Was ist PDF/A und warum wurde es erstellt?
PDF/A ist eine Version des PDF-Formats, die speziell für die langfristige Aufbewahrung von Dokumenten entwickelt wurde. Das A steht für Archiv. Eine PDF/A-Datei ist in sich geschlossen. Alle Schriftarten sind eingebettet. Alle Farben sind in einem geräteunabhängigen Farbraum definiert. Es sind keine externen Referenzen vorhanden. Das Dokument ist ein vollständiges, eigenständiges Paket, dessen korrekte Darstellung nicht auf externe Ressourcen angewiesen ist.
PDF/A eliminiert externe Abhängigkeiten, um sicherzustellen, dass das Dokument auch Jahrzehnte nach seiner Erstellung lesbar bleibt.
Die Eigenständigkeit von PDF/A ist sowohl seine größte Stärke als auch der Grund für die größere Dateigröße.
Der PDF-Standard für die Archivierung wurde entwickelt, weil Organisationen Millionen von PDFs anhäuften, ohne Garantie, dass die Dokumente auch in Zukunft noch Jahrzehnte lang lesbar bleiben würden. Ein heute erstelltes PDF basiert möglicherweise auf Schriftarten, die auf dem Computer des Erstellers installiert sind, auf Farbprofilen, die für einen bestimmten Drucker spezifisch sind, oder auf externen Inhalten, die über das Internet verlinkt sind. Diese Abhängigkeiten bestehen möglicherweise in 20 oder 50 Jahren nicht mehr. PDF/A eliminiert alle externen Abhängigkeiten.
Die PDF-Format-Spezifikation für die Archivierung erzwingt Anforderungen, die das Dokument unabhängig von seiner Erstellungsumgebung machen. Die Verschlüsselung ist verboten, da für verschlüsselte Dokumente Schlüssel erforderlich sind, die verloren gehen können. Verweise auf externe Inhalte sind verboten, da die referenzierten Inhalte möglicherweise verschwinden. JavaScript und ausführbare Inhalte sind verboten, da zukünftige Betrachter sie möglicherweise nicht unterstützen. Diese Verbote stellen sicher, dass das Dokument eigenständig ist.
Regierungen, Gerichte, Bibliotheken und regulierte Branchen haben PDF/A als erforderliches Format für die Einreichung und Archivierung von Dokumenten übernommen. Wenn das Nationalarchiv der Vereinigten Staaten elektronische Aufzeichnungen erschließt, benötigt es PDF/A. Wenn europäische Gerichte elektronische Einreichungen akzeptieren, geben sie PDF/A vor. Das Format ist zum globalen Standard für Dokumente geworden, die über technologische Generationen hinweg überleben müssen.
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Die wichtigsten Unterschiede zwischen Standard-PDF und PDF/A
Eine Standard-PDF-Datei kann auf externe Schriftarten verweisen, die auf dem Erstellercomputer installiert, aber nicht in die Datei eingebettet sind. Ein PDF/A muss alle im Dokument verwendeten Schriftarten einbetten. Diese Einbettungsanforderung stellt sicher, dass Text auf jedem zukünftigen System korrekt dargestellt wird, unabhängig davon, welche Schriftarten installiert sind.
Ein Standard-PDF kann JavaScript, Formularfelder zur Berechnung von Werten, Multimedia-Inhalte und interaktive Elemente enthalten. Ein PDF/A verbietet ausführbare Inhalte. JavaScript ist nicht erlaubt. Multimedia ist nicht erlaubt. Das Dokument muss statisch und in sich geschlossen sein. Dieses Verbot stellt sicher, dass zukünftige Betrachter keine Skript- oder Multimediafunktionen unterstützen müssen, die in Zukunft möglicherweise nicht mehr vorhanden sind.
Ein Standard-PDF kann auf externe Bilder, verknüpfte Inhalte und Online-Ressourcen verweisen. Ein PDF/A muss den gesamten Inhalt der Datei enthalten. Es sind keine externen Verweise zulässig. Jedes Bild, jede Grafik und jeder Inhalt muss eingebettet sein. Diese Eigenständigkeit stellt sicher, dass das Dokument nicht von der kontinuierlichen Verfügbarkeit externer Ressourcen abhängt.
Ein Standard-PDF kann Verschlüsselung und Passwortschutz verwenden. Ein PDF/A verbietet die Verschlüsselung. Ein verschlüsseltes Dokument kann ohne den Schlüssel oder das Passwort nicht geöffnet werden, da diese mit der Zeit verloren gehen können. Ein unverschlüsseltes Dokument kann jederzeit geöffnet werden, sodass zukünftige Generationen weiterhin Zugriff auf den Inhalt haben.
Ein Standard-PDF kann geräteabhängige Farbräume verwenden, die auf bestimmten Drucker- oder Anzeigeeigenschaften basieren. Ein PDF/A erfordert geräteunabhängige Farbangaben. Die Farben müssen so definiert werden, dass sie nicht von einem bestimmten Ausgabegerät abhängig sind. Diese Farbunabhängigkeit gewährleistet eine konsistente Wiedergabe auf verschiedenen Displays und Druckern.
Wann man PDF/A verwenden sollte und wann Standard-PDF ausreicht
Nutzen Sie PDF/A für Dokumente, die über viele Jahre oder Jahrzehnte hinweg lesbar bleiben müssen. Rechtsakten, behördliche Unterlagen, wissenschaftliche Forschungsdaten, Unternehmensarchive und historische Dokumente profitieren alle vom PDF/A-Format. Der geringe Mehraufwand der Konvertierung nach PDF/A bei der Erstellung wird durch die Gewährleistung einer langfristigen Lesbarkeit gerechtfertigt.
Verwenden Sie Standard-PDF für Dokumente, die nicht langfristig aufbewahrt werden müssen. Ein Berichtsentwurf, der heute zur Prüfung verteilt und nächste Woche verworfen wird, benötigt kein PDF/A.
Für eine Präsentation, die für ein bevorstehendes Meeting geteilt wird, ist kein PDF/A erforderlich. Für Dokumente mit kurzen Lebenszyklen reicht das Standard-PDF-Format aus.
Verwenden Sie PDF/A für alle Dokumente, die Sie aufgrund von Vorschriften oder Verträgen in einem Archivformat einreichen müssen. Überprüfen Sie die Einreichungsanforderungen der empfangenden Organisation. Wenn sie PDF/A angeben, reichen Sie sie im PDF/A-Format ein. Das Einreichen im Standard-PDF, wenn PDF/A erforderlich ist, führt zur Ablehnung.
Verwenden Sie Standard-PDF, wenn das Dokument Funktionen enthält, die PDF/A verbietet und diese Funktionen für den Zweck des Dokuments unerlässlich sind. Ein interaktives Formular, das Empfänger ausfüllen müssen, kann kein PDF/A sein. Eine Multimedia-Präsentation mit eingebettetem Video kann nicht PDF/A sein. Wenn die interaktiven Funktionen erforderlich sind, verwenden Sie Standard-PDF und akzeptieren Sie, dass das Dokument nicht für die langfristige Aufbewahrung optimiert ist.
So konvertieren Sie ein Standard-PDF in PDF/A
Adobe Acrobat Pro beinhaltet die PDF/A-Konvertierung. Öffnen Sie die PDF-Datei, wählen Sie im Bedienfeld „Druckproduktion“ oder „Standards“ das PDF/A-Tool aus und wählen Sie die gewünschte PDF/A-Version aus. Acrobat analysiert das Dokument auf Compliance-Probleme, meldet etwaige Probleme und konvertiert das Dokument, wenn alle Probleme behoben sind.
Die meisten Textverarbeitungs- und Büroanwendungen können direkt nach PDF/A exportieren. In Microsoft Word enthalten die Optionen „Als PDF speichern“ ein PDF/A-kompatibles Kontrollkästchen. In LibreOffice enthält der PDF-Exportdialog eine PDF/A-Option. Der direkte Export nach PDF/A aus der Quellanwendung ist die zuverlässigste Methode, da die Anwendung die Einhaltung von Anfang an gewährleisten kann.
Die Konvertierungstools von WukongPDF können Standard-PDFs über jeden Browser in das PDF/A-Format konvertieren.
Laden Sie das PDF hoch, wählen Sie die PDF/A-Konvertierungsoption und laden Sie das konforme Dokument herunter. Der browserbasierte Ansatz macht die PDF/A-Konvertierung ohne den Kauf professioneller Software zugänglich.
Überprüfen Sie nach der Konvertierung in PDF/A, ob die Konvertierung erfolgreich war. Die meisten PDF-Viewer zeigen den PDF/A-Konformitätsstatus in den Dokumenteigenschaften an. Öffnen Sie das konvertierte PDF und prüfen Sie, ob es als PDF/A-kompatibel identifiziert wird. Stellen Sie sicher, dass alle Inhalte, einschließlich Bilder und Schriftarten, korrekt wiedergegeben werden. Die Konvertierung sollte das optische Erscheinungsbild des Dokuments nicht verändern.
Der PDF/A-Standard hat sich in mehreren Versionen weiterentwickelt. PDF/A-1 basiert auf PDF 1.4 und ist das am häufigsten unterstützte Archivformat. PDF/A-2 basiert auf PDF 1.7 und bietet Unterstützung für JPEG 2000-Komprimierung und Transparenzeffekte. PDF/A-3 basiert auf PDF 1.7 und ermöglicht die Einbindung eingebetteter Dateien in anderen Formaten, beispielsweise dem Originalquelldokument, in das Archivpaket.
Überprüfen Sie bei Dokumenten, die bei Gerichten oder Regierungsbehörden eingereicht werden sollen, vor der Konvertierung die jeweils erforderliche PDF/A-Version. Das Einreichen von PDF/A-3, wenn das empfangende System PDF/A-1 erwartet, führt zur Ablehnung. Die meisten Systeme akzeptieren PDF/A-1 oder PDF/A-2. PDF/A-3 wird seltener benötigt und sollte nur auf ausdrücklichen Wunsch verwendet werden.
Die Konvertierung in PDF/A kann sich auf das visuelle Erscheinungsbild des Dokuments auswirken, wenn das Original-PDF Funktionen verwendet, die PDF/A nicht zulässt. Transparenzeffekte können abgeschwächt werden. Farbräume können konvertiert werden. Schriftarten, die nicht eingebettet werden konnten, können ersetzt werden. Überprüfen Sie nach der Konvertierung die PDF/A-Ausgabe sorgfältig, um sicherzustellen, dass die visuellen Änderungen akzeptabel sind.
PDF/A-Validierungstools können prüfen, ob ein PDF die PDF/A-Konformitätsanforderungen erfüllt. Diese Tools melden bestimmte Compliance-Probleme, z. B. nicht eingebettete Schriftarten oder nicht unterstützte Farbräume. Durch die Durchführung einer Validierung vor der Übermittlung eines PDF/A-Dokuments werden Compliance-Probleme erkannt, die zu einer Ablehnung führen würden.
Der langfristige Wert von PDF/A wird durch Dokumente belegt, die vor Jahrzehnten erstellt wurden und auch heute noch lesbar sind. Ein im Jahr 2010 erstelltes PDF/A-Dokument wird in jedem modernen PDF-Viewer korrekt geöffnet. Ein Standard-PDF aus derselben Zeit wird möglicherweise nicht richtig geöffnet, je nachdem, wie es erstellt wurde und welche Funktionen es verwendet.
Für Organisationen, die groß angelegte Projekte zur Dokumentendigitalisierung planen, sollte PDF/A das Ausgabeformat sein. Durch das Scannen von Papierdokumenten in PDF/A wird sichergestellt, dass die digitalen Versionen während der gesamten erforderlichen Aufbewahrungsfrist, die bei vielen Regierungs- und Rechtsdokumenten Jahrzehnte beträgt, zugänglich bleiben.
Überlegen Sie bei Dokumenten, die Standard-PDF-Seiten mit PDF/A-Anforderungen kombinieren, ob das gesamte Dokument PDF/A sein muss. Der Archivierungsstandard kann auf bestimmte Seiten oder Abschnitte angewendet werden, während andere Seiten im Standard-PDF-Format belassen werden. Dieser gemischte Ansatz ist jedoch ungewöhnlich.
Der PDF/A-Konvertierungsprozess kann die Dateigröße erhöhen, da alle Schriftarten und Farbprofile eingebettet werden müssen. Ein Standard-PDF, das auf Systemschriftarten verweist, ist kleiner als dasselbe Dokument, das in PDF/A konvertiert wurde und alle Schriftarten vollständig eingebettet sind. Die Zunahme der Dateigröße ist der Preis für die Selbsteindämmung.
Organisationen, die eine Mischung aus Standard- und Archiv-PDFs verarbeiten, sollten klare Namenskonventionen entwickeln, die die beiden Formate unterscheiden. Ein Dateiname, der den PDF/A-Indikator enthält, teilt zukünftigen Benutzern mit, dass das Dokument für die Archivierung vorbereitet wurde und entsprechend behandelt werden sollte.
Für Unternehmen, die Dokumentenmanagementstrategien entwickeln, hilft das Verständnis des Unterschieds zwischen PDF und PDF/A bei Entscheidungen darüber, welches Format für welche Dokumenttypen im gesamten Dokumentlebenszyklus von der Erstellung bis zur Archivierung verwendet werden soll.
Das PDF/A-Format ist neben PDF/X für den Druck und PDF/E für die Technik einer von mehreren spezialisierten PDF-Standards. Jeder Standard befasst sich mit einem spezifischen Satz von Anforderungen. Wenn Sie wissen, welcher Standard für Ihren Dokumenttyp gilt, können Sie sicherstellen, dass Sie das richtige Tool für den richtigen Zweck verwenden.
Die Entscheidung zwischen PDF und PDF/A sollte zum Zeitpunkt der Dokumenterstellung getroffen werden und nicht Jahre später, wenn das Dokument aus einem Archiv abgerufen werden muss und sich als unlesbar herausstellt. Durch die Wahl des richtigen Formats zum Zeitpunkt der Erstellung bleiben Optionen für die Zukunft erhalten.
Das Verständnis der Kompromisse zwischen Standard-PDF und PDF/A hilft Ihnen, fundierte Formatentscheidungen für jedes von Ihnen erstellte oder archivierte Dokument zu treffen und sicherzustellen, dass jedes Dokument das richtige Format für seinen beabsichtigten Zweck und seine erwartete Lebensdauer hat.
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