Gerichtsaktensysteme gehören zu den technisch anspruchsvollsten Anwendern von PDF-Dokumenten. Sie erfordern bestimmte PDF-Versionen, bestimmte Seitenabmessungen, bestimmte Metadatenformate und bestimmte Sicherheitskonfigurationen. Eine PDF-Datei, die in E-Mails perfekt geöffnet, auf jedem Bürodrucker korrekt gedruckt und in jedem Browser einwandfrei angezeigt wird, kann dennoch vom elektronischen Aktensystem eines Gerichts abgelehnt werden. Der Ablehnungsbescheid enthält oft keine sinnvolle Erklärung außer einem allgemeinen Code oder einer knappen Erklärung, dass das Dokument nicht den Archivierungsanforderungen entspricht.
Die Sicherung einer PDF-Datei für die gerichtliche Einreichung bedeutet, dass das Dokument so vorbereitet wird, dass es den technischen Anforderungen des jeweiligen Gerichts entspricht, bei dem es eingereicht werden soll. Die Anforderungen variieren je nach Gerichtsbarkeit, Gerichtsebene und manchmal auch je nach Fallart. Die zugrunde liegenden Grundsätze sind jedoch in den meisten Gerichtssystemen der Vereinigten Staaten und zunehmend auch in anderen Rechtsordnungen des Common Law einheitlich. Dieser Leitfaden behandelt diese allgemeinen Anforderungen und wie man sie mit browserbasierten PDF-Tools erfüllt.
Nach Angaben des Verwaltungsbüros der US-Gerichte ist PDF/A das empfohlene Archivformat für Einreichungen bei Bundesgerichten, und eine wachsende Zahl staatlicher Gerichte hat diese oder ähnliche Anforderungen übernommen (US-Gerichte, „Anforderungen an die elektronische Einreichung“, 2024). Der Trend geht zu standardisierten, überprüfbaren PDF-Formaten, die sicherstellen, dass Dokumente während der gesamten Laufzeit eines Falles, die sich über Jahrzehnte erstrecken kann, lesbar und unverändert bleiben.
PDF/A: Der Archivstandard, den die meisten Gerichte fordern
PDF/A ist eine eingeschränkte Version des PDF-Formats, die speziell für die Langzeitarchivierung entwickelt wurde. Es bettet alle im Dokument verwendeten Schriftarten ein, verbietet externe Abhängigkeiten wie verlinkte Bilder oder extern referenzierte Inhalte, deaktiviert JavaScript und anderen ausführbaren Code und erfordert, dass das Dokument völlig eigenständig ist. Eine PDF/A-Datei wird jetzt und in Zukunft auf jedem kompatiblen Lesegerät identisch dargestellt, unabhängig von Änderungen an Betriebssystemen, Schriftartenverfügbarkeit oder Lesesoftware. Diese Vorhersehbarkeit ist der Grund, warum Gerichte sie als ihren Maßstab übernommen haben.
Das Konvertieren einer Standard-PDF-Datei in PDF/A ist in vielen browserbasierten PDF-Tools ein Ein-Klick-Vorgang. Die Konvertierung sollte der letzte Schritt vor der Ablage sein und durchgeführt werden, nachdem alle Inhaltsbearbeitungen, Formatierungsanpassungen und die Seitenorganisation abgeschlossen sind. PDF/A schränkt die weitere Bearbeitung ein. Wenn Sie das Dokument nach der Konvertierung in PDF/A ändern müssen, müssen Sie zur Originaldatei zurückkehren, die Änderung vornehmen und erneut konvertieren. Der PDF-Format-Workflow für die Einreichung bei Gericht lautet: Den Inhalt finalisieren, dann in PDF/A konvertieren und dann ablegen.
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Spezifikationen für Seitengröße, Ränder und Formatierung
Gerichte in den Vereinigten Staaten fordern überwiegend Seiten im Letter-Format (8,5 x 11 Zoll) mit einem Mindestrand von 1 Zoll auf allen Seiten. Dokumente, die für A4-Papier formatiert sind, was in den meisten Teilen der Welt der Standard ist, können von einem US-Gericht abgelehnt werden, selbst wenn der Inhalt vollkommen korrekt ist. Informieren Sie sich vor der Vorbereitung einer Einreichung über die veröffentlichten Einreichungsanforderungen des jeweiligen Gerichts. Diese sind fast immer auf der Website des Gerichts unter der Rubrik „Elektronische Einreichung“, „Anwaltsressourcen“ oder ähnlich verfügbar. Die Anforderungen variieren je nach Gericht. Die Formatierung, die einem Bundesbezirksgericht in Kalifornien genügt, genügt möglicherweise nicht einem Oberlandesgericht in New York.
Über die Seitenabmessungen hinaus legen Gerichte in der Regel Anforderungen an Schriftarten, Zeilenabstände, Seitennummerierung und das Format von Bildunterschriften und Signaturblöcken fest. Diese Formatierungsregeln auf Inhaltsebene werden vom PDF-Format selbst nicht erzwungen. Nach der Einreichung des Dokuments werden sie vom Gerichtspersonal überprüft. Ein technisch gültiges PDF, das die automatisierten Prüfungen des elektronischen Ablagesystems besteht, kann dennoch aus inhaltlichen Formatierungsgründen abgelehnt werden. Die Vorbereitung PDF Legal muss sowohl die technische Compliance als auch die Inhaltsformatierung berücksichtigen.
Schwärzung: dauerhaft, überprüfbar und irreversibel
Gerichtsakten, die sich auf sensible persönliche Informationen beziehen, wie z. B. Sozialversicherungsnummern, Finanzkontonummern, Geburtsdaten oder Namen von Minderjährigen, müssen vor der Einreichung geschwärzt werden. Entscheidend ist, dass die Schwärzung dauerhaft und unumkehrbar sein muss. Durch das Zeichnen eines schwarzen Rechtecks über Text in einer PDF-Datei wird der Text nicht entfernt. Es bedeckt es lediglich mit einer undurchsichtigen Form. Jeder, der das Rechteck entfernt oder die darunter liegende Textebene extrahiert, kann lesen, was verborgen sein sollte.
Bei der echten Schwärzung wird der markierte Inhalt dauerhaft aus der PDF-Dateistruktur gelöscht und durch eine undurchsichtige Markierung ersetzt. Nach der echten Schwärzung ist der Originaltext nirgendwo mehr in der Datei vorhanden. Überprüfen Sie die Schwärzung, indem Sie versuchen, im Ausgabe-PDF nach dem geschwärzten Text zu suchen. Wenn die Suche ein Ergebnis liefert, ist die Schwärzung fehlgeschlagen. WukongPDFs PDF-Sicherheit-Tools unterstützen eine echte Schwärzung, die den Inhalt dauerhaft entfernt.
Checkliste zur Überprüfung vor der Einreichung
Überprüfen Sie vor dem Absenden alle Anforderungen. Öffnen Sie das PDF und bestätigen Sie, dass die Seitengröße korrekt ist. Überprüfen Sie die Dokumenteigenschaften auf PDF/A-Konformität und Schriftarteinbettung. Suchen Sie nach Texten, die hätten geschwärzt werden sollen, um zu bestätigen, dass sie verschwunden sind. Stellen Sie sicher, dass kein Passwortschutz oder keine Verschlüsselung aktiviert ist, es sei denn, das Gericht verlangt oder erlaubt dies ausdrücklich. Stellen Sie sicher, dass die Dateigröße innerhalb der vom Gericht vorgegebenen Grenzen liegt. Diese Prüfungen dauern fünf Minuten und verhindern die Verzögerung und Frustration einer abgelehnten Einreichung.
Eine abgelehnte Einreichung verzögert Ihren Fall. Ein ordnungsgemäß erstelltes und verifiziertes PDF wird nicht aus technischen Gründen abgelehnt. Der Zeitaufwand für die Vorbereitung und Überprüfung ist im Vergleich zu den Folgen einer versäumten Einreichungsfrist unbedeutend.
Umgang mit Exponaten und Anhängen
Gerichtsakten umfassen oft Beweisstücke: Belege, die der Hauptakte beigefügt sind. Jedes Exponat muss die gleichen technischen Anforderungen erfüllen wie das Hauptdokument. Wenn die Hauptablage im PDF/A-Format vorliegt, müssen auch die Unterlagen im PDF/A-Format vorliegen. Wenn für die Hauptablage bestimmte Anforderungen an Seitengröße und Rand gelten, müssen die Unterlagen diese Anforderungen ebenfalls erfüllen. Die Anforderungen gelten für jedes Dokument im Ablagepaket, nicht nur für das primäre.
Wenn Sie eine Akte mit mehreren Exponaten zusammenstellen, verarbeiten Sie alle Dokumente über dieselbe Vorbereitungspipeline. Konvertieren Sie alle Exponate in PDF/A. Stellen Sie sicher, dass alle Dokumente dieselbe Seitengröße verwenden. Wenden Sie eine konsistente Dateibenennung an, die jedes Dokument und seine Beziehung zur Ablage identifiziert. Ein Ablagepaket, bei dem das Hauptdokument und die Beweisstücke das gleiche Format, die gleiche Seitengröße und die gleiche Benennungskonvention haben, präsentiert sich professionell und ist für das Gerichtspersonal einfacher zu verarbeiten. Der PDF Legal Prüfpfad der Vorbereitungsschritte sollte jedes Dokument im Paket abdecken.
Führen eines Audit-Trails der Einreichungsvorbereitungen
Führen Sie Aufzeichnungen über die Vorbereitungsschritte, die für jedes eingereichte Dokument durchgeführt wurden. Welches Tool wurde für die PDF/A-Konvertierung verwendet? Welche Einstellungen wurden gegebenenfalls für die Komprimierung verwendet? Wann und von wem die Redaktion vorgenommen wurde. Dieser Datensatz dient zwei Zwecken. Wenn die Einreichung aus technischen Gründen abgelehnt wird, hilft der Audit-Trail dabei, herauszufinden, was schief gelaufen ist und wie man das Problem beheben kann. Wenn die Einreichung später aus verfahrensrechtlichen Gründen angefochten wird, zeigt der Prüfpfad, dass ordnungsgemäße Vorbereitungsschritte befolgt wurden.
Der Prüfpfad muss nicht ausführlich sein. Ein einfacher Textdatei- oder Tabelleneintrag für jede Einreichung, in dem das Vorbereitungsdatum, die durchgeführten Schritte und die Überprüfungsergebnisse aufgeführt sind, ist ausreichend. Der Wert liegt nicht im Format vor. Es geht darum, die Aufzeichnung dann zu haben, wenn sie benötigt wird.
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