Ein PDF kommt in Ihrem Posteingang an. Sie öffnen es und der Text sieht falsch aus. Die Briefe sind nicht die, die der Autor beabsichtigt hat. Die Überschriften, die fett und aussagekräftig sein sollten, sind dünn und dürftig. Der Fließtext, der eine gestochen scharfe Serifenschrift sein sollte, ist ein generischer serifenloser Ersatz. Das Dokument ist lesbar, aber sichtbar beschädigt. Was passiert ist, ist, dass die eingebetteten Schriftarten in der PDF-Datei fehlen, entweder weil sie beim Erstellen der PDF-Datei nie eingebettet wurden oder weil die eingebetteten Schriftartendaten beschädigt sind. Die PDF-Schriftarten, die das Erscheinungsbild des Dokuments definiert haben, sind verschwunden und der PDF-Viewer hat alle verfügbaren Schriftarten ersetzt.
Warum Schriftarten in PDFs fehlen
Schriftarten gehen aus zwei grundsätzlich unterschiedlichen Gründen in PDFs verloren. Der erste ist ein Erstellungsfehler. Die Person, die das PDF erstellt hat, hat die Schriftarten nicht eingebettet. Das PDF verweist namentlich auf Schriftarten wie Garamond oder Futura, enthält jedoch nicht die eigentlichen Schriftartdaten. Die Referenz teilt dem PDF-Viewer mit, welche Schriftart verwendet werden soll. Der Betrachter sucht im System nach dieser Schriftart. Wenn es installiert ist, wird der Text korrekt angezeigt. Ist dies nicht der Fall, ersetzt der Viewer eine Standardschriftart.
Der zweite Grund ist Korruption. Die Schriftarten wurden beim Erstellen der PDF-Datei eingebettet, die eingebetteten Schriftartdaten wurden jedoch beschädigt. Dies kann während der Dateiübertragung passieren, wenn ein E-Mail-Server oder ein Cloud-Synchronisierungsclient einen Teil der Datei abschneidet oder beschädigt. Dies kann während der Speicherung passieren, wenn eine fehlerhafte Festplatte oder ein beschädigtes Dateisystem Daten durcheinander bringt. Die eingebetteten Font-Streams sind besonders anfällig, da sie groß sind und oft mehrere hundert Kilobyte für eine vollständige Schriftart umfassen. Die Beschädigung nur einiger Bytes in einem Schriftarten-Stream kann dazu führen, dass die gesamte Schriftart unbrauchbar wird. Die PDF-Format-Struktur basiert auf der Integrität jedes eingebetteten Objekts.
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Was passiert visuell, wenn Schriftarten fehlen?
Das visuelle Ergebnis fehlender Schriftarten hängt vom Ersetzungsalgorithmus des PDF-Viewers ab. Adobe Acrobat ersetzt fehlende serifenlose Schriftarten durch Adobe Sans MM und fehlende serifenlose Schriftarten durch Adobe Serif MM. Diese Ersatzschriftarten sind so konzipiert, dass sie der Breite der Originalschrift so nahe wie möglich kommen, wobei die Zeilenumbrüche und das Seitenlayout erhalten bleiben. Das Erscheinungsbild des Textes ändert sich, die Seitenstruktur bleibt jedoch erhalten.
Browserbasierte PDF-Viewer und mobile PDF-Apps verfügen über eigene Ersatzschriftarten, die möglicherweise nicht mit den ursprünglichen Schriftbreiten übereinstimmen. Der ersetzte Text kann unterschiedliche Zeichenbreiten haben, was dazu führt, dass Zeilen an verschiedenen Stellen unterbrochen werden. Der Umfluss kann dazu führen, dass Text auf andere Seiten verschoben wird, sich die Anzahl der Seiten ändert und Text überlappt oder Lücken hinterlässt. Eine PDF-Datei, die auf dem Erstellercomputer perfekt formatiert aussah, wird auf dem Betrachtergerät zu einer Layout-Katastrophe. Die PDF-Anzeige Erfahrung verschlechtert sich von professionell zu problematisch.
So erkennen Sie fehlende Schriftarten vor der Verteilung
Bevor Sie ein PDF an Empfänger senden, prüfen Sie, ob alle Schriftarten eingebettet sind. Öffnen Sie das PDF in Adobe Acrobat. Gehen Sie zu Datei, Dokumenteigenschaften und wählen Sie die Registerkarte Schriftarten. Für jede Schriftart in der Liste sollte der Status „Eingebettet“ oder „Eingebettete Teilmenge“ angezeigt werden. Eine Schriftart, die als „Nicht eingebettet“ angezeigt wird, bedeutet, dass die PDF-Datei auf eine Schriftart verweist, die nicht in der Datei enthalten ist. Diese Schriftart fehlt auf jedem System, auf dem sie nicht installiert ist.
Testen Sie die PDF-Datei auf einem System, auf dem die Dokumentschriftarten nicht installiert sind. Ideal ist ein sauberer Computer mit einer frischen Betriebssysteminstallation. Öffnen Sie das PDF und überprüfen Sie jede Seite. Wenn der Text anders aussieht als das Original, fehlt eine Schriftart. Wenn der Text identisch aussieht, sind die Schriftarten eingebettet und das Dokument ist in sich geschlossen. Dieser Testschritt erkennt Probleme beim Einbetten von Schriftarten, die bei der Überprüfung der Schriftartenliste möglicherweise übersehen werden, z. B. Schriftarten, die als eingebettet aufgeführt, aber tatsächlich beschädigt sind. Die Überprüfung der Schriftarteneinbettung im PDF-Format sollte Teil des Dokumentqualitätssicherungsprozesses sein.
Was tun, wenn Sie ein PDF mit fehlenden Schriftarten erhalten?
Wenn Sie eine PDF-Datei mit fehlenden Schriftarten erhalten, besteht die erste Maßnahme darin, den Absender nach einer Version mit eingebetteten Schriftarten zu fragen. Erklären Sie, dass das Dokument falsch angezeigt wird, weil die Schriftarten nicht in der Datei enthalten sind. Der Absender ist sich des Problems möglicherweise nicht bewusst und kann die PDF-Datei mit aktivierter Schriftarteneinbettung erneut exportieren.
Wenn der Absender keine korrigierte Version bereitstellen kann, installieren Sie die fehlenden Schriftarten auf Ihrem System, sofern diese verfügbar und ordnungsgemäß lizenziert sind. Die Schriftartenliste in den PDF-Dokumenteigenschaften zeigt die Namen der fehlenden Schriftarten. Laden Sie die Schriftarten herunter oder kaufen Sie sie und installieren Sie sie. Öffnen Sie nach der Installation das PDF erneut. Der Viewer erkennt die neu installierten Schriftarten und gibt den Text korrekt wieder. Dies ist eine lokale Lösung. Anderen Empfängern, die das gleiche PDF erhalten, hilft es nicht.
Verhindern Sie Probleme mit fehlenden Schriftarten bei der PDF-Erstellung
Betten Sie beim Erstellen von PDFs immer Schriftarten ein. Dies ist eine Einstellung in jedem PDF-Exportdialog. In Microsoft Word befinden sich die Optionen zum Einbetten von Schriftarten in den Speichereinstellungen. In Adobe InDesign erfolgt die Schriftarteinbettung in der PDF-Exportvoreinstellung. In LibreOffice erfolgt die Schriftarteinbettung in den PDF-Optionen. Die Einstellung wird manchmal als „Alle Schriftarten einbetten“ oder „Schriftarten einbetten“ bezeichnet. Aktivieren Sie es.
Vermeiden Sie die Verwendung von Schriftarten, für die Einbettungsbeschränkungen gelten. Eine Schriftart mit einer Druck- und Vorschaulizenz kann nicht in ein PDF eingebettet werden. Wenn das Dokument eine solche Schriftart verwendet, ersetzen Sie diese durch eine Schriftart, die das Einbetten ermöglicht, bevor Sie das PDF erstellen. Die Lizenzbeschränkung wird durch die PDF-Erstellungssoftware durchgesetzt, die die eingeschränkte Schriftart stillschweigend aus dem eingebetteten Schriftartensatz entfernt. Die PDF-Datei scheint korrekt exportiert zu werden, auf anderen Systemen fehlen jedoch Schriftarten.
Fehlende Schriftarten machen ein sorgfältig gestaltetes Dokument zu einem optischen Kompromiss. Die einzig zuverlässige Lösung ist die Prävention bereits in der Erstellungsphase durch die Einbettung von Schriftarten und die Überprüfung der Lizenz. Sobald eine PDF-Datei ohne eingebettete Schriftarten verteilt wird, erhält jeder Empfänger eine andere, beeinträchtigte Version des Dokuments.
Das PDF-Format wurde so konzipiert, dass es in sich geschlossen ist und alles enthält, was zur korrekten Anzeige des Dokuments erforderlich ist. Das Einbetten von Schriftarten ist der Mechanismus, der dieses Designversprechen erfüllt. Wenn Schriftarten fehlen, wird das Versprechen gebrochen und das Dokument ist kein vollständiges PDF.
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