Ein Ordner enthält 200 PDFs, die alle zur Bearbeitung in Word-Dokumente, zur Analyse in Excel-Tabellen oder zur Archivsuche in reine Textdateien umgewandelt werden müssen. Das Öffnen jedes PDFs einzeln, der Export in das Zielformat über die Anwendungsschnittstelle, das Benennen der Ausgabedatei und das Speichern im richtigen Ordner dauert pro Datei etwa 60 Sekunden. Bei 200 Dateien sind das über drei Stunden wiederholtes Klicken.
Bei der Stapelkonvertierung wird der gesamte Ordner in einem Vorgang verarbeitet. Die Zeit pro Datei sinkt von 60 Sekunden auf den Bruchteil einer Sekunde, und der gesamte Stapel wird abgeschlossen, während Sie an etwas anderem arbeiten.
Die Stapelkonvertierung eines PDF-Ordners in ein Zielformat mithilfe der PDF-Stapelverarbeitung bedeutet, alle Dateien auszuwählen, das Ausgabeformat und die Einstellungen einmal auszuwählen und das Tool jede Datei mit diesen identischen Einstellungen verarbeiten zu lassen. Der PDF-Konverter von WukongPDF unterstützt die Stapelkonvertierung. Der folgende Arbeitsablauf umfasst das Einrichten, Ausführen und Überprüfen einer Stapelkonvertierung.
Einrichten der Stapelkonvertierung mit konsistenten Einstellungen
In Adobe Acrobat Pro bietet der Aktionsassistent die Möglichkeit zur Stapelkonvertierung. Öffnen Sie den Aktionsassistenten im Bedienfeld „Werkzeuge“, erstellen Sie eine neue Aktion und fügen Sie den Schritt „Exportieren in“ oder „Konvertieren in“ für das Zielformat hinzu. Konfigurieren Sie die Konvertierungseinstellungen: Wählen Sie für die Word-Ausgabe aus, ob das Seitenlayout beibehalten oder der Textumfluss aktiviert werden soll. Wählen Sie für die Excel-Ausgabe die Tabellenerkennungs- und Formatierungsoptionen aus. Wählen Sie für die Bildausgabe die Auflösung und das Format aus.
Fügen Sie den Quellordner hinzu, der alle zu konvertierenden PDFs enthält. Der Aktionsassistent verarbeitet jedes PDF im Ordner und allen Unterordnern und wendet auf jede Datei die identischen Konvertierungseinstellungen an. Geben Sie den Ausgabeordner an, in dem die konvertierten Dateien gespeichert werden sollen. Konfigurieren Sie die Benennung der Ausgabedatei: Verwenden Sie den ursprünglichen Dateinamen mit der neuen Formaterweiterung oder wenden Sie ein Batch-Umbenennungsmuster an.
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Wahl zwischen Desktop- und Cloud-basierter Stapelkonvertierung
Desktop-Tools wie Acrobat verarbeiten Dateien lokal auf dem Prozessor Ihres Computers. Die Konvertierungsgeschwindigkeit hängt von der CPU und dem RAM Ihres Computers ab. Die Verarbeitung großer Stapel großer Dateien kann Stunden dauern. Während dieser Zeit sollte der Computer nicht für andere intensive Aufgaben verwendet werden. Die Desktop-Konvertierung bietet eine unbegrenzte Dateigröße und -anzahl, die nur durch die Ressourcen und Geduld Ihres Computers begrenzt ist.
Cloudbasierte Batch-Konvertierungstools verarbeiten Dateien auf Remote-Servern mit mehr Rechenleistung als ein typischer Desktop. Laden Sie den Stapel hoch, der Server verarbeitet alle Dateien parallel oder in schneller Folge und die konvertierten Dateien werden als ZIP-Archiv heruntergeladen. Die Cloud-Konvertierung ist bei großen Batches schneller, erfordert jedoch das Hoch- und Herunterladen aller Daten, was bei langsamen Internetverbindungen einen Engpass darstellen kann.
Überprüfung einer Stichprobe der konvertierten Dateien
Überprüfen Sie nach Abschluss des Stapels eine zufällige Stichprobe der konvertierten Dateien, anstatt jede einzelne zu überprüfen. Wählen Sie 5–10 % der Ausgabedateien aus, öffnen Sie jede einzelne und vergleichen Sie sie mit der Original-PDF. Überprüfen Sie, ob bei der Konvertierung Inhalt, Formatierung und Struktur erhalten geblieben sind. Wenn die Probe sauber ist, ist die Charge wahrscheinlich sauber. Wenn bei der Stichprobe Probleme festgestellt werden, erhöhen Sie die Stichprobengröße und prüfen Sie, ob die Konvertierungseinstellungen angepasst werden müssen.
Achten Sie besonders auf die erste Datei im Stapel und die letzte Datei. Die erste Datei überprüft, ob die Einstellungen zu Beginn des Stapels korrekt waren. Die letzte Datei bestätigt, dass die Einstellungen während des gesamten Stapels korrekt blieben, ohne stillschweigende Beschädigung oder Einstellungsabweichung im Laufe der Verarbeitung von Hunderten von Dateien.
| Conversion-Ziel | Typischer Anwendungsfall | Verifizierungsprüfung |
|---|---|---|
| PDF zu Word | Dokumente bearbeiten und neu formatieren | Überprüfen Sie den Textfluss, die Schriftarttreue und die Tabellenstruktur |
| PDF nach Excel | Extrahieren von Daten zur Analyse | Überprüfen Sie die numerische Genauigkeit, die Spaltenausrichtung und fehlende Zellen |
| PDF in einfachen Text umwandeln | Archivsuche, Inhaltsindizierung | Überprüfen Sie die Zeichengenauigkeit, bleiben Sonderzeichen erhalten |
| PDF in Bild (JPEG/PNG) | Seiten als Bilder teilen | Überprüfen Sie die Auflösung, Farbgenauigkeit und kein Zuschneiden |
Organisation der Ausgabe und Archivierung der Quelldateien
Speichern Sie die konvertierten Dateien in einem eindeutig benannten Ausgabeordner, getrennt vom Quell-PDF-Ordner. Ein Ordner namens Word-Output oder Excel-Converted verhindert Verwechslungen zwischen den Original-PDFs und den konvertierten Dateien. Wenn die Konvertierung Teil eines wiederkehrenden Arbeitsablaufs oder einer monatlichen Berichtskonvertierung ist, verwenden Sie eine konsistente Ordnerbenennungskonvention, die das Datum oder den Zeitraum enthält.
Archivieren Sie die Quell-PDFs getrennt von der konvertierten Ausgabe. Bei den PDFs handelt es sich um die Originalaufzeichnungen. Bei den konvertierten Dateien handelt es sich um abgeleitete Arbeitsdokumente. Indem Sie sie an unterschiedlichen Orten mit klarer Benennung aufbewahren, vermeiden Sie die Verwirrung, die dadurch entsteht, dass sowohl .pdf- als auch .docx-Versionen desselben Dokuments in einem einzigen Ordner gemischt sind.
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