Warum ein PDF unter Windows ohne Drucken signieren
Der herkömmliche Unterzeichnungsworkflow verschwendet Zeit und Ressourcen. Jemand schickt Ihnen ein PDF per E-Mail.
Sie laden es herunter, drucken es auf Papier, unterschreiben die gedruckte Seite mit einem Stift, scannen die signierte Seite zurück in eine digitale Datei und senden sie per E-Mail zurück. Dieser Vorgang verbraucht Papier, Tinte, Druckerwartung und mindestens zehn Minuten Ihrer Zeit für eine Aufgabe, die 30 Sekunden dauern sollte. Durch das Signieren der PDF-Datei direkt auf Ihrem Windows-Computer entfällt jeder physische Schritt.
Durch eine direkt auf dem PDF platzierte digitale Signatur entfällt die Notwendigkeit, das Dokument auszudrucken, zu unterschreiben und zu scannen.
Die Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen ist in den meisten Gerichtsbarkeiten für die meisten Dokumenttypen gesetzlich festgelegt.
Ein PDF signieren-Vorgang unter Windows platziert Ihre Signatur direkt auf dem digitalen Dokument. Das signierte PDF sieht sauberer aus als ein gescannter Ausdruck, da es keine Scannerartefakte, keine ungleichmäßige Beleuchtung und keine Papierstruktur aufweist. Die Signatur erscheint genau dort, wo Sie sie platziert haben, und zwar genau in der von Ihnen angegebenen Größe. Das Ergebnis ist ein professionell aussehendes signiertes Dokument.
Die Digitale Signatur-Funktionen unter Windows reichen von einfachen visuellen Signaturen, die ein Bild Ihrer Signatur auf der Seite platzieren, bis hin zu kryptografisch überprüfbaren digitalen Signaturen, die Ihre Identität authentifizieren und alle späteren Änderungen am Dokument erkennen.
Für die meisten persönlichen und geschäftlichen Dokumente ist eine visuelle Unterschrift ausreichend. Für regulierte Dokumente, die eine kryptografische Überprüfung erfordern, unterstützt Windows zertifikatbasierte digitale Signaturen über verschiedene Anwendungen.
PDF-Tools unter Windows bieten mehrere Wege zum Signieren, von integrierten Betriebssystemfunktionen bis hin zu dedizierten PDF-Anwendungen. Wenn Sie wissen, welche Pfade verfügbar sind und welche Ihren Anforderungen am besten entsprechen, müssen Sie nicht mehr reflexartig drucken und scannen.
Versuchen Sie es mit „PDF signieren“.
Keine Installation erforderlich. Funktioniert direkt in Ihrem Browser.
Erstellen eines digitalen Signaturbildes unter Windows
Bevor Sie PDFs digital signieren können, benötigen Sie ein sauberes Signaturbild. Die beste Methode erzeugt eine Unterschrift, die aussieht, als hätten Sie das Dokument mit einem Stift unterschrieben. Unterschreiben Sie Ihren Namen mit einem dunklen Tintenstift auf einem sauberen weißen Blatt Papier. Die Signatur sollte größer sein, als Sie benötigen, da das Verkleinern einer großen Signatur sauberere Ergebnisse liefert als das Vergrößern einer kleinen.
Scannen oder fotografieren Sie das unterschriebene Papier. Ein Flachbettscanner liefert das beste Ergebnis, da er die Unterschrift verzerrungsfrei und bei gleichmäßiger Beleuchtung erfasst. Eine Telefonkamera funktioniert, wenn die Seite flach und gut beleuchtet ist. Öffnen Sie das gescannte Bild in einem Bildbearbeitungsprogramm, auch in der in Windows enthaltenen einfachen Foto-App, und schneiden Sie das Bild eng um die Signatur herum zu.
Speichern Sie das Signaturbild als PNG-Datei mit transparentem Hintergrund, wenn Ihr Bildeditor Transparenz unterstützt. Ein transparenter Hintergrund bedeutet, dass die Signatur mit dem Dokument verschmilzt, ohne dass ein sichtbares weißes Rechteck um sie herum vorhanden ist. Wenn Ihr Editor keine Transparenz unterstützt, speichern Sie es als PNG mit weißem Hintergrund. Das weiße Rechteck um die Unterschrift ist für die meisten Dokumente akzeptabel.
Speichern Sie das Signaturbild an einem sicheren Ort auf Ihrem Windows-Computer, beispielsweise in Ihrem Ordner „Dokumente“ oder einem verschlüsselten Ordner. Das Bild kann zum Signieren jedes Dokuments in Ihrem Namen verwendet werden. Schützen Sie es daher entsprechend. Erwägen Sie die Erstellung mehrerer Signaturstile, einer vollständigen Signatur und Initialen, für unterschiedliche Signaturkontexte.
Windows verfügt in einigen Anwendungen über ein integriertes Signaturerstellungstool. Wenn Sie über einen Touchscreen oder einen Stift verfügen, können Sie Ihre Unterschrift direkt auf dem Bildschirm zeichnen. Die Qualität der gezeichneten Signaturen hängt von Ihrem Eingabegerät ab. Ein Stift liefert bessere Ergebnisse als ein Finger. Eine Maus liefert die am wenigsten natürlichen Ergebnisse.
Signieren einer PDF-Datei mit Microsoft Edge unter Windows
Microsoft Edge, der Standardbrowser unter Windows, bietet über seine Anmerkungstools grundlegende PDF-Signaturen. Öffnen Sie die PDF-Datei in Edge, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei klicken und „Mit Microsoft Edge öffnen“ auswählen. Das PDF wird im Browserfenster mit einer Symbolleiste oben angezeigt.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche „Zeichnen“, um das Zeichenwerkzeug zu aktivieren. Wählen Sie eine Stiftfarbe und -stärke, die der gewünschten Tintenfarbe für Ihre Unterschrift entspricht. Schwarz oder Dunkelblau bei mittlerer Dicke sorgen für das natürlichste Erscheinungsbild der Signatur. Verwenden Sie Ihre Maus, Ihren Touchscreen oder Ihren Stift, um Ihre Unterschrift auf das Dokument zu zeichnen.
Das Edge-Zeichentool platziert Ihre Signatur als Anmerkung oben auf der PDF-Seite. Die Signatur ist sichtbar, aber nicht als Standard-Signaturelement eingebettet. Diese Methode eignet sich für schnelle, formlose Signaturen. Der Empfänger sieht Ihre Unterschrift auf dem Dokument. Die Einschränkung besteht darin, dass es sich bei der Signatur um eine freihändig gezeichnete Anmerkung und nicht um ein platziertes Signaturbild handelt.
Nachdem Sie Ihre Unterschrift gezeichnet haben, speichern Sie das PDF. Edge speichert das kommentierte PDF mit der enthaltenen Zeichnung. Öffnen Sie die gespeicherte Datei, um zu überprüfen, ob die Signatur korrekt angezeigt wird. Das signierte PDF kann wie jede andere PDF-Datei per E-Mail verschickt, hochgeladen oder geteilt werden. Der Empfänger kann es in jedem PDF-Reader öffnen und anzeigen.
Kostenlose Tools von Drittanbietern für bessere PDF-Signaturen unter Windows nutzen
Adobe Acrobat Reader, die kostenlose Version, unterstützt das Hinzufügen von Signaturen zu PDFs über das Tool „Ausfüllen und Unterschreiben“. Öffnen Sie die PDF-Datei im Acrobat Reader, klicken Sie im Werkzeugfenster auf „Ausfüllen und signieren“ und wählen Sie „Signieren“. Sie können Ihren Namen in Kursivschrift eingeben, Ihre Unterschrift mit einer Maus oder einem Touchscreen zeichnen oder das zuvor erstellte Unterschriftenbild hochladen.
Acrobat Reader speichert Ihre Signatur für die zukünftige Verwendung. Sobald Sie Ihre Signatur zum Tool hinzugefügt haben, können Sie sie mit zwei Klicks auf jedes PDF anwenden. Die Signatur wird in der von Ihnen angegebenen Größe und Position angezeigt. Sie können neben der Unterschrift auch Text hinzufügen, z. B. Ihren gedruckten Namen, das Datum und Ihren Titel.
PDF-XChange Editor bietet eine kostenlose Version mit Signierfunktionen. Öffnen Sie die PDF-Datei, wählen Sie das Stempelwerkzeug aus und erstellen Sie einen Stempel aus Ihrer Signaturbilddatei. Der Stempel kann genau wie das Signaturtool auf jeder PDF-Seite platziert werden. Der PDF-XChange Editor unterstützt auch das Platzieren mehrerer Signaturen im selben Dokument.
Das browserbasierte Signaturtool von WukongPDF funktioniert unter Windows über jeden Browser. Laden Sie das PDF hoch, erstellen oder laden Sie Ihre Signatur hoch, platzieren Sie sie auf dem Dokument und laden Sie das signierte PDF herunter. Der browserbasierte Ansatz macht die Installation oder Aktualisierung von PDF-Software überflüssig. Das Tool verarbeitet das Dokument im Speicher und speichert Ihre Signatur oder Ihr Dokument nicht auf externen Servern.
Wählen Sie für wiederkehrende Signaturanforderungen eine Signaturmethode aus und standardisieren Sie diese. Das einmalige Erstellen einer Signatur und deren konsequente Verwendung führen zu einheitlichen Ergebnissen für alle Ihre signierten Dokumente. Der Wechsel zwischen verschiedenen Signaturtools und Signaturbildern führt zu einem inkonsistenten Erscheinungsbild, das den Empfängern möglicherweise auffällt.
Sicherstellen, dass Ihre digitale Signatur auf der signierten PDF-Datei professionell aussieht
Positionieren Sie die Signatur genau über der Signaturlinie. Bei den meisten Signiertools können Sie die Signatur durch Ziehen an ihre Position und an den Ecken ziehen, um ihre Größe zu ändern. Nehmen Sie sich Zeit, die Signatur richtig auszurichten. Eine Signatur, die unbeholfen über oder unter der Signaturlinie schwebt, sieht unprofessionell aus.
Passen Sie die Größe der Signatur proportional zum Dokumenttext an. Eine Signatur, die doppelt so groß ist wie der umgebende Text, wirkt übertrieben. Eine halb so große Signatur wirkt schüchtern. Eine Signatur, die etwa zwei- bis dreimal so hoch ist wie der Dokumenttext, ist für die meisten Dokumente natürlich proportioniert.
Fügen Sie Ihren gedruckten Namen, Titel und das Datum unter Ihrer Unterschrift hinzu. Diese identifizierenden Informationen beseitigen jede Unklarheit darüber, wer wann unterzeichnet hat. Die meisten PDF-Signaturtools unterstützen das Hinzufügen von Text neben der Signatur. Durch das Hinzufügen dieser Informationen wird aus einem Signaturbild ein vollständiger Signaturblock.
Überprüfen Sie das Dokument nach dem Unterschreiben mit 100-Prozent-Zoom. Überprüfen Sie, ob die Unterschrift richtig positioniert ist, die richtige Größe hat und die erforderlichen identifizierenden Informationen enthält. Überprüfen Sie jede Seite, die eine Signatur enthält. Diese abschließende Überprüfung erkennt Positionierungsfehler, bevor das Dokument gesendet wird.
Der Umweltvorteil des digitalen Signierens ist erwähnenswert. Bei jedem digital signierten Dokument entfallen Papier, Tinte und Energie, die beim Drucken und Scannen verbraucht worden wären. Für ein Unternehmen, das jährlich Hunderte unterzeichneter Dokumente verarbeitet, sind die kumulierten Umwelteinsparungen von Bedeutung.
Wenn Ihr Workflow das Signieren von PDFs erfordert, die bereits von anderen Personen signiert wurden, prüfen Sie, ob es sich bei den vorhandenen Signaturen um zertifizierte digitale Signaturen handelt, die das Dokument gegen Änderungen sperren. Das Hinzufügen Ihrer Unterschrift zu einem beglaubigten Dokument kann dazu führen, dass die vorherigen Unterschriften ungültig werden. Stellen Sie bei Arbeitsabläufen mit mehreren Signaturen sicher, dass das Dokument zusätzliche Signaturen zulässt, bevor Sie Ihre eigenen hinzufügen.
Die Rechtsgültigkeit digital angebrachter Signaturen hängt von der Gerichtsbarkeit und der Dokumentenart ab. In den Vereinigten Staaten legen der ESIGN Act und die UETA-Gesetze auf Landesebene fest, dass elektronische Signaturen für die meisten Zwecke die gleiche rechtliche Bedeutung haben wie handschriftliche Signaturen. In der Europäischen Union bietet die eIDAS-Verordnung einen ähnlichen rechtlichen Rahmen. Für die überwiegende Mehrheit der persönlichen und geschäftlichen Dokumente ist eine mit einer der hier beschriebenen Methoden angewendete digitale Signatur rechtsgültig.
Bei Dokumenten, die zusätzlich zu Ihrer eigenen Unterschrift eine Zeugenunterschrift erfordern, stimmen Sie sich mit dem Zeugen ab, damit dieser das PDF nach Ihnen unterschreiben kann. Der Zeuge kann die gleiche Signaturmethode verwenden, um seine Unterschrift neben Ihrer hinzuzufügen. Einige PDF-Signatur-Tools unterstützen sequentielle Signatur-Workflows, die mehrere Unterzeichner der Reihe nach durch den Prozess führen.
Bewahren Sie unterzeichnete PDF-Dateien in einem speziellen Ordner mit eindeutigen Dateinamen auf, die den Namen des Dokuments, das Datum der Unterzeichnung und Ihre Initialen enthalten. Dieses Archiv unterzeichneter Dokumente bietet eine Referenz darüber, was Sie wann unterzeichnet haben. Im Streitfall können Sie das genaue Dokument, das Sie unterzeichnet haben, mit dem im Dateinamen und den Dateimetadaten eingebetteten Datum vorlegen.
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