Jede Woche druckt irgendwo auf der Welt jemand ein PDF-Formular aus, füllt es handschriftlich aus, scannt es erneut ein und verschickt den Scan per E-Mail. Der gesamte Vorgang dauert fünfzehn Minuten und führt zu einem Ergebnis von geringerer Qualität, als dies bei bloßer Eingabe in das Formular der Fall wäre. Der Grund dafür, dass dies immer wieder geschieht, ist eine weit verbreitete Annahme: dass PDF-Formulare zum Drucken gedacht sind. Viele von ihnen sind es nicht – und diejenigen, die es sind, müssen es auch nicht sein.
Die zwei Arten von PDF-Formularen – und warum sie wichtig sind
Nicht alle PDF-Formulare sind gleich. Wenn Sie wissen, mit welchem Typ Sie es zu tun haben, bestimmen Sie, was Sie damit machen können.
Interaktive PDF-Formulare verfügen über integrierte Formularfelder – Textfelder, Kontrollkästchen, Dropdown-Menüs, Optionsfelder. Klicken Sie auf ein Feld und ein Cursor erscheint. Geben Sie Ihre Antwort ein. Klicken Sie auf das nächste Feld. Diese Formulare sind für das digitale Ausfüllen konzipiert. Sie speichern Ihre Eingaben, können Eingaben validieren und können elektronisch übermittelt werden. Jeder anständige PDF-Viewer kann damit umgehen.
Flache PDF-Formulare sehen aus wie Formulare, haben aber keine interaktiven Felder. Die Linien und Kästchen sind lediglich visuelle Elemente – es gibt nichts, worauf man klicken könnte. Diese werden in der Regel durch Scannen eines Papierformulars oder durch Entwerfen eines Formularlayouts in Word oder InDesign erstellt, ohne dass tatsächliche Formularfelder hinzugefügt werden. Um sie digital auszufüllen, benötigen Sie einen PDF Editor, mit dem Sie Text an einer beliebigen Stelle auf der Seite platzieren können.
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Warum die Print-Scan-Schleife bestehen bleibt
Die Gewohnheit „Drucken-Scannen-E-Mail“ bleibt aus mehreren Gründen bestehen. Manche Menschen wissen einfach nicht, dass das digitale Ausfüllen von Formularen möglich ist. Andere haben versucht, auf ein flaches PDF-Formular zu klicken, stellten fest, dass es nicht funktionierte, und kamen zu dem Schluss, dass das Formular nicht digital ausgefüllt werden kann – obwohl das eigentliche Problem darin bestand, dass dem Formular interaktive Felder fehlten, und nicht darin, dass digitales Ausfüllen unmöglich ist.
Es gibt auch einen Vertrauensfaktor. Für manche Menschen fühlt es sich offizieller an, ein gedrucktes Dokument zu unterschreiben und zu scannen, als einen Namen in ein digitales Feld einzugeben. Diese Auffassung ist weitgehend überholt – getippte Namen in PDF-Signaturfeldern haben in den meisten Rechtsordnungen die gleiche rechtliche Bedeutung wie handschriftliche Unterschriften für die meisten Standardgeschäftsdokumente –, aber sie bleibt bestehen.
Die tatsächlichen Kosten für den Versand von Flachformularen
Wenn eine Organisation flache PDF-Formulare statt interaktiver Formulare verschickt, überträgt sie jedem Empfänger eine Belastung. Jemand, der ein flaches Formular erhält, hat drei Möglichkeiten: Drucken-Ausfüllen-Scannen, einen PDF-Editor verwenden, um die Formularfelder manuell zu überschreiben, oder das Formular unvollständig zurückgeben. Nichts davon ist reibungslos.
Im Maßstab ist das wichtig. Ein Unternehmen, das jedem neuen Kunden flache Aufnahmeformulare zusendet, verursacht bei jedem Onboarding minutenlange Reibungsverluste. Eine Behörde, die flache Antragsformulare herausgibt, stellt eine Hürde für alle dar, die keinen Drucker haben. Eine Personalabteilung, die flache Formulare intern weiterleitet, verursacht einen Scan-Aufwand, der nicht unbedingt vorhanden sein muss.
Die Lösung – die Umwandlung flacher Formulare in interaktive – ist eine einmalige Investition, die die wiederkehrenden Reibungen beseitigt. Interaktive PDF-Formulare können in Adobe Acrobat Pro oder über mehrere andere Tools erstellt werden. Einmal erstellt, erfordern sie für die Empfänger keinen zusätzlichen Aufwand: Öffnen, Klicken, Tippen, Speichern, Senden.
So füllen Sie ein flaches Formular aus, ohne es auszudrucken
Wenn Sie ein flaches Formular erhalten und es nicht ausdrucken möchten, ist ein PDF-Editor die praktische Lösung. Öffnen Sie das Formular in einem Tool, mit dem Sie an einer beliebigen Stelle auf der Seite Text hinzufügen können – klicken Sie auf die Stelle, an der die Antwort stehen soll, geben Sie sie ein und positionieren Sie sie über der leeren Zeile oder dem leeren Feld. Der PDF-Editor von WukongPDF bei www.wukongpdf.com kümmert sich um Folgendes: Laden Sie das flache Formular hoch, füllen Sie jedes Feld mit dem Texttool aus und laden Sie die fertige Version herunter.
Das Ergebnis sieht sauberer aus als ein handschriftlicher Scan – getippter Text ist leichter zu lesen, die Datei bleibt klein und es ist kein Scanschritt erforderlich. Bei Formularen, die eine Unterschrift erfordern, fügen Sie diese auf die gleiche Weise digital hinzu. Das fertige PDF sieht professionell aus und ist für den Empfänger einfacher zu verarbeiten als ein gescanntes Bild.
Die einzige Veränderung, die es wert ist, vorgenommen zu werden
Wenn Sie regelmäßig Formulare an andere Personen senden, konvertieren Sie diese in interaktive PDFs. Wenn Sie regelmäßig flache Formulare erhalten, behalten Sie einen PDF-Editor als Lesezeichen bei und verzichten Sie auf den Drucker. In jedem Fall ist die Druck-Scan-E-Mail-Schleife ein gelöstes Problem – man muss lediglich wissen, dass die Lösung existiert.
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