PDF und XPS sind beide Dokumentformate mit festem Layout, die darauf ausgelegt sind, das Erscheinungsbild eines Dokuments beizubehalten, unabhängig davon, welche Software oder welches Gerät es öffnet. Trotz dieses gemeinsamen Zwecks stammen sie aus unterschiedlichen Ökosystemen und sind in den meisten realen Arbeitsabläufen nicht austauschbar.
Was ist XPS?
XPS (XML Paper Specification) ist das Dokumentformat von Microsoft, das mit Windows Vista als Alternative zu PDF eingeführt wurde. Es verwendet XML zur Beschreibung von Seitenlayout und Inhalt und basiert auf der Open Packaging Convention – der gleichen Grundlage, die auch für .docx- und .xlsx-Dateien verwendet wird. Windows verfügt über einen in das Betriebssystem integrierten XPS-Viewer, und der Microsoft Print to XPS-Treiber ermöglicht es jeder Anwendung, Dokumente als XPS-Dateien zu speichern.
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Hauptunterschiede zwischen PDF und XPS
Die Unterstützung des Ökosystems ist der größte Unterschied. PDF wird auf allen wichtigen Plattformen unterstützt – Windows, Mac, Linux, iOS, Android – und praktisch jeder Browser, E-Mail-Client und jede Produktivitäts-App kann es öffnen. XPS ist in erster Linie ein Windows-Format; Es gibt keinen nativen XPS-Viewer auf Mac oder iOS und die meisten Nicht-Windows-Anwendungen unterstützen ihn nicht. Wenn Sie ein Dokument mit jemandem außerhalb einer Windows-Umgebung teilen müssen, ist PDF die einzig praktische Wahl.
Auch die Funktionen unterscheiden sich. PDF unterstützt interaktive Elemente – ausfüllbare Formulare, eingebettete Multimedia, JavaScript, digitale Signaturen mit zertifikatbasierter Überprüfung und ausgefeilte Sicherheitsoptionen. XPS unterstützt digitale Signaturen, es fehlen jedoch die meisten interaktiven Funktionen von PDF. PDF verfügt über ein reichhaltigeres Tool-Ökosystem: Es gibt Tausende von Tools zum Bearbeiten, Konvertieren, Komprimieren und Bearbeiten von PDFs, während XPS-Tools spärlich vorhanden sind.
Wann XPS verwendet werden könnte
XPS wird vor allem in Windows-Druckpipelines und Dokumentenarchivierungs-Workflows in Organisationen eingesetzt, die vollständig auf der Windows-Infrastruktur laufen. Der Windows-Druckspooler verwendet intern XPS. Einige Unternehmensdokumentverwaltungssysteme, die auf Windows-Technologie basieren, akzeptieren XPS als Archivformat.
Außerhalb dieser spezifischen Kontexte war die XPS-Einführung begrenzt. Microsoft selbst hat mit Windows 10 den Fokus von XPS weg verlagert, und das Format erlebt heute kaum noch eine Entwicklung.
Konvertieren von XPS in PDF
Wenn Sie eine XPS-Datei haben, die geteilt oder verarbeitet werden muss, ist die Konvertierung in PDF normalerweise der richtige Schritt. Öffnen Sie unter Windows die XPS-Datei im integrierten XPS Viewer und verwenden Sie dann Datei > Drucken Sie und wählen Sie „Microsoft Print to PDF“ als Ziel aus. Dadurch wird es in ein Standard-PDF konvertiert, das mit jedem Tool geöffnet werden kann.
Sobald die Datei im PDF-Format vorliegt, haben Sie Zugriff auf die gesamte Palette der PDF-Tools – Sie können sie mit einem PDF-Komprimierungstool komprimieren, um die Dateigröße zu reduzieren, sie mit einem PDF-Editor bearbeiten, sie mit anderen Dokumenten zusammenführen oder Sicherheit hinzufügen. XPS bietet keine dieser Downstream-Optionen.
Was sollten Sie verwenden?
Für jedes Dokument, das für den langfristigen Zugriff freigegeben, verteilt oder archiviert werden soll: PDF. Es verfügt über eine breitere Unterstützung, umfangreichere Funktionen und ein weitaus größeres Ökosystem kompatibler Tools. XPS ist nur dann eine Überlegung wert, wenn Sie in einem bestimmten reinen Windows-Unternehmenssystem arbeiten, das dies ausdrücklich erfordert – und selbst dann ist die Konvertierung in PDF zur Verteilung außerhalb dieses Systems der praktische Ansatz.
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