Warum wird in den Anmerkungen und Kommentaren in meinem PDF der falsche Autorenname angezeigt?

Sie fügen Kommentare zu einem PDF hinzu und senden es zur Überprüfung an einen Kollegen. Sie öffnen die Datei und sehen, dass jeder Kommentar dem Benutzer oder einem Namen von einem früheren Computer, den Sie vor drei Jahren besaßen, oder einer Person zugeordnet ist, die dieses Dokument noch nie geöffnet hat. Die Anmerkungen sind korrekt, aber der ihnen beigefügte Autorenname ist falsch, und Sie können nicht herausfinden, woher das PDF diese Informationen bezieht. Der PDF Annotation Autorenname wird aus einer Einstellung abgerufen, die in Ihren PDF-Viewer-Einstellungen verborgen ist, nicht aus Ihrem Benutzerkonto oder Ihren Dokumentmetadaten.

PDF-Anmerkungstools speichern den Namen des Autors bei der Erstinstallation in den Viewer-Einstellungen. Dieser Name wird dann an jeden von Ihnen erstellten Kommentar, jede Markierung und jede Haftnotiz angehängt, unabhängig davon, an welchem Dokument Sie arbeiten oder bei welchem Konto Sie angemeldet sind. Der Name bleibt bestehen, bis jemand ihn manuell in den Einstellungen ändert, was die meisten Benutzer nie tun, weil sie nicht wissen, dass die Einstellung existiert.

Wo PDF-Reader den Namen des Anmerkungsautors erhalten

Jeder PDF-Reader speichert den Namen des Anmerkungsautors in seinen eigenen Einstellungen. Adobe Acrobat speichert es unter „Bearbeiten“, „Einstellungen“, „Identität“. Der Name in diesem Feld wird zum Autor jeder von Ihnen erstellten Anmerkung. Wenn Sie Acrobat auf einem Computer installiert haben, der zuvor von jemand anderem verwendet wurde, oder wenn Ihre Organisation ein generisches Systemabbild zum Einrichten Ihres Computers verwendet hat, enthält das Identitätsfeld möglicherweise einen Namen, der nicht Ihnen gehört.

Browserbasierte PDF-Viewer gehen unterschiedlich mit Autorennamen um. Einige verwenden den Browserprofilnamen. Andere verwenden eine zufällig generierte Kennung, die als Zeichenfolge erscheint. Wieder andere verwenden einen Standardnamen wie Gast oder Benutzer. Die Inkonsistenz zwischen den Viewern bedeutet, dass ein in einem Viewer erstellter Kommentar möglicherweise einen anderen Autorennamen anzeigt als ein Kommentar, der in einem anderen Viewer für dasselbe Dokument erstellt wurde.

Die PDF-Metadaten im Dokument selbst steuern nicht den Namen des Anmerkungsautors. Dokumentmetadatenfelder wie „Autor“ und „Ersteller“ beschreiben, wer das Dokument erstellt hat, nicht, wer es mit Anmerkungen versehen hat. Durch das Ändern der Dokumentmetadaten wird der Autorenname, der in neuen Anmerkungen angezeigt wird, nicht geändert. Die beiden werden an völlig getrennten Orten gelagert.

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Wie Ihren Kommentaren der falsche Autorenname beigefügt wird

Das häufigste Szenario ist ein neuer Computer oder die Installation eines neuen PDF-Viewers. Der Installationsprozess setzt das Identitätsfeld auf einen Standardwert. Auf einigen Systemen wird der Standardwert vom Benutzernamen des Betriebssystems abgeleitet. Bei anderen handelt es sich um eine generische Zeichenfolge wie „Benutzer“ oder „Rezensent“. Wenn Sie bei der Installation nicht aufgefordert werden, Ihre Identität festzulegen, können Sie über Monate oder Jahre hinweg Anmerkungen erstellen, ohne zu bemerken, dass der Name des Autors falsch ist.

Ein weiteres Szenario tritt in gemeinsam genutzten Umgebungen auf. Ein Computer in einem Konferenzraum oder einem gemeinsam genutzten Arbeitsbereich verfügt über einen PDF-Viewer, dessen Identitätsfeld auf einen vorherigen Benutzernamen eingestellt ist. Jeder, der diesen Computer zum Kommentieren einer PDF-Datei verwendet, erhält den vorherigen Benutzernamen für seine Anmerkungen. Die Anmerkungen scheinen von jemandem verfasst worden zu sein, der noch nie im Raum war.

Ein drittes Szenario betrifft die PDF-Editor-Migration. Wenn Sie von einer Version eines PDF-Editors auf eine andere aktualisieren oder von einem Editor zu einem anderen wechseln, werden die Identitätseinstellungen möglicherweise nicht übertragen. Der neue Editor beginnt mit seiner eigenen Standardidentität und alle nachfolgenden Anmerkungen verwenden diese Identität.

So korrigieren Sie den Namen des Anmerkungsautors

Gehen Sie in Adobe Acrobat zu „Bearbeiten“, „Einstellungen“, „Identität“ und aktualisieren Sie das Feld „Name“. Schließen Sie alle geöffneten PDFs und öffnen Sie sie erneut. Neue Anmerkungen verwenden den aktualisierten Namen. Vorhandene Anmerkungen behalten ihren ursprünglichen Autorennamen. Durch das Ändern der Identität werden bereits im Dokument vorhandene Anmerkungen nicht rückwirkend aktualisiert.

Bei browserbasierten PDF-Tools kann die Identitätseinstellung in den Tool-Einstellungen oder im Kontoprofil erfolgen. Einige Tools verwenden Ihren Anmeldenamen automatisch und stellen keine Identitätseinstellung bereit. Wenn das browserbasierte Tool eine generierte Kennung verwendet, prüfen Sie, ob die Einstellungen eine Option zum Anpassen des Anzeigenamens enthalten.

WukongPDF verarbeitet PDF-Anmerkungen über den Browser, wobei die Autorenidentifizierung auf Ihren konfigurierten Profileinstellungen basiert. Durch Überprüfen dieser Einstellungen vor Beginn einer Überprüfungssitzung wird sichergestellt, dass Ihre Anmerkungen Ihre korrekte Identität enthalten.

Korrigieren des Autorennamens in vorhandenen Anmerkungen

Das Ändern des Autorennamens für vorhandene Anmerkungen erfordert die Bearbeitung der Anmerkungseigenschaften. Klicken Sie in den meisten PDF-Editoren mit der rechten Maustaste auf eine Anmerkung und wählen Sie „Eigenschaften“. Der Name des Autors erscheint als Feld im Eigenschaftendialog. Wenn Sie es ändern, wird diese Anmerkung aktualisiert. Um den Namen des Autors für mehrere Anmerkungen zu ändern, wählen Sie alle aus, öffnen Sie die Eigenschaften und aktualisieren Sie das Feld „Autor“.

Wenn Sie bereits ein PDF mit falschen Autorennamen für Anmerkungen verteilt haben, haben Sie zwei Möglichkeiten. Sie können eine korrigierte Version mit aktualisierten Autorennamen senden. Oder Sie können eine Notiz senden, in der Sie erklären, dass die einem bestimmten Namen zugeordneten Anmerkungen tatsächlich von Ihnen verfasst wurden, zusammen mit einer Beschreibung der von Ihnen beigesteuerten Anmerkungen. Die zweite Option ist weniger formell, kann jedoch für interne Überprüfungen ausreichend sein, bei denen sich die Teilnehmer gegenseitig vertrauen.

Verhinderung zukünftiger Probleme mit Autorennamen

Überprüfen Sie die Identitätseinstellungen Ihres PDF-Viewers im Rahmen der Einrichtung Ihres neuen Computers oder Ihrer neuen Software. Die Prüfung dauert 30 Sekunden und verhindert monatelange Fehlzuordnungen von Anmerkungen. Machen Sie diese Prüfung zu einem Standardpunkt auf Ihrer Setup-Checkliste, neben der Einrichtung Ihrer E-Mail-Signatur und der Konfiguration Ihres Standarddruckers.

Wenn Sie Dokumente gemeinsam überprüfen, legen Sie eine Konvention zur Identifizierung von Prüfern im Anmerkungstext fest. Durch das Hinzufügen Ihrer Initialen oder Ihres Namens am Anfang jedes Kommentars, z. B. „JS: Dieser Abschnitt muss aktualisiert werden“, erhalten Sie eine redundante Identifizierung, die auch dann funktioniert, wenn der Name des Anmerkungsautors falsch oder bei allen Prüfern inkonsistent ist.

Kollaborative PDF-Überprüfungsplattformen fügen eine weitere Ebene der Autorennamenverwaltung hinzu. Diese Plattformen verwenden in der Regel die Anmeldeidentität als Anmerkungsautor und überschreiben alle lokalen Identitätseinstellungen des PDF-Viewers. Ein Rezensent, der sich mit seinem Unternehmenskonto bei der Plattform anmeldet, erhält seine Corporate Identity für Anmerkungen. Derselbe Prüfer, der die PDF-Datei direkt in seinem lokalen PDF-Viewer öffnet, erhält die lokal konfigurierte Identität. Diese Diskrepanz kann dazu führen, dass Anmerkungen derselben Person je nach verwendetem Tool unter unterschiedlichen Namen angezeigt werden.

Beim Exportieren von Anmerkungen aus einer PDF-Datei in einen zusammenfassenden Bericht werden die Namen der Autoren in den Export einbezogen. Eine Zusammenfassung, die Kommentare von fünf verschiedenen Namen enthält, ist schwieriger zu interpretieren als eine Zusammenfassung, die Kommentare von fünf tatsächlichen Prüfern enthält, da einige Prüfer möglicherweise Kommentare unter mehreren Identitäten erstellt haben. Durch den Abgleich der Namen der Anmerkungsautoren vor dem Exportieren der Zusammenfassung entsteht ein übersichtlicherer Überprüfungsdatensatz.

In rechtlichen und behördlichen Prüfabläufen ist die Identität des Anmerkungsautors beweiskräftig. Ein Kommentar, der einem bestimmten Anwalt oder Compliance-Beauftragten zugeschrieben wird, hat ein anderes Gewicht als ein anonymer Kommentar. Organisationen mit formalen Überprüfungsprozessen sollten Prüferidentitäten als Teil der Überprüfungseinrichtung konfigurieren und nicht erst im Nachhinein, wenn die Überprüfung abgeschlossen ist und die Anmerkungen archiviert werden.

Die PDF-Spezifikation ermöglicht es, dass Anmerkungen ein Erstellungsdatum und ein Änderungsdatum enthalten. Wenn eine Anmerkung nach der Erstellung bearbeitet wird, wird das Änderungsdatum aktualisiert, der Name des Autors jedoch normalerweise nicht. Eine von einem Rezensenten erstellte und von einem anderen bearbeitete Anmerkung zeigt den Namen des ursprünglichen Autors mit dem aktualisierten Inhalt. Dies kann zu Verwirrung führen, wenn der Inhalt der bearbeiteten Anmerkung im Widerspruch zur ursprünglichen, dem Prüfer bekannten Position steht.

Für Organisationen, die Anmerkungsidentitäten in ihren Teams standardisieren möchten, können Gruppenrichtlinien oder verwaltete Konfigurationen die PDF-Viewer-Identität während der Softwarebereitstellung festlegen. Durch die Festlegung der Identität auf die Unternehmens-E-Mail-Adresse oder den Netzwerk-Login des Benutzers wird die Konsistenz aller Dokumente gewährleistet. Diese Konfiguration erfordert in der Regel IT-Administratorzugriff und kommt am häufigsten in Organisationen mit ausgereiften Dokumentenverwaltungspraktiken vor.

Wenn mehrere Prüfer dasselbe PDF mit unterschiedlichen Geräten oder Plattformen kommentieren, können die Autorennamen der Anmerkungen zu einer verwirrenden Mischung aus korrekten und falschen Identitäten werden. Bevor Sie ein Dokument zur Überprüfung verteilen, bitten Sie alle Prüfer, ihre Identitätseinstellungen für den PDF-Viewer zu überprüfen. Eine 30-sekündige Prüfung durch jeden Prüfer vor Beginn verhindert stundenlange Verwirrung bei der Rücksendung des kommentierten Dokuments.

Die Namen der Autoren von PDF-Anmerkungen sind ein kleines Detail, das in kollaborativen Arbeitsabläufen große Auswirkungen hat. Ein falsch zugeordneter Kommentar in einer rechtlichen Überprüfung kann dazu führen, dass ein Vorschlag eines Junior Associates als Empfehlung eines Partners behandelt wird. Eine falsch zugeordnete Anmerkung in einer Entwurfsprüfung kann dazu führen, dass die falsche Person eine Überarbeitungsanfrage sendet. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, die Annotationsidentitäten zu überprüfen, bevor Sie mit der Überprüfung beginnen, vermeiden Sie diese Unterbrechungen des Arbeitsablaufs und die daraus resultierende Verwirrung.

Der Name des Anmerkungsautors mag wie ein unbedeutendes Konfigurationsdetail erscheinen, aber bei der gemeinsamen Überprüfung von Dokumenten ist es für die Bewertung des Feedbacks wichtig zu wissen, wer was gesagt hat. Eine 30-sekündige Identitätsprüfung vor Beginn einer Prüfsitzung verhindert die Verwechslung falsch zugeordneter Kommentare und bewahrt den Wert jedes Prüferbeitrags.

Eine kleine Konfigurationseinstellung in Ihren PDF-Viewer-Einstellungen steuert die Identität, die jeder von Ihnen erstellten Anmerkung zugeordnet wird, und die Überprüfung dieser Einstellung vor Beginn einer Überprüfungssitzung verhindert später stundenlange Aufräumarbeiten.

Durch die Überprüfung der Identitätseinstellung vor dem Start wird sichergestellt, dass jeder Kommentar die korrekte Quellenangabe trägt.

Eine schnelle Überprüfung verhindert stundenlanges Aufräumen.

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