Warum ein PDF, das wie Text aussieht, möglicherweise nicht bearbeitet werden kann
Sie öffnen ein PDF, sehen Wörter auf dem Bildschirm und gehen davon aus, dass Sie sie bearbeiten können. Wenn Sie auf den Text klicken und nichts passiert, oder wenn Sie versuchen zu tippen und der Cursor nicht angezeigt wird, stellen Sie fest, dass die PDF-Datei, die wie ein Textdokument aussieht, in Wirklichkeit überhaupt kein bearbeitbares Dokument ist. Diese Erfahrung ist frustrierend häufig, da PDFs Text in grundlegend unterschiedlichen Formen enthalten können, von denen nur einige bearbeitet werden können.
Wenn Sie OCR für ein gescanntes PDF ausführen, wird hinter jedem Seitenbild im Dokument eine durchsuchbare und bearbeitbare Textebene hinzugefügt.
Die Konvertierung von PDF in ein bearbeitbares Format und zurück ist eine zuverlässige Alternative, wenn eine direkte Bearbeitung nicht möglich ist.
Ein PDF-Editor kann Text ändern, der als tatsächliche Textobjekte im PDF vorhanden ist, wobei jedes Zeichen als auswählbarer, veränderbarer Zeichencode dargestellt wird. Dies wird als nativer oder Live-Text bezeichnet. Ein PDF-Format kann auch Text enthalten, der nur als Bild vorliegt, beispielsweise ein gescanntes Dokument, bei dem der Text Teil des Seitenfotos ist. Bildbasierter Text kann nicht ausgewählt, durchsucht oder bearbeitet werden, da die PDF-Datei keine Zeichendaten enthält, sondern nur Pixel, die zufällig die Formen von Buchstaben bilden. Bevor Sie wissen können, ob eine PDF-Datei bearbeitet werden kann, müssen Sie wissen, welche Art von Text sie enthält.
Der schnellste Test besteht darin, zu versuchen, Text im PDF auszuwählen. Klicken und ziehen Sie über ein Wort. Wenn der Text beim Ziehen hervorgehoben wird, handelt es sich um nativen Text, der möglicherweise bearbeitet werden kann. Wenn nichts hervorgehoben wird und sich der Cursor nicht ändert, ist der Text bildbasiert und kann nicht direkt bearbeitet werden. Wenn der Text hervorgehoben wird, die Hervorhebung jedoch fleckig ist und einige Wörter ausgewählt, andere jedoch übersprungen werden, enthält das PDF eine Mischung aus nativem Text und Text, der nur als visuelle Elemente vorhanden ist. Dies ist eine häufige Situation bei PDFs, die mit älterer Software oder durch Kombination mehrerer Quelldokumente erstellt wurden.
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Häufige Gründe, warum Ihr PDF-Text nicht bearbeitet werden kann
Der häufigste Grund ist, dass es sich bei der PDF-Datei um ein gescanntes Dokument handelt. Eine durch Scannen von Papierseiten mit einem Flachbettscanner oder einer Telefonkamera-App erstellte PDF-Datei enthält Bilder von Text, keine tatsächlichen Textzeichen. Obwohl Sie die Wörter auf dem Bildschirm lesen können, enthält die PDF-Datei keine bearbeitbaren Textdaten. Um eine gescannte PDF-Datei bearbeitbar zu machen, müssen Sie zunächst OCR ausführen, um den Text in den Bildern zu erkennen und hinter jedem Seitenbild eine unsichtbare Textebene zu erstellen. Nach der OCR ist der Text durchsuchbar und in vielen PDF-Editoren bearbeitbar, als wäre es nativer Text.
Passwort- oder Berechtigungsbeschränkungen sind ein weiteres häufiges Hindernis für die Bearbeitung. Eine mit einem Berechtigungskennwort geschützte PDF-Datei kann geöffnet und angezeigt werden, die Berechtigungen blockieren jedoch möglicherweise das Bearbeiten, Kopieren oder Drucken. Wenn Sie die PDF-Datei öffnen und den Text sehen können, die Bearbeitungswerkzeuge jedoch ausgegraut sind oder eine Fehlermeldung ausgeben, überprüfen Sie die Sicherheitseinstellungen des Dokuments. In den meisten PDF-Viewern wird im Bereich „Dokumenteigenschaften“ oder „Sicherheit“ angezeigt, welche Berechtigungen eingeschränkt sind. Wenn die Bearbeitung eingeschränkt ist und Sie über das Berechtigungskennwort verfügen, können Sie die Einschränkungen aufheben und die Bearbeitung aktivieren.
Das PDF kann Text enthalten, der bei der Erstellung in Umrisse oder Kurven umgewandelt wurde. Grafikdesigner konvertieren manchmal Text in Anwendungen wie Adobe Illustrator in Konturen, bevor sie eine PDF-Datei erstellen, um sicherzustellen, dass Schriftarten korrekt angezeigt werden, unabhängig davon, ob der Empfänger diese Schriftarten installiert hat. In Konturen konvertierter Text sieht optisch genauso aus wie nativer Text, besteht jedoch aus Vektorformen und nicht aus Zeichendaten. Das Tool „Kein PDF bearbeiten“ kann umrandeten Text als Text bearbeiten, da die Zeicheninformationen bei der Konvertierung in Umrisse verworfen wurden.
Probleme mit der Schriftartenkodierung können dazu führen, dass Text nicht mehr bearbeitet werden kann, selbst wenn die PDF-Datei native Textzeichen enthält. Einige PDFs verwenden benutzerdefinierte Schriftartenkodierungen, die Zeichencodes auf nicht standardmäßige Weise Glyphen zuordnen. Das Bearbeitungstool sieht die Zeichencodes, kann jedoch nicht bestimmen, welche Zeichen sie darstellen, und weigert sich daher, sie zu bearbeiten, um eine Beschädigung des Textes zu vermeiden. Dieses Problem tritt am häufigsten bei PDFs auf, die mit spezieller Software, älteren Systemen oder Dokumenten erstellt wurden, die nicht-lateinische Skripte mit benutzerdefinierter Schriftartenverarbeitung verwenden. Durch erneutes Exportieren der PDF-Datei aus der Originalanwendung mit aktivierter Schriftarteneinbettung wird das Codierungsproblem häufig behoben.
So machen Sie ein gescanntes PDF mit OCR bearbeitbar
Bei der optischen Zeichenerkennung handelt es sich um den Prozess, der Textbilder in tatsächlich bearbeitbaren Text umwandelt. Die moderne OCR-Technologie ist äußerst präzise und ermöglicht saubere, gut beleuchtete Scans von gedrucktem Text in gängigen Schriftarten in typischen Größen. Beim Ausführen von OCR für eine gescannte PDF-Datei wird hinter jedem Seitenbild, das die erkannten Zeichen enthält, eine verborgene Textebene hinzugefügt. Nach Abschluss der OCR können Sie im Dokument nach Text suchen und in den meisten PDF-Editoren den erkannten Text so bearbeiten, als wäre er ursprünglich nativ.
Die Qualität der OCR-Ausgabe hängt von der Qualität der gescannten Bilder ab. Ein hochauflösender Scan mit 300 DPI, gleichmäßiger Beleuchtung, flachen Seiten und scharfem Fokus führt zu einer OCR-Genauigkeit von über 99 Prozent für standardmäßig gedruckten Text. Ein Scan mit niedriger Auflösung und 150 DPI mit Schatten, gekrümmten Seiten eines gebundenen Buches oder unscharfen Bereichen führt zu einer geringeren Genauigkeit und erfordert mehr manuelle Korrektur nach der OCR. Das Scannen von Dokumenten unter Berücksichtigung von OCR, also flachen Seiten, guter Beleuchtung und ausreichender Auflösung, macht den Bearbeitungsprozess deutlich reibungsloser.
Die meisten PDF-Editoren, die OCR unterstützen, umfassen die Sprachauswahl als Teil der Erkennungseinstellungen. Die Auswahl der richtigen Sprache verbessert die Genauigkeit, da die OCR-Engine sprachspezifische Wörterbücher und Zeichenhäufigkeitsdaten verwendet, um mehrdeutige Zeichen aufzulösen. Ein Dokument in französischer Sprache, das mit der französischen Spracheinstellung erkannt wird, führt zu besseren Ergebnissen als dasselbe Dokument, das mit der englischen Spracheinstellung erkannt wird. Wählen Sie bei mehrsprachigen Dokumenten die Primärsprache aus und korrigieren Sie manuell etwaige Fehler in Passagen der Sekundärsprache.
Das OCR-PDF-Tool von WukongPDF verarbeitet gescannte Dokumente im Browser und gibt ein PDF mit einer durchsuchbaren, bearbeitbaren Textebene zurück. Die OCR-Engine unterstützt mehrere Sprachen und verarbeitet gängige Dokumenttypen, darunter Briefe, Formulare, Quittungen und Artikel. Nach der OCR kann das zuvor nicht bearbeitbare gescannte PDF bearbeitet werden, wobei der erkannte Text zur Auswahl, Suche und Änderung zur Verfügung steht.
Alternative Ansätze, wenn eine direkte PDF-Bearbeitung nicht möglich ist
Wenn eine PDF-Datei nicht direkt bearbeitbar gemacht werden kann, weil es sich entweder um ein gescanntes Dokument ohne Zugriff auf OCR handelt oder weil es Sicherheitsbeschränkungen aufweist, die Sie nicht entfernen können, können Sie mit alternativen Arbeitsabläufen das gleiche Ergebnis auf einem anderen Weg erzielen. Konvertieren Sie die PDF-Datei in ein bearbeitbares Format wie Word oder Google Docs, nehmen Sie Ihre Änderungen in diesem Format vor und konvertieren Sie das bearbeitete Dokument wieder in PDF. Der Rundlauf durch ein bearbeitbares Format dauert länger als die direkte Bearbeitung, funktioniert aber für jedes PDF, das geöffnet und angezeigt werden kann.
Bei Dokumenten, die nur geringfügige Korrekturen erfordern, wie z. B. die Korrektur eines Tippfehlers in einem einzelnen Absatz, ist es eine pragmatische Lösung, die Anmerkungstools der PDF-Datei zu verwenden, um den fehlerhaften Text mit einem weißen Rechteck abzudecken und den korrigierten Text darüber einzugeben. Bei dieser Methode werden der zugrunde liegende Text und die Dokumentstruktur nicht wirklich bearbeitet, sodass die auf Anmerkungen basierende Korrektur für Such- und Barrierefreiheitstools unsichtbar ist. Für schnelle visuelle Korrekturen an einem Dokument, das gedruckt oder als Bild angezeigt wird, liefert sie jedoch akzeptable Ergebnisse.
Bei Dokumenten, die eine umfangreiche Bearbeitung erfordern und nicht direkt bearbeitet werden können, besteht der zuverlässigste Ansatz darin, zum ursprünglichen Quelldokument zurückzukehren, sofern dieses verfügbar ist.
Das Word-Dokument, das Google Doc oder die InDesign-Datei, die zum Erstellen der PDF-Datei verwendet wurde, enthält bearbeitbaren Text, der geändert und erneut in eine neue PDF-Datei exportiert werden kann. Sich an den Ersteller des Dokuments zu wenden, um die Quelldatei zu erhalten, oder die Quelldatei in Ihren eigenen Unterlagen zu finden, ist oft schneller, als sich mit der Bearbeitung einer unkooperativen PDF-Datei herumzuschlagen.
In einigen PDFs, die scheinbar nativen Text enthalten, ist der Text tatsächlich so gespeichert, dass Bearbeitungswerkzeuge ihn nicht ändern können, obwohl der Text durchsuchbar und auswählbar ist. Diese Situation tritt auf, wenn eine PDF-Datei über eine korrekte Textebene verfügt, die das Suchen und Auswählen ermöglicht, die zugrunde liegende Schriftartkodierung jedoch verhindert, dass das Bearbeitungstool bearbeitete Zeichen wieder den richtigen visuellen Glyphen zuordnet. Das Bearbeitungstool kann den Text lesen, aber keine Änderungen in das Dokument zurückschreiben, ohne möglicherweise die Zeichenzuordnung zu beschädigen. Dieser Schutz vor Bearbeitung ist manchmal vom Ersteller des Dokuments beabsichtigt.
Die Verbreitung von PDF-Bearbeitungstools hat die Bearbeitung von PDFs einfacher denn je gemacht, aber auch zu Verwirrung darüber geführt, was Bearbeitung ausmacht. Das Hinzufügen einer Textanmerkung über einer PDF-Seite ist nicht dasselbe wie das Bearbeiten des darunter liegenden Textes. Das Ersetzen eines Bildes auf einer PDF-Seite ist nicht dasselbe wie das Bearbeiten des Texts, der das Bild beschreibt. Wenn Sie den Unterschied zwischen annotationsbasierten Änderungen, bei denen neue Inhalte über die vorhandene Seite gelegt werden, und der echten Textbearbeitung, bei der der tatsächliche Textinhalt innerhalb der PDF-Struktur geändert wird, verstehen, können Sie für jede Bearbeitungsaufgabe das richtige Werkzeug und den richtigen Ansatz auswählen.
Bei Dokumenten, die allen Bearbeitungsversuchen standhalten und Informationen enthalten, die von entscheidender Bedeutung für die Aktualisierung sind, besteht die nukleare Option darin, das Dokument von Grund auf neu zu erstellen. Verwenden Sie die PDF-Datei als visuelle Referenz, geben Sie den Inhalt erneut in ein Textverarbeitungsprogramm oder eine Designanwendung ein und nehmen Sie Ihre Änderungen während des Erstellungsprozesses vor. Dieser Ansatz ist arbeitsintensiv, erzeugt jedoch ein sauberes, vollständig bearbeitbares Dokument ohne verbleibende Formatierungsprobleme, Schriftartenprobleme oder Konvertierungsartefakte. Die Neuerstellung eines Dokuments aus einer PDF-Datei nimmt proportional zur Länge und Komplexität des Dokuments Zeit in Anspruch, und bei kurzen Dokumenten, die eine umfassende Bearbeitung erfordern, kann es tatsächlich schneller sein, als sich mit unkooperativen PDF-Bearbeitungstools herumzuschlagen.
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