Das Aufteilen einer großen PDF-Datei in kleinere Dateien ist einfach, wenn das Dokument keine Sicherheitseinstellungen hat. Wenn die ursprüngliche PDF-Datei jedoch passwortgeschützt ist oder Bearbeitungsbeschränkungen unterliegt, werden durch die Aufteilung häufig diese Schutzmaßnahmen aus den Ausgabedateien entfernt. Ein vertrauliches Dokument, für dessen Öffnen ein Passwort erforderlich war, wird nach der Aufteilung frei zugänglich. Ein Formular, das auf das Ausfüllen und Unterschreiben beschränkt ist, kann vollständig bearbeitet werden. Für die Beibehaltung der PDF-Sicherheit-Einstellungen während eines PDF teilen-Vorgangs sind Tools und Einstellungen erforderlich, die die Sicherheitskonfiguration des Originaldokuments an jede Ausgabedatei weiterleiten.
Wichtige Erkenntnisse
Die meisten Tools zum Teilen von PDF-Dateien behalten die Sicherheitseinstellungen standardmäßig nicht bei. Durch den Teilungsvorgang werden neue PDF-Dateien erstellt und die Sicherheitseinstellungen des Originals werden nicht automatisch auf die neu erstellten Dateien angewendet. Tools, die die Funktion „Sicherheitseinstellungen beibehalten“ bieten. oder „Originalschutz beibehalten“ Mit der Option werden die ursprünglichen Kennwort- und Berechtigungseinstellungen erneut auf jede Ausgabedatei angewendet. Wenn Ihr Tool dies nicht unterstützt, können Sie die Sicherheitseinstellungen nach der Aufteilung erneut auf jede Ausgabedatei anwenden.
Wie PDF-Sicherheitseinstellungen an die Dateistruktur gebunden sind
PDF-Sicherheitseinstellungen, einschließlich offener Passwörter und Berechtigungsbeschränkungen, werden im Verschlüsselungswörterbuch des Dokuments gespeichert. Dieses Wörterbuch ist Teil des Trailers der Datei, einem Abschnitt am Ende der PDF-Datei, der globale Dokumentinformationen einschließlich der Querverweistabelle und Sicherheitsparameter enthält. Wenn ein Split-Tool Seiten aus einer PDF-Datei extrahiert, erstellt es neue PDF-Dateien mit neuen Trailern. Das ursprüngliche Verschlüsselungswörterbuch wird nicht automatisch in die neuen Trailer kopiert, da jede neue Datei eine eigene PDF-Datei mit eigenen Verschlüsselungsanforderungen ist. Das Split-Tool müsste das ursprüngliche Verschlüsselungswörterbuch lesen, die Sicherheitsparameter extrahieren und sie in das Verschlüsselungswörterbuch jeder Ausgabedatei schreiben. Die meisten einfachen Split-Tools überspringen diesen Schritt.
Berechtigungskennwörter stellen ein subtileres Problem dar. Ein Öffnungskennwort verhindert, dass die Datei geöffnet werden kann. Ein Split-Tool kann keine Seiten aus einer Datei extrahieren, die es nicht öffnen kann. Daher müssen offene Passwörter eingegeben werden, bevor die Aufteilung erfolgen kann. Sobald die Datei jedoch geöffnet ist, hat das Tool Zugriff auf den unverschlüsselten Inhalt und erstellt Ausgabedateien, die ebenfalls unverschlüsselt sind, sofern das Tool das Kennwort nicht ausdrücklich erneut anwendet. Ein Benutzer, der das Öffnungskennwort zum Teilen der Datei eingibt, kann vernünftigerweise davon ausgehen, dass die Ausgabedateien durch dasselbe Kennwort geschützt sind. Sofern das Tool dies jedoch nicht ausdrücklich unterstützt, ist dies nicht der Fall.
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Verwenden von Split-Tools, die Sicherheitseinstellungen beibehalten
Wenn Sie Split-Tools für sicherheitsrelevante Arbeitsabläufe evaluieren, testen Sie das Tool mit einem nicht vertraulichen Beispieldokument, bevor Sie geschützte Dateien verarbeiten. Wenden Sie ein Passwort auf ein Test-PDF an, teilen Sie es mit dem Tool auf und stellen Sie sicher, dass für jede Ausgabedatei dasselbe Passwort erforderlich ist und dieselben Einschränkungen gelten. Ein Tool, das diesen Test mit einem Beispieldokument besteht, ist für den Produktionseinsatz vertrauenswürdig. Ein Tool, das fehlschlägt, sollte nicht für geschützte Dokumente verwendet werden, unabhängig davon, was in der Funktionsliste behauptet wird.
Suchen Sie nach Split-Tools, die in ihrem Einstellungsfeld eine Option zum Schutz der Sicherheit enthalten. Diese Option wird häufig als „Sicherheit des Quelldokuments beibehalten“ bezeichnet. „Ursprüngliche Berechtigungen beibehalten“, oder „Originalpasswort auf geteilte Dateien anwenden.“ Wenn es aktiviert ist, liest das Tool vor dem Teilen die Verschlüsselungsparameter aus der Quell-PDF und wendet sie während der Erstellung auf jede Ausgabedatei an. Das Ergebnis ist eine Reihe geteilter Dateien, die sich im Hinblick darauf, wer sie öffnen kann und was sie mit dem Inhalt machen können, identisch mit dem Original verhalten.
Das Split-Tool von WukongPDF enthält die Funktion „Sicherheitseinstellungen beibehalten“. Kontrollkästchen, das den Passwortschutz und die Berechtigungsbeschränkungen des Originaldokuments erneut auf jede Ausgabedatei anwendet. Bei Dokumenten mit einem Öffnungskennwort ist zum Öffnen jeder geteilten Datei dasselbe Kennwort erforderlich. Bei Dokumenten mit Bearbeitungseinschränkungen unterliegt jede geteilte Datei denselben Einschränkungen. Die Funktion schließt die Sicherheitslücke, die durch Standard-Split-Vorgänge entsteht.
Sicherheitseinstellungen erneut anwenden, um Dateien manuell aufzuteilen
Wenn Sie Sicherheitseinstellungen erneut auf geteilte Dateien anwenden, überprüfen Sie die Verschlüsselungsstufe noch einmal. In der Original-PDF-Datei wurde möglicherweise eine 128-Bit-AES-Verschlüsselung verwendet, das Tool zum erneuten Schützen verwendet jedoch möglicherweise standardmäßig einen schwächeren Verschlüsselungsstandard. Durch die Anpassung der Verschlüsselungsstufe an das Original wird sichergestellt, dass Empfänger, die das Original öffnen könnten, auch die geteilten Dateien öffnen können. Eine Nichtübereinstimmung der Verschlüsselungsstufen zwischen dem Original und den geteilten Dateien kann zu Kompatibilitätsproblemen mit älteren PDF-Readern führen, mit denen das Originaldokument getestet wurde.
Wenn das Split-Tool die Sicherheit nicht gewährleistet, können Sie die Einstellungen einzeln oder im Stapel erneut auf jede Ausgabedatei anwenden. Öffnen Sie für eine kleine Anzahl von Ausgabedateien jede einzelne in einem PDF-Schutztool und wenden Sie dasselbe Passwort und dieselben Berechtigungen an wie für das Originaldokument. Notieren Sie sich vor der Aufteilung die genauen Einstellungen des Originals: den Passworttyp, die Verschlüsselungsstufe und welche Berechtigungen aktiviert oder deaktiviert wurden. Durch die exakte Abstimmung dieser Einstellungen wird ein konsistentes Sicherheitsverhalten für alle geteilten Dateien gewährleistet.
Verwenden Sie für den erneuten Batch-Schutz ein Tool, das dasselbe Sicherheitsprofil auf mehrere Dateien gleichzeitig anwenden kann. Konfigurieren Sie die Sicherheitseinstellungen einmal, wählen Sie alle geteilten Ausgabedateien aus und wenden Sie das Profil an. Testen Sie nach dem erneuten Schützen eine Ausgabedatei aus dem Stapel, indem Sie sie öffnen und die Aktionen ausführen, die eingeschränkt werden sollen. Stellen Sie sicher, dass das Passwort funktioniert, dass eingeschränkte Aktionen blockiert sind und dass zugelassene Aktionen ordnungsgemäß funktionieren. Durch das Testen einer Datei wird der gesamte Stapel validiert, wenn das Sicherheitsprofil auf alle Dateien identisch angewendet wurde.
Wann ist zu akzeptieren, dass die Sicherheit nicht gewahrt werden kann
Für Dokumente, die durch zertifikatbasierte Verschlüsselung geschützt sind, wird die Aufteilung im Allgemeinen nicht unterstützt, da die Verschlüsselung an bestimmte Benutzeridentitäten gebunden ist und der Aufteilungsvorgang Zugriff auf die privaten Schlüssel aller autorisierten Benutzer erfordern würde. Wenn Ihr Workflow sowohl Zertifikatsicherheit als auch Aufteilung erfordert, teilen Sie das Dokument zuerst auf und wenden Sie dann die zertifikatbasierte Verschlüsselung einzeln auf jede Ausgabedatei an. Die Reihenfolge der Vorgänge ist wichtig: Vor der Verschlüsselung teilen, nicht danach.
Einige Sicherheitskonfigurationen sind von Natur aus an die ursprüngliche Dateistruktur gebunden und können nicht sinnvoll auf geteilte Dateien angewendet werden. Digitale Signaturen sind das deutlichste Beispiel. Ein digital signiertes PDF garantiert die Integrität des gesamten Dokuments. Durch das Teilen des Dokuments ändert sich dessen Inhalt, wodurch die Signatur ungültig wird. Die geteilten Dateien können nicht die Originalsignatur tragen, da der Inhalt, den sie enthalten, vom signierten Inhalt abweicht. Wenn die Integrität der Signatur unerlässlich ist, teilen Sie das Dokument vor dem Signieren auf, nicht danach.
Auch die zertifikatbasierte Verschlüsselung, die an bestimmte Benutzeridentitäten gebunden ist, kann nach der Aufteilung fehlschlagen, wenn das Aufteilungstool die erneute Verschlüsselung mit dem Originalzertifikat nicht unterstützt. Sehen Sie in diesen Fällen in der Dokumentation Ihres zertifikatbasierten Sicherheitssystems nach, ob der erneute Schutz nach der Aufteilung unterstützt wird. Testen Sie bei Arbeitsabläufen, die Aufteilung mit Zertifikatsicherheit kombinieren, den gesamten Arbeitsablauf an einem nicht vertraulichen Beispieldokument, bevor Sie vertrauliche Dateien verarbeiten.
Häufig gestellte Fragen
Wenn die ursprüngliche PDF-Datei mit einem digitalen Zertifikat statt mit einem Passwort geschützt war, können die geteilten Dateien dann mit demselben Zertifikat erneut verschlüsselt werden? Normalerweise nicht über Standard-PDF-Tools. Bei der zertifikatbasierten Verschlüsselung wird das Dokument an bestimmte öffentliche Schlüssel gebunden, und das Split-Tool benötigt zum erneuten Verschlüsseln Zugriff auf diese Schlüssel. Teilen Sie bei zertifikatsgeschützten Dokumenten die Datei auf, bevor Sie die Zertifikatssicherheit anwenden. Dies ist der zuverlässigste Arbeitsablauf und vermeidet die Komplexität der Neuverschlüsselung geteilter Dateien.
Was passiert, wenn ich eine PDF-Datei teile, die sowohl über ein Öffnungskennwort als auch über ein Berechtigungskennwort verfügt? Bei einem Standardsplit gehen beide Schutzarten verloren. Sie müssen sowohl das Öffnungskennwort, damit für jede geteilte Datei dasselbe Kennwort zum Öffnen erforderlich ist, als auch das Berechtigungskennwort erneut anwenden, damit dieselben Bearbeitungsbeschränkungen durchgesetzt werden. Wenden Sie zuerst das Öffnungskennwort und dann das Berechtigungskennwort an. Die Reihenfolge hat keinen Einfluss auf das Ergebnis, aber es ist einfacher zu überprüfen, ob jede Schutzschicht ordnungsgemäß funktioniert, wenn sie nacheinander angewendet wird.
Bleiben die Sicherheitseinstellungen bestehen, wenn ich eine PDF-Datei nach Lesezeichen oder Inhaltsverzeichnisstruktur statt nach Seitenbereich aufteile? Die Aufteilungsmethode hat keinen Einfluss darauf, ob die Sicherheitseinstellungen erhalten bleiben. Unabhängig davon, ob Sie nach Seitenbereich, Lesezeichen oder erkannten Abschnittsumbrüchen aufteilen, handelt es sich bei den Ausgabedateien um neue PDF-Dateien, für die die Sicherheitseinstellungen erneut angewendet werden müssen. Die Aufteilungsmethode wirkt sich nur darauf aus, welche Seiten in welche Ausgabedatei gelangen, nicht jedoch auf die Sicherheitsmerkmale dieser Dateien.
Was passiert mit den Sicherheitseinstellungen, wenn ich ein PDF aufteile, indem ich nur eine Seite entpacke?
Bei der extrahierten einseitigen Datei handelt es sich um eine neue PDF-Datei ohne Sicherheitseinstellungen, es sei denn, das Extraktionstool wendet diese ausdrücklich erneut an. Das gleiche Prinzip gilt unabhängig davon, ob Sie eine Seite extrahieren oder in mehrere Dateien aufteilen. Überprüfen Sie immer den Sicherheitsstatus extrahierter Seiten, bevor Sie sie freigeben.
Kann ich ein PDF mit unterschiedlichen Sicherheitseinstellungen auf verschiedenen Seiten aufteilen?
PDF-Sicherheit ist eine Einstellung auf Dokumentebene. Ein einzelnes PDF kann auf verschiedenen Seiten keine unterschiedlichen Passwörter oder Berechtigungen haben. Wenn Sie Sicherheit auf Seitenebene benötigen, teilen Sie das Dokument zunächst in separate Dateien auf und wenden Sie dann auf jede Datei unterschiedliche Sicherheitseinstellungen an. Einige DRM-Systeme für Unternehmen unterstützen die Zugriffskontrolle auf Seitenebene, diese wird jedoch über einen DRM-Server und nicht über Standard-PDF-Sicherheitsfunktionen implementiert.
Beeinträchtigt das Teilen eines PDFs dessen Konformität mit Standards wie PDF/A?
Ja. Bei der PDF/A-Konformität handelt es sich um eine Zertifizierung auf Dokumentebene. Beim Teilen eines PDF/A-Dokuments entstehen Dateien, die nicht automatisch PDF/A-kompatibel sind. Wenn die Einhaltung der Vorschriften gewahrt bleiben muss, validieren Sie jede geteilte Datei erneut anhand des PDF/A-Standards und nehmen Sie alle erforderlichen Korrekturen mit einem PDF/A-Validierungstool vor.
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