PDF/A ist eine Version des PDF-Formats, die speziell für die Langzeitarchivierung entwickelt wurde. Wenn Sie im Rechtswesen, in der Regierung, im Gesundheitswesen, im Finanzwesen oder in einem anderen Bereich arbeiten, in dem Dokumente auch in Jahrzehnten noch lesbar und reproduzierbar bleiben müssen, ist PDF/A eine Kenntnis wert.
Was PDF/A von regulärem PDF unterscheidet
PDF/A (das A steht für Archive) ist ein ISO-Standard, der bestimmte PDF-Funktionen einschränkt, um sicherzustellen, dass die Datei eigenständig und ohne externe Abhängigkeiten lesbar bleibt. Eine PDF/A-Datei bettet alle Schriftarten, Farbprofile und Metadaten ein, die für die korrekte Darstellung erforderlich sind. Sie ist also nicht auf Schriftarten angewiesen, die auf dem System des Betrachters installiert sind, oder auf externe Ressourcen, die möglicherweise in Zukunft nicht mehr vorhanden sind.
PDF/A verbietet außerdem Funktionen, die die langfristige Zuverlässigkeit beeinträchtigen: Verschlüsselung (Passwortschutz), JavaScript, Audio- und Videoeinbettung sowie Verweise auf externe Inhalte wie URLs, auf die möglicherweise nicht mehr zugegriffen werden kann. Was Sie im Dokument sehen, ist vollständig in der Datei selbst enthalten.
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PDF/A Versionen: PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3
Es gibt drei Hauptversionen von PDF/A, die jeweils auf einer anderen Version des Basisstandards PDF basieren. PDF/A-1 (basierend auf PDF 1.4) ist die konservativste und am weitesten akzeptierte Version – es ist die sicherste Wahl, wenn Sie nicht wissen, welche Version ein empfangendes System unterstützt. PDF/A-2 (basierend auf PDF 1.7) bietet Unterstützung für JPEG 2000-Komprimierung, Transparenzebenen und Anhänge im PDF/A-Format. PDF/A-3 erweitert PDF/A-2, indem es jeden Dateityp als Anhang zulässt – nützlich zum Einbetten von Quelldateien wie Tabellenkalkulationen neben dem Archiv-PDF.
Jede Version verfügt außerdem über Konformitätsstufen: Stufe A umfasst Barrierefreiheitsanforderungen wie getaggte Struktur und Unicode-Textzuordnung; Stufe B (Grundkenntnisse) erfordert die Anforderungen an die visuelle Wiedergabe ohne die Barrierefreiheitsschicht. PDF/A-1b und PDF/A-2b sind die am häufigsten erforderlichen Spezifikationen.
Wer verwendet PDF/A und warum
PDF/A wird von vielen Regierungsbehörden, Gerichten und regulierten Branchen gerade deshalb vorgeschrieben, weil es das Problem der langfristigen Lesbarkeit löst. Das US-Bundesgerichtssystem (PACER) verlangt PDF/A für elektronische Einreichungen. Der E-Invoicing-Standard der Europäischen Union verwendet PDF/A-3. Viele nationale Archive und Bibliotheken haben für digitalisierte Sammlungen PDF/A standardisiert. Im privaten Sektor nutzen es Versicherungsgesellschaften, Banken und Gesundheitssysteme für Aufzeichnungen, die Jahrzehnte später noch abrufbar und authentisch sein müssen.
So erkennen Sie, ob ein PDF PDF/A-kompatibel ist
Adobe Acrobat Reader zeigt beim Öffnen einer PDF/A-Datei oben eine blaue Informationsleiste an und weist darauf hin, dass die Datei im PDF/A-Modus angezeigt wird und die Bearbeitung eingeschränkt ist. In Acrobat Pro zeigt das Dialogfeld „Dokumenteigenschaften“ (Datei > Eigenschaften > Beschreibung) die PDF/A-Konformitätsstufe im Abschnitt PDF-Informationen an.
Sie können eine Datei auch mit Tools wie VeraPDF (kostenlos, Open Source) oder der PDF/A-Validierungsfunktion in Acrobat Pro validieren, die die Datei anhand des relevanten ISO-Standards prüft und alle Nichtkonformitätsprobleme meldet, die behoben werden müssen, bevor die Datei als gültiges PDF/A-Archiv betrachtet werden kann.
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