PDF/A ist eine Version von PDF, die für die Langzeitarchivierung entwickelt wurde. Das „A“ steht für Archiv. Dabei handelt es sich um einen ISO-Standard, der den Inhalt eines PDF einschränkt, sodass das Dokument auch in Jahrzehnten zuverlässig geöffnet und gerendert werden kann, ohne auf externe Software, Schriftarten oder Systeme angewiesen zu sein, die möglicherweise nicht mehr existieren. Wenn Sie jemals eine Anmeldeanforderung erhalten haben, in der das „PDF/A-Format“ angegeben ist, wenden Sie sich bitte an uns. das ist der Grund.
Was PDF/A einschränkt
Standard PDF ist flexibel – es kann auf externe Ressourcen verweisen, ausführbaren Code einbetten, Verschlüsselung verwenden, Inhalte aus externen Quellen streamen und auf proprietäre Erweiterungen zurückgreifen. All diese Flexibilität ist ein Nachteil für die Archivierung. Wenn ein Standard-PDF eine Verbindung zu einem externen Schriftartenserver herstellt, der heruntergefahren wird, oder eine JavaScript-Funktion verwendet, die zukünftige Software nicht unterstützt, kann es sein, dass das Dokument in 20 Jahren nicht richtig gerendert wird.
PDF/A beseitigt diese Risiken, indem es die Funktionen verbietet, die externe Abhängigkeiten erzeugen. Insbesondere erfordert PDF/A, dass alle Schriftarten in die Datei eingebettet werden, Verschlüsselung und Passwortschutz verboten sind, JavaScript und ausführbare Inhalte nicht zulässig sind, das Einbetten von Audio und Video verboten ist und dass Farben mithilfe geräteunabhängiger Farbräume definiert werden müssen.
Das Ergebnis ist ein in sich geschlossenes Dokument: Alles, was zur korrekten Wiedergabe erforderlich ist, befindet sich in der Datei selbst. Keine Internetverbindung, keine installierten Schriftarten, keine Plugins von Drittanbietern erforderlich.
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PDF/A-1, PDF/A-2 und PDF/A-3: Was ist der Unterschied?
Es gibt mehrere Versionen von PDF/A, jede baut auf der anderen auf. PDF/A-1 (2005) ist das restriktivste und am weitesten verbreitete Dokument für die Archivierung von Dokumenten und Behörden. PDF/A-2 (2011) fügte Unterstützung für JPEG 2000-Komprimierung, Transparenz und digitale Signaturen hinzu. PDF/A-3 (2012) ermöglicht das Einbetten beliebiger Dateianhänge in das PDF – nützlich zum Beispiel zum Anhängen der XML-Quelldaten an ein Rechnungs-PDF.
Jede Version verfügt außerdem über Konformitätsstufen: /A (zugänglich, erfordert Tagging für Barrierefreiheit) und /B (einfach, kein Tagging für Barrierefreiheit erforderlich). PDF/A-1b ist die häufigste Anforderung, auf die Sie stoßen werden – es ist die Basis, die Gerichte, Regierungsbehörden und Unternehmensaufzeichnungssysteme normalerweise festlegen.
Wenn Sie PDF/A vs. Standard benötigen PDF
PDF/A ist in bestimmten Kontexten erforderlich oder empfohlen: Rechtsakten in vielen Gerichtssystemen, Einreichung von Regierungsakten, regulierte Branchendokumentation (Gesundheitswesen, Finanzen) und alle Situationen, in denen das Dokument über einen Zeitraum von mehr als 10 Jahren zuverlässig zugänglich sein muss. Die EU, viele US-Bundesbehörden und zahlreiche nationale Archive haben PDF/A als offizielles Archivierungsformat übernommen.
Für den täglichen Gebrauch – Versenden von Dokumenten an Kunden, Teilen von Berichten, Verteilen von Marketingmaterialien – ist Standard PDF in Ordnung und sogar vorzuziehen. Die Einschränkungen von PDF/A werden unpraktisch, wenn Sie keine Langzeitarchivierung benötigen. Sie können ein PDF/A nicht mit einem Passwort schützen, was bei vertraulichen Dokumenten ein Problem darstellt. Sie können kein Video einbetten, was für interaktive Präsentationen wichtig ist.
So erstellen Sie eine PDF/A-Datei
Die meisten professionellen Anwendungen, die PDFs exportieren, bieten Ihnen eine PDF/A-Option. Gehen Sie in Microsoft Word zu Datei → Speichern unter → PDF, klicken Sie dann auf Optionen und suchen Sie nach dem Kontrollkästchen ISO 19005-1-konform. In Adobe Acrobat können Sie direkt speichern oder in PDF/A konvertieren. LibreOffice unterstützt auch den PDF/A-Export aus seinem PDF-Exportdialog.
Wenn Sie bereits über ein Standard-PDF verfügen, das in PDF/A konvertiert werden muss, prüft der Konvertierungsprozess auf verbotene Funktionen und behebt diese entweder automatisch oder markiert sie zur Überprüfung. Schriftarten werden eingebettet, externe Referenzen werden aufgelöst und inkompatible Funktionen werden entfernt. Die Ausgabe ist eine neue PDF/A-kompatible Datei.
Können Sie erkennen, ob ein PDF PDF/A ist?
Ja. PDF/A-Dateien enthalten Metadaten, die sie als solche kennzeichnen. Wenn Sie eine PDF/A-Datei in Adobe Acrobat öffnen, erscheint oben ein blauer Balken, der anzeigt, dass sich die Datei im PDF/A-Modus befindet und dass einige Funktionen deaktiviert sind. Andere Betrachter zeigen möglicherweise einen ähnlichen Indikator an oder vermerken ihn in den Dokumenteigenschaften.
Sie können die Dokumenteigenschaften auch manuell überprüfen: Gehen Sie in den meisten PDF-Viewern zu Datei → Eigenschaften → Beschreibung und suchen Sie nach den Metadatenfeldern, die die PDF/A-Version und den Konformitätslevel identifizieren.
Für die meisten Menschen wird PDF/A nur dann angezeigt, wenn eine bestimmte Institution dies erfordert. Wenn dies der Fall ist, gibt die Anforderung normalerweise an, welche Version und Konformitätsstufe erforderlich ist – PDF/A-1b ist die sichere Standardeinstellung, wenn die Anforderung nicht eindeutig ist. Außerhalb dieser spezifischen Kontexte verarbeiten die Standardformate PDF Tools und Standardformat PDF alles, was Sie benötigen.
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