Sie sind im Begriff, eine PDF-Datei per E-Mail zu versenden, die die persönliche Telefonnummer, Privatadresse und Kontodaten eines Kunden enthält. Bevor Sie auf „Senden“ klicken, müssen Sie diese Informationen dauerhaft schwärzen, damit der Empfänger sie nicht sehen und nicht durch Kopieren von Text oder Überprüfen der Datei wiederherstellen kann. Das Zeichnen eines schwarzen Rechtecks über den Text mit einem Markup-Tool funktioniert nicht. Dieses Rechteck ist lediglich eine Anmerkung, die über dem Text liegt. Jeder kann die Anmerkung löschen und lesen, was darunter steht.
True PDF Redaction entfernt den zugrunde liegenden Inhalt dauerhaft aus der Datei. Der Text wird aus den Datenströmen des PDFs gelöscht und nicht verdeckt. Nach der Schwärzung sind die Informationen verloren und können nicht wiederhergestellt werden. Für jedes Dokument, das persönliche Informationen, Finanzdaten oder vertrauliche Inhalte enthält, ist die Schwärzung die einzige Methode, die einen echten Schutz der Privatsphäre bietet.
Die Gefahr der Verwendung von Zeichenwerkzeugen statt Schwärzung
Jeder PDF-Viewer enthält Anmerkungstools. Sie können Rechtecke zeichnen, Text hervorheben und Textfelder hinzufügen. Diese Tools dienen der Markierung und Überprüfung. Sie dienen nicht der Redaktion. Anmerkungen befinden sich in einer separaten Ebene über dem Seiteninhalt. Der Originaltext bleibt darunter erhalten. Ein Empfänger kann die PDF-Datei öffnen, die Anmerkungsebene löschen und alles lesen, was Sie zu verbergen glaubten. Sie können auch den Text von der Seite auswählen und kopieren. Dabei wird der Text unter Ihren schwarzen Rechtecken eingeschlossen, da beim Kopiervorgang die Inhaltsebene und nicht die Anmerkungsebene gelesen wird.
Dies ist kein hypothetisches Risiko. Nachrichtenorganisationen, Gerichte und Regierungsbehörden haben wiederholt PDFs mit annotationsbasierter Schwärzung veröffentlicht und versehentlich vertrauliche Informationen preisgegeben. In mehreren gut dokumentierten Fällen führte das Versäumnis, echte Schwärzungen anzuwenden, zur Offenlegung von Zeugenidentitäten, Verschlusssachen und persönlichen Finanzdaten. Die Lehren aus diesen Vorfällen sind klar: Anmerkungstools redigieren nicht. Nur Redaktionstools redigieren.
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Schritt für Schritt: Einen Namen, eine Telefonnummer oder eine Adresse schwärzen
Öffnen Sie das PDF in einem Schwärzungstool. Die Schwärzungsfunktion von WukongPDF ermöglicht sowohl manuelle als auch suchbasierte Markierung. Um einen bestimmten Textabschnitt manuell zu schwärzen, wählen Sie das Schwärzungswerkzeug aus und zeichnen Sie ein Rechteck über den Text, den Sie entfernen möchten. Das Rechteck markiert den zu redigierenden Bereich. Der Text darunter ist noch nicht entfernt. Sie markieren, was entfernt werden soll. Dieser zweistufige Prozess – „Markieren“ und „Anwenden“ – gibt Ihnen die Möglichkeit, alle markierten Bereiche zu überprüfen, bevor Sie Inhalte endgültig löschen.
Um jedes Vorkommen eines Namens oder einer Telefonnummer im gesamten Dokument zu schwärzen, verwenden Sie die suchbasierte Markierung. Geben Sie den Namen oder die Nummer in das Suchfeld ein. Das Tool findet jede Instanz. Überprüfen Sie die Übereinstimmungen, um sicherzustellen, dass es sich bei allen um dieselben Personeninformationen handelt und nicht um eine andere Person mit demselben Namen. Wählen Sie die Übereinstimmungen aus, die Sie schwärzen möchten, und markieren Sie sie. Wenn alle sensiblen Inhalte markiert sind, wenden Sie die Schwärzung an. Das Tool entfernt den markierten Inhalt dauerhaft und platziert an jeder Stelle das von Ihnen gewählte Overlay, Blackbox, Whitebox oder benutzerdefinierten Text.
Überprüfen, ob die Schwärzung erfolgreich war
Überprüfen Sie das Ergebnis nach der Schwärzung mit drei Tests. Überprüfen Sie das Dokument zunächst visuell. Die geschwärzten Bereiche sollten Ihre Überlagerung zeigen, ohne dass dahinter oder um sie herum Text sichtbar ist. Versuchen Sie zweitens, Text von der Seite auszuwählen und zu kopieren. Fügen Sie es in einen Texteditor ein. Der eingefügte Text sollte keine redigierten Informationen enthalten. Drittens durchsuchen Sie das Dokument nach den redigierten Begriffen. Die Suche sollte keine Ergebnisse liefern.
Wenn einer dieser Tests geschwärzte Informationen aufdeckt, wurde die Schwärzung nicht ordnungsgemäß angewendet. Die häufigste Ursache ist, dass die Schwärzungsmarkierungen platziert wurden, der Schritt „Schwärzung anwenden“ jedoch übersehen wurde. Die Markierungen sind auf dem Bildschirm als schwarze Rechtecke sichtbar, sie befinden sich jedoch noch im Markierungszustand und nicht im angewendeten Zustand. Kehren Sie zum Schwärzungstool zurück und wenden Sie die markierten Schwärzungen an. Führen Sie dann die Verifizierungstests erneut durch.
Schwärzen gescannter Dokumente, bei denen Text Teil des Bildes ist
Wenn es sich bei der PDF-Datei um ein gescanntes Bild und nicht um ein textbasiertes Dokument handelt, kann die suchbasierte Schwärzung den Text nicht finden, da keine zu durchsuchende Textebene vorhanden ist. Sie müssen manuell redigieren, indem Sie auf jeder Seite Rechtecke über die sensiblen Bereiche zeichnen. Da der Text Teil des Bildes ist, werden diese Pixel durch die Schwärzung dauerhaft aus dem Bild entfernt. Der PDF-Datenschutz gescannter Dokumente erfordert mehr manuelle Arbeit als textbasierte Dokumente, aber das Ergebnis ist das gleiche: dauerhafte, unwiderrufliche Entfernung sensibler Inhalte.
Nachdem Sie ein gescanntes Dokument redigiert haben, zoomen Sie jeden redigierten Bereich auf 200 % und überprüfen Sie die vollständige Abdeckung. Schon ein paar Pixel eines Zeichens können genügend Informationen preisgeben, um eine Person zu identifizieren oder eine Zahl zu lesen. Schwärzungsrechtecke sollten leicht über den sichtbaren Text hinausragen, um eine vollständige Entfernung zu gewährleisten, insbesondere bei Buchstaben mit Unterlängen wie g, j, p, q und y, die unter die Grundlinie hinausragen.
Zum Schluss redigieren Sie auch die Metadaten des Dokuments. Bei einer PDF-Datei mit perfekt redigiertem Seiteninhalt können über die Dokumenteigenschaften immer noch vertrauliche Informationen verloren gehen. Das Feld „Autor“ enthält möglicherweise den Namen der Person, deren Informationen geschwärzt wurden. Der Titel könnte einen vertraulichen Hinweis enthalten. Öffnen Sie nach dem Schwärzen des Seiteninhalts die Dokumenteigenschaften und löschen Sie die Felder „Autor“, „Titel“, „Betreff“ und „Schlüsselwörter“. Dieser Schritt PDF-Sicherheit stellt sicher, dass die Schwärzung auf jeder Ebene der Datei vollständig ist.
Eine spezielle Technik zum Schwärzen von Tabellen und Formularen: Schwärzen Sie die gesamte Zelle oder das gesamte Feld, nicht nur den darin enthaltenen Text. Wenn Sie nur die sichtbaren Zeichen schwärzen, die umgebenden Zellränder und Feldumrisse jedoch intakt lassen, kann der Empfänger Informationen aus dem Kontext ableiten. Eine leere Zelle neben einer Bezeichnung wie „Sozialversicherungsnummer“ teilt dem Empfänger genau mit, was geschwärzt wurde und dass es sich bei der Information um eine neunstellige Zahl handelt. Ein gründlicherer Ansatz besteht darin, auch die Beschriftung zu schwärzen oder die gesamte Zeile oder den gesamten Abschnitt statt einzelner Zellen zu schwärzen. Dies verhindert kontextbezogene Schlussfolgerungen. Das Ziel der Schwärzung besteht nicht nur darin, bestimmte Datenpunkte zu verbergen. Dadurch soll verhindert werden, dass der Empfänger aus dem Dokument etwas erfährt, was er nicht wissen sollte, einschließlich der Art der entfernten Informationen.
Ein praktischer Schwärzungsworkflow für Dokumente, die Sie regelmäßig schwärzen: Erstellen Sie eine Schwärzungscheckliste. Listen Sie jede Kategorie von Informationen auf, die entfernt werden müssen, z. B. Namen, Telefonnummern, Adressen, Kontonummern, E-Mail-Adressen, Geburtsdaten, und kreuzen Sie jede einzelne Kategorie an, während Sie überprüfen, ob sie von jeder Seite entfernt wurde. Führen Sie die Suche für jeden Begriff durch. Wenden Sie die Schwärzung an. Überprüfen Sie dies mit dem Copy-Paste-Test. Metadaten prüfen. Die Checkliste verwandelt die Redaktion von einer Aufgabe, bei der Sie versuchen, sich daran zu erinnern, wonach Sie suchen müssen, in einen systematischen Prozess, bei dem nichts übersehen wird. Bei Rechts- und Compliance-Dokumenten dient die Checkliste auch als Dokumentation dafür, dass Sie ein definiertes Schwärzungsverfahren befolgt haben, was wichtig sein kann, wenn die Schwärzung jemals in Frage gestellt wird.
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