Das Komprimieren eines PDF dauert dreißig Sekunden. Das Komprimieren von fünfzig Minuten dauert fünfundzwanzig Minuten, wenn Sie die einzelnen Schritte einzeln durchführen. Die PDF Batch-Verarbeitung – die gleichzeitige Anwendung desselben Vorgangs auf mehrere Dateien – macht den Unterschied zwischen einer überschaubaren Aufgabe und einem Nachmittag mit wiederholtem Klicken aus. Hier erfahren Sie, wann es sinnvoll ist, welche Vorgänge im Batch gut funktionieren und wie Sie je nach Ihren Tools vorgehen.
Wenn sich die Einrichtung einer Stapelverarbeitung lohnt
Bei einmaligen Aufgaben mit einer Handvoll Dateien ist die einzelne Bearbeitung in der Regel schneller als die Konfiguration eines Batch-Workflows. Batch-Verarbeitung lohnt sich, wenn:
- Sie haben zehn oder mehr Dateien, auf die derselbe Vorgang angewendet werden muss
- Derselbe Vorgang wiederholt sich regelmäßig – monatliche Rechnungsverarbeitung, wöchentliche Berichtskomprimierung, vierteljährliche Archivkonvertierung
- Die Dateien müssen konsistent verarbeitet werden – gleiche Komprimierungsstufe, gleiches Wasserzeichen, gleiche Sicherheitseinstellungen für alle Dateien
- Sie digitalisieren einen Rückstand – jahrelange gescannte Dokumente, die alle einer OCR-Prüfung unterzogen werden müssen, bevor sie durchsucht werden können
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Vorgänge, die im Batch gut funktionieren
Nicht alle PDF-Vorgänge eignen sich gleichermaßen für die Stapelverarbeitung. Diese lassen sich gut übersetzen:
- Komprimierung: wendet dieselben PDF-Komprimierungseinstellungen auf einen gesamten Dateiordner an. Besonders nützlich für die Archivierung großer Sammlungen gescannter Dokumente oder die Verarbeitung von Berichten für einen Monat vor der Speicherung.
- OCR: führt die optische Zeichenerkennung für einen Ordner mit gescannten PDFs aus, um sie alle durchsuchbar zu machen. Dies ist einer der wertvollsten Batch-Vorgänge für Unternehmen, die Papierarchive digitalisieren.
- Wasserzeichen: Hinzufügen eines "VERTRAULICH" oder ein Firmenlogo-Wasserzeichen vor der Verteilung in eine Reihe von Dokumenten einfügen. Für eine konsistente Wasserzeichenmarkierung in einem Dokumentensatz ist eine Stapelverarbeitung erforderlich, um praktikabel zu sein.
- Passwortschutz: Sichern eines Ordners mit vertraulichen Dateien mit demselben Passwort vor dem Archivieren oder Übertragen.
- Konvertierung: Konvertieren eines Ordners mit Word-Dokumenten in PDF oder einer Reihe von PDFs in Bilder. Besonders nützlich für die Archivierung am Ende eines Projekts.
- Metadatenbereinigung: Entfernung von Autoreninformationen, Revisionsverlauf und internen Kommentaren aus einer Reihe von Dokumenten vor der externen Verteilung.
Stapelverarbeitung in Adobe Acrobat Pro
Acrobat Pro verfügt über eine integrierte Stapelverarbeitungsfunktion namens Aktionsassistent (Extras > Aktionsassistent > Neue Aktion erstellen). Sie erstellen eine Abfolge von Vorgängen – Dateien öffnen, Komprimierung anwenden, Wasserzeichen hinzufügen, Speichern – und führen diese Aktion dann für einen Ordner mit Dateien aus. Acrobat verarbeitet jede Datei nacheinander und speichert die Ergebnisse.
Aktionen können gespeichert und wiederverwendet werden, was wiederkehrende PDF Workflow Aufgaben wirklich effizient macht. Erstellen Sie die Aktion einmal, verweisen Sie sie jedes Mal auf einen neuen Ordner, wenn sie benötigt wird, und gehen Sie weg, während sie ausgeführt wird. Für Organisationen, die regelmäßig große Mengen an PDFs verarbeiten, lohnt sich die richtige Einrichtung.
Befehlszeilentools für technische Benutzer
Für Benutzer, die mit der Befehlszeile vertraut sind, bieten Tools wie Ghostscript, pdftk und qpdf leistungsstarke Stapelverarbeitungsfunktionen, die per Skript erstellt und automatisiert werden können. Ein einfaches Shell-Skript mit Ghostscript kann jedes PDF in einem Ordner mit einem einzigen Befehl komprimieren oder es kann so geplant werden, dass es bei neuen Dateien automatisch ausgeführt wird, sobald sie eintreffen.
Dieser Ansatz ist mit höheren anfänglichen Einrichtungskosten verbunden – Sie müssen wissen, wie man grundlegende Skripte schreibt –, bietet aber die flexibelste Automatisierung. Sie können Tausende von Dateien über Nacht verarbeiten, unterschiedliche Einstellungen basierend auf Dateinamenmustern anwenden, protokollieren, was verarbeitet wurde, und PDF-Vorgänge in größere Arbeitsabläufe integrieren. Für IT-Teams, die Dokumentsysteme verwalten, ist die skriptbasierte Stapelverarbeitung normalerweise das richtige Werkzeug.
Online-Tools für gelegentliche Batch-Anforderungen
Für einmalige Batch-Jobs, die die Einrichtung von Acrobat-Aktionen oder Befehlszeilenskripts nicht rechtfertigen, bewältigen browserbasierte Tools bescheidene Mengen gut. Mit WukongPDF bei www.wukongpdf.com können Sie mehrere Dateien hochladen und gemeinsam verarbeiten – indem Sie einen Ordner mit Berichten komprimieren, eine Reihe von Word-Dokumenten in PDF konvertieren oder eine Sammlung von Dateien zu einer zusammenführen.
Die praktische Obergrenze für die Online-Stapelverarbeitung liegt je nach Dateigröße und Internetverbindungsgeschwindigkeit bei etwa 10–20 Dateien. Für größere Volumina sind Desktop-Tools oder Skriptautomatisierung besser geeignet. Aber für gelegentliche Batch-Jobs – die Verarbeitung der Rechnungen des letzten Quartals, die Komprimierung eines Projektarchivs, die Konvertierung einer Reihe von Präsentationen – erledigen Browser-Tools die Aufgabe ohne Einrichtungsaufwand.
Passen Sie das Werkzeug an das Volumen an
Einige Dateien: einzeln bearbeiten. Gelegentlich ein Dutzend Dateien: browserbasierte Batch-Tools. Wiederkehrende Aufträge oder große Mengen: Acrobat Action Wizard. Groß angelegte Automatisierung integriert in andere Systeme: Command-Line-Scripting. Das richtige Werkzeug ist dasjenige, das die Lautstärke bewältigt, ohne dass die Einrichtung komplizierter wird, als es die Aufgabe rechtfertigt.
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