Das Signieren einer PDF-Datei auf Ihrem eigenen Computer ist unkompliziert. Ihr Signaturbild oder digitales Zertifikat wird lokal gespeichert und der Signaturvorgang hinterlässt keine Spuren über die Signatur selbst hinaus. Das Signieren auf einem öffentlichen oder gemeinsam genutzten Computer, beispielsweise einem Bibliotheksterminal, einem Hotel-Business-Center-Computer oder dem Computer eines Kollegen, den Sie vorübergehend nutzen, birgt Risiken, die Ihr persönlicher Computer nicht birgt. Ihre Signaturdaten, sei es ein Bild Ihrer handschriftlichen Unterschrift oder eine digitale Zertifikatsdatei, können auf dem Computer zurückbleiben, wo andere darauf zugreifen können. PDF signieren Vorgänge auf gemeinsam genutzten Geräten erfordern besondere Vorsichtsmaßnahmen, um Ihre Signatur zu schützen.
Wichtige Erkenntnisse
Wenn Sie eine PDF-Datei auf einem gemeinsam genutzten Computer signieren, verbleiben Ihr Signaturbild oder Ihre Zertifikatsdaten in den temporären Dateien des Computers, in der Liste der zuletzt verwendeten Dokumente und möglicherweise in der gespeicherten Signaturbibliothek der PDF-Software. Der sicherste Ansatz besteht darin, browserbasierte Signaturtools zu verwenden, die die Signatur im Speicher verarbeiten und nicht auf der Festplatte speichern. Wenn Sie Desktop-Software verwenden müssen, entfernen Sie alle Spuren Ihrer Signatur vom Computer, bevor Sie sich abmelden.
Die Risiken des Signierens von PDFs auf gemeinsam genutzten Computern
Wenn Sie mithilfe einer Desktop-Software eine Signatur auf einer PDF-Datei platzieren, speichert die Anwendung Ihr Signaturbild normalerweise an einem oder mehreren Orten: einer anwendungsspezifischen Signaturbibliothek, dem temporären Systemordner als zwischengespeicherte Bilddatei und der Liste der zuletzt verwendeten Dokumente, die auf die signierte PDF-Datei verweist. Auf Ihrem persönlichen Computer ist dies praktisch, da Ihre Signatur für die zukünftige Verwendung verfügbar ist. Auf einem gemeinsam genutzten Computer werden diese gespeicherten Kopien zu einem Sicherheitsrisiko. Der nächste Benutzer des Computers kann die PDF-Software öffnen, die Signaturbibliothek durchsuchen und Ihre handschriftliche Unterschrift finden, die Sie auf jedes Dokument anwenden können.
Auf USB-Tokens oder Smartcards gespeicherte digitale Zertifikate verringern dieses Risiko, da der private Schlüssel niemals den Hardware-Token verlässt. Die Metadaten des Zertifikats, einschließlich Ihres Namens und der Zertifizierungsstelle, die es ausgestellt hat, werden jedoch möglicherweise weiterhin von der PDF-Software zwischengespeichert. Diese zwischengespeicherten Metadaten ermöglichen es niemandem, Ihre Signatur zu fälschen, sie zeigen jedoch, dass Sie Dokumente auf diesem Computer signiert haben und welche Zertifizierungsstelle Ihre Anmeldeinformationen ausgestellt hat. In Situationen, in denen die Tatsache des Signierens selbst vertraulich ist, ist sogar der Verlust von Metadaten problematisch.
Versuchen Sie es mit „PDF signieren“.
Keine Installation erforderlich. Funktioniert direkt in Ihrem Browser.
Verwenden Sie ein browserbasiertes Signierungstool für maximale Sicherheit
Browserbasierte PDF-Signaturtools verarbeiten die Signatur in der Speichersandbox des Browsers. Wenn Sie den Browser-Tab schließen, wird der Speicher freigegeben und es werden keine Signaturdaten in den permanenten Speicher des Computers geschrieben. Laden Sie die PDF-Datei in das Tool hoch, wenden Sie Ihre Signatur mit einem Signaturbild an, das Sie von einem USB-Laufwerk hochladen oder vor Ort generieren, laden Sie die signierte PDF-Datei herunter und schließen Sie den Browser. Die gesamte Sitzung findet im flüchtigen Speicher statt. Dies ist der sauberste Ansatz für gemeinsam genutzte Computer, da er den kleinsten digitalen Fußabdruck hinterlässt.
Wenn Sie ein browserbasiertes Tool auf einem gemeinsam genutzten Computer verwenden, müssen Sie zusätzlich den privaten oder Inkognito-Modus des Browsers verwenden. Der private Modus verhindert, dass der Browser die PDF-Datei im Download-Verlauf speichert, das Signaturbild zwischenspeichert oder die URL des Signaturdienstes im Browserverlauf speichert. Schließen Sie nach dem Herunterladen der signierten PDF-Datei auf ein USB-Laufwerk das private Fenster vollständig. Die Sitzungsdaten des Browsers, einschließlich aller Spuren Ihrer Signatur im Speicher, werden gelöscht, wenn das private Fenster geschlossen wird. Das Signaturtool von WukongPDF funktioniert vollständig im Browser und verarbeitet Signaturen im Speicher, sodass keine Signaturdaten im Speicher des gemeinsam genutzten Computers verbleiben.
Wenn Sie Desktop-Software auf einem gemeinsam genutzten Computer verwenden müssen
Überprüfen Sie vor dem Import Ihres Signaturbildes, ob die PDF-Software über eine gespeicherte Signaturbibliothek von früheren Benutzern verfügt. Öffnen Sie in Adobe Acrobat das Werkzeug „Ausfüllen und unterschreiben“ und sehen Sie sich die Liste der gespeicherten Signaturen an. Wenn Signaturen anderer Benutzer auftauchen, speichert der Computer die Signaturen dauerhaft. Gehen Sie davon aus, dass jede von Ihnen hinzugefügte Signatur auf die gleiche Weise gespeichert wird und künftigen Benutzern zur Verfügung steht, sofern Sie sie nach der Verwendung nicht ausdrücklich entfernen.
Überprüfen Sie zunächst, ob die PDF-Software über eine gespeicherte Signaturenbibliothek verfügt und ob diese Signaturen früherer Benutzer enthält. Öffnen Sie in Adobe Acrobat „Bearbeiten“, „Einstellungen“, „Signaturen“ und sehen Sie sich die Listen „Identitäten“ und „Vertrauenswürdige Zertifikate“ an. Wenn die Software standardmäßig Signaturen speichert, hat sie wahrscheinlich Signaturen von allen Personen gesammelt, die den Computer verwendet haben. Bevor Sie Ihre Signatur hinzufügen, beachten Sie bitte, dass Ihre Signatur in diese Sammlung aufgenommen wird und künftigen Benutzern zur Verfügung steht.
Verwenden Sie ein Signaturbild, das auf einem USB-Laufwerk gespeichert ist, anstatt eines, das auf dem gemeinsam genutzten Computer gespeichert ist. Importieren Sie das Bild vom USB-Laufwerk, wenden Sie es auf das Dokument an und entfernen Sie es dann aus der Signaturbibliothek der Software. In den meisten PDF-Programmen können Sie eine Signatur nach der Verwendung aus der Bibliothek löschen. Stellen Sie sicher, dass die Signatur nicht mehr vorhanden ist, indem Sie das Signaturtool schließen und erneut öffnen und bestätigen, dass Ihre Signatur nicht mehr in der Auswahlliste angezeigt wird. Navigieren Sie vor dem Abmelden zum temporären Systemordner und löschen Sie alle Dateien mit aktuellen Zeitstempeln und Bilderweiterungen. Unter Windows können Sie auf den temporären Ordner zugreifen, indem Sie „Prozent temp Prozent“ in die Adressleiste des Datei-Explorers eingeben.
Zusätzliche Vorsichtsmaßnahmen für digitale Zertifikate auf gemeinsam genutzten Computern
Melden Sie sich von allen Konten ab, bevor Sie unterschreiben. Wenn Sie auf dem gemeinsam genutzten Computer bei einem Cloud-Speicherdienst, E-Mail-Konto oder PDF-Tool-Konto angemeldet sind, wird das signierte PDF möglicherweise automatisch mit diesem Konto gespeichert oder synchronisiert. Melden Sie sich von allem ab, signieren Sie das PDF, speichern Sie es auf Ihrem USB-Laufwerk und schließen Sie die Anwendung. Je weniger Verbindungen zwischen Ihren Konten und dem gemeinsam genutzten Computer bestehen, desto geringer ist das Risiko, dass das signierte Dokument an einer nicht beabsichtigten Stelle erscheint.
Überprüfen Sie nach Abschluss des Signierens den Download-Ordner und den Desktop des Computers auf Kopien der signierten PDF-Datei, die Sie möglicherweise versehentlich gespeichert haben. Löschen Sie sie und leeren Sie den Papierkorb. Überprüfen Sie unter Windows auch die Liste „Zuletzt verwendete Dateien“ im Datei-Explorer und löschen Sie sie. Überprüfen Sie auf dem Mac die Liste „Letzte Elemente“ im Apple-Menü und löschen Sie sie. Diese Speicherorte werden leicht übersehen, können jedoch Kopien Ihres signierten Dokuments enthalten, die für nachfolgende Benutzer des Computers weiterhin zugänglich bleiben.
Wenn Sie mit einem digitalen Zertifikat signieren, das auf einem USB-Token gespeichert ist, stecken Sie den Token nur für die Dauer des Signiervorgangs ein und entfernen Sie ihn unmittelbar danach. Lassen Sie den Token nicht eingesteckt, während Sie das signierte Dokument überprüfen oder Ihre E-Mails abrufen. Je kürzer das Token mit dem gemeinsam genutzten Computer verbunden ist, desto kleiner ist das Zeitfenster, in dem schädliche Software auf diesem Computer versucht, auf das Token zuzugreifen.
Überprüfen Sie nach dem Entfernen des Tokens den Zertifikatspeicher der PDF-Software auf zwischengespeicherte Zertifikatsinformationen. Öffnen Sie in Adobe Acrobat „Bearbeiten“, „Einstellungen“, „Signaturen“ und überprüfen Sie die Liste der digitalen IDs. Wenn Ihre Zertifikatsmetadaten dort angezeigt werden, entfernen Sie sie. Dies hat keine Auswirkungen auf Ihr Zertifikat auf dem USB-Token. Dabei werden nur die lokal zwischengespeicherten Informationen vom gemeinsam genutzten Computer entfernt. Melden Sie sich vom Computer ab oder starten Sie ihn neu, wenn das System dies zulässt. Bei einem Neustart werden speicherresidente Daten gelöscht, die durch einfaches Löschen von Dateien nicht behoben werden.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der sicherste Weg, ein PDF zu signieren, wenn ich keine andere Wahl habe, als regelmäßig einen gemeinsam genutzten Computer zu nutzen? Tragen Sie eine tragbare Version eines PDF-Signaturtools auf einem USB-Laufwerk bei sich. Tragbare Anwendungen werden ohne Installation direkt vom USB-Laufwerk ausgeführt und speichern alle Einstellungen und temporären Daten auf dem USB-Laufwerk und nicht auf dem Host-Computer. Wenn Sie das USB-Laufwerk entfernen, bleiben Ihre Signaturdaten erhalten. Mehrere kostenlose PDF-Tools bieten für genau diesen Anwendungsfall portable Versionen an.
Ist es sicher, eine PDF-Datei mit einem Telefon oder Tablet statt mit einem gemeinsam genutzten Computer zu signieren?
Generell ja. Auf Mobilgeräten werden Anwendungen in Sandbox-Umgebungen ausgeführt, die App-Daten von anderen Apps isolieren. Das Signieren einer PDF-Datei auf Ihrem eigenen Telefon mit einer vertrauenswürdigen PDF-App ist sicherer als das Signieren auf einem gemeinsam genutzten Desktop-Computer, da Ihre Signaturdaten in der Sandbox der App verbleiben und für andere Benutzer nicht zugänglich sind. Die Ausnahme besteht, wenn das mobile Gerät selbst gemeinsam genutzt wird. In diesem Fall gelten dieselben Vorsichtsmaßnahmen zum Entfernen gespeicherter Signaturen.
Kann ich einen eingegebenen Namen ohne Sicherheitsrisiko als Signatur auf einem gemeinsam genutzten Computer verwenden?
Ein eingegebener Name, der über die Type-to-Sign-Funktion eines PDF-Tools angewendet wird, hinterlässt nicht die gleiche dauerhafte Datenspur wie ein Bild oder Zertifikat. Der eingegebene Name wird im Signaturfeld als Text gerendert und nicht als wiederverwendbares Signatur-Asset gespeichert. Bei Dokumenten mit geringem Risiko, bei denen eine getippte Signatur akzeptabel ist, vermeidet dieser Ansatz die Datenpersistenzrisiken einer bildbasierten oder zertifikatbasierten Signatur auf gemeinsam genutzten Computern.
Was soll ich tun, wenn ich versehentlich meine Signatur auf einem gemeinsam genutzten Computer hinterlassen habe?
Wenn Sie das Versehen noch vor Ort bemerken, kehren Sie zum Computer zurück und entfernen Sie die Unterschrift wie oben beschrieben. Wenn Sie bereits gegangen sind, wenden Sie sich an den Administrator des gemeinsam genutzten Computers, schildern Sie den Vorfall und bitten Sie ihn, Ihre Signaturdaten aus der Signaturbibliothek und den temporären Dateien der PDF-Software zu löschen. Wenn es sich bei der Signatur um ein digitales Zertifikat handelte, wenden Sie sich an Ihre Zertifizierungsstelle, um zu fragen, ob die zwischengespeicherten Metadaten ein Risiko darstellen und ob zusätzliche Schritte empfohlen werden.
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