Die Antwort hängt davon ab, um welches Dokument es sich handelt und was der Kunde damit tun soll. Für einen Vorschlag, den der Kunde prüfen und genehmigen muss, gelten andere Anforderungen als für einen Vertrag, den er unterzeichnen muss, und für den andere Anforderungen gelten als für eine Lieferung, die er archiviert. Wenn Sie dies richtig machen, müssen Sie weniger E-Mails zu Dateiproblemen hin- und herschicken und erhalten einen professionelleren Eindruck.
Für Vorschläge und Berichte: Lesbar, komprimiert, geschützt
Kundenbezogene Dokumente zum Lesen – Vorschläge, Berichte, Präsentationen, Fallstudien – sollten sich schnell öffnen lassen, genauso aussehen wie gestaltet und nicht unnötig groß sein. Die Prioritäten sind: alle Schriftarten eingebettet, damit das Layout korrekt gerendert wird, die Dateigröße ist so komprimiert, dass sie problemlos geöffnet und per E-Mail verschickt werden kann, und optional werden Bearbeitungseinschränkungen festgelegt, damit der Client den Inhalt nicht versehentlich ändern kann.
Für diese Dokumente ist ein Standard-PDF mit eingebetteten Schriftarten, komprimiert mit PDF Compression auf unter 5 MB, das richtige Format. Schützen Sie diese nicht mit einem Passwort, es sei denn, es gibt einen bestimmten Grund. Wenn ein Kunde zum Öffnen eines Angebots ein Passwort eingibt, entsteht Reibung, bevor er überhaupt die erste Zeile gelesen hat.
Versuchen Sie, PDF zu komprimieren
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Für Verträge und Vereinbarungen: Sauber, unterschreibbar, nach der Unterzeichnung gesperrt
Bei Verträgen muss es sich um klare Dokumente handeln, bei denen es keine Unklarheiten darüber gibt, welche Version vereinbart wurde. Senden Sie den Vertrag als Standard-PDF – zum Öffnen ist kein Passwort erforderlich, aber idealerweise mit Bearbeitungsbeschränkungen, damit der Kunde die Bedingungen nicht ändern kann. Stellen Sie sicher, dass das Dokument echten, auswählbaren Text enthält (keinen Scan), damit der Kunde es leicht lesen kann und es langfristig verwendbar bleibt.
Nach der Unterzeichnung durch beide Parteien sollte die vollständig ausgeführte Version mit angewendeten Bearbeitungsbeschränkungen gesendet werden – oder einfach in der E-Mail vermerkt werden, dass es sich um die endgültige unterzeichnete Version handelt. Einige Unternehmen versehen die signierte Version mit einem Passwort, um weitere Änderungen zu verhindern. andere verlassen sich auf Konventionen und den E-Mail-Zeitstempel als Aufzeichnung.
Für Rechnungen: Einfach, konsistent, leicht zu archivieren
Rechnungen werden von der Kreditorenbuchhaltung des Kunden archiviert und müssen leicht durchsuchbar sein. Ein kleines, klar benanntes PDF mit auswählbarem Text erleichtert die Archivierung – und verringert das Risiko einer Zahlungsverzögerung, weil jemand Ihre Rechnung nicht finden oder bearbeiten konnte. Halten Sie Rechnungen unter 500 KB, verwenden Sie ein einheitliches Namensformat und stellen Sie sicher, dass der Text echt ist (kein Scan oder Bild).
Die Buchhaltungssysteme einiger Kunden erfordern spezielle PDF-Einstellungen – kein Passwortschutz, keine Einschränkungen beim Drucken, Text muss auswählbar sein. Wenn ein Kunde jemals Probleme bei der Rechnungsverarbeitung erwähnt, sollten diese als Erstes überprüft werden.
Für Liefergegenstände und Endprodukt: Archivqualität
An einen Kunden gelieferte Arbeitsergebnisse – Abschlussberichte, als PDF exportierte Entwurfsdateien, fertige Dokumentation – sollten im hochwertigsten Format vorliegen, das dem Inhalt entspricht. Für Dokumente, die der Kunde langfristig aufbewahrt oder intern weitergibt, ist PDF/A eine Überlegung wert: Es ist in sich geschlossen, bleibt garantiert ohne externe Abhängigkeiten lesbar und wird von den meisten Archivierungssystemen akzeptiert.
Bei designintensiven Ergebnissen, bei denen es auf die visuelle Qualität ankommt, sollten Sie nicht zu stark komprimieren. Der Kunde zahlt für das Arbeitsergebnis – liefern Sie es in voller Qualität und lassen Sie es komprimieren, wenn er für einen bestimmten Zweck eine kleinere Version benötigt.
Universelle Best Practices unabhängig vom Dokumenttyp
- Betten Sie alle Schriftarten ein, damit das Dokument korrekt gerendert wird, unabhängig davon, welche Schriftarten der Client installiert hat
- Verwenden Sie echten Text, keine gescannten Bilder – der Kunde sollte in der Lage sein, Text in jedem von Ihnen gesendeten Dokument zu suchen und auszuwählen
- Benennen Sie Dateien professionell: ClientName_DocumentType_Date.pdf
- Halten Sie die Dateigröße für per E-Mail versendete Dokumente unter 10 MB. Verwenden Sie für alles, was größer ist, einen File-Sharing-Link
- Öffnen Sie die Datei vor dem Senden probeweise – stellen Sie sicher, dass sie richtig aussieht und nichts fehlt
Ein PDF, das sauber geöffnet wird, genau wie beabsichtigt aussieht und sich leicht ablegen lässt, ist ein kleines, aber beständiges Signal für professionelle Qualität. So etwas bemerken Kunden nicht, wenn es richtig ist, merken es aber auf jeden Fall, wenn es falsch ist.
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