OCR aus, um den Text zu extrahieren, konvertieren Sie die PDF-Datei in das Word-Format, nehmen Sie Ihre Änderungen in Word vor und konvertieren Sie das bearbeitete Dokument wieder in PDF. Dieser Workflow ersetzt das gescannte Bild durch ein sauberes digitales Dokument, das Ihre Änderungen enthält. WukongPDFs PDF-Tools unterstützen diese Pipeline von der OCR über die Konvertierung bis hin zur Bearbeitung und dem endgültigen Export.
Anpassen des Bearbeitungsansatzes an den PDF-Typ
Mit Word generierte PDFs können mit guten Ergebnissen direkt in einem Browser-Editor bearbeitet werden. Design-Software-PDFs sollten nach Möglichkeit in der ursprünglichen Quellanwendung bearbeitet werden, wobei die Bearbeitung auf PDF-Ebene den kleinsten Korrekturen vorbehalten bleibt. Gescannte PDFs erfordern eine OCR- und Formatkonvertierung, bevor eine sinnvolle Bearbeitung möglich ist. Die Anwendung des richtigen Ansatzes für jeden PDF-Typ vermeidet den Frust, der mit dem Kampf gegen das Dateiformat einhergeht, und führt zu besseren Ergebnissen, als wenn man versucht, jedes PDF durch denselben Bearbeitungsworkflow zu zwingen.
Die Datei, die sich mühelos öffnen und reibungslos bearbeiten lässt, wurde wahrscheinlich in Word erstellt. Die Datei, die sich wehrt, wurde wahrscheinlich in einer Designsoftware erstellt. Bei der Datei, die überhaupt nicht bearbeitet werden kann, handelt es sich wahrscheinlich um einen Scan. Die Identifizierung des Ursprungs dauert nur wenige Sekunden und zeigt Ihnen, welche Bearbeitungsstrategie Sie verwenden sollten, bevor Sie Zeit mit einer Strategie verschwenden, die nicht funktioniert.
Identifizieren eines PDF-Ursprungs, wenn die Quelle unbekannt ist
Wenn Sie eine PDF-Datei erhalten, die keinen Hinweis darauf enthält, wie sie erstellt wurde, öffnen Sie die Dokumenteigenschaften. Die Felder „Anwendung“ und „Produzent“ identifizieren die Software, die das PDF erstellt hat. Als Anwendungsname für Word-Exporte erscheint Microsoft Word. Für Designsoftware-Exporte werden Adobe InDesign, Illustrator oder Photoshop angezeigt. Der Name des Scannerherstellers oder ein generischer Wert weist auf ein gescanntes Dokument hin. Die Erstellungsmethode wird in der Datei selbst aufgezeichnet.
Wenn Sie den Ursprung kennen, bevor Sie mit der Bearbeitung beginnen, vermeiden Sie die häufigste Bearbeitungsfrustration: den Versuch, Text an einer PDF-Datei zu bearbeiten, bei der der Text in Konturen konvertiert wurde. Versuchen Sie, ein einzelnes Wort auszuwählen. Wenn Sie einzelne Zeichen hervorheben können, ist der Text editierbar. Wenn durch Klicken auf sichtbaren Text die gesamte Seite ausgewählt wird oder nichts geschieht, wird der Text umrandet oder die Seite ist ein Bild. Dieser Test dauert zwei Sekunden.
Beibehaltung der Bearbeitbarkeit beim Erstellen von PDFs für die zukünftige Bearbeitung
Wenn Sie eine PDF-Datei erstellen, die Sie oder jemand anderes wahrscheinlich später bearbeiten muss, treffen Sie beim Exportieren Entscheidungen, die die spätere Bearbeitbarkeit maximieren. Exportieren Sie aus Word mit aktivierter Schriftarteinbettung und ohne Konvertierung von Text in Konturen. Vermeiden Sie den Print-to-PDF-Workflow, der Inhalte in Seitenbilder rastert. Verwenden Sie die Funktion „Als PDF speichern“ oder „In PDF exportieren“, die den Text als Text beibehält und die Dokumentstruktur beibehält. Diese Auswahl kostet bei der Erstellung keine Kosten und spart erheblichen Aufwand, wenn das Dokument später bearbeitet werden muss. WukongPDF bewahrt die Bearbeitbarkeitseigenschaften der von ihm verarbeiteten PDFs.
Versuchen Sie es mit „PDF bearbeiten“.
Keine Installation erforderlich. Funktioniert direkt in Ihrem Browser.