Eine Tabelle aus einem PDF in Excel zu übertragen, ist eine der am häufigsten nachgefragten PDF-Aufgaben in den Bereichen Finanzen, Buchhaltung und Datenverarbeitung. Welche Methode am besten funktioniert, hängt davon ab, ob es sich bei der PDF um eine native digitale Datei oder einen Scan handelt und wie komplex die Tabellenstruktur ist.
So konvertieren Sie eine PDF-Tabelle mit einem Online-Tool in Excel
Für native digitale PDFs ist ein Online-Konverter von PDF zu Excel der schnellste Weg. Laden Sie die Datei in das PDF to Excel-Tool von WukongPDF hoch, lassen Sie sie verarbeiten und laden Sie die .xlsx-Datei herunter. Tabellen werden mit intakter Zeilen- und Spaltenstruktur extrahiert, und numerische Daten werden als tatsächliche Zahlen und nicht als Textzeichenfolgen angezeigt – was bedeutet, dass Sie sie sofort in Formeln verwenden können.
Mehrseitige PDFs mit derselben Tabelle, die sich über mehrere Seiten erstreckt, werden normalerweise in einem einzigen Blatt zusammengeführt. Überprüfen Sie die Ausgabe, um sicherzustellen, dass die Zeilen an den Seitenumbrüchen korrekt ausgerichtet sind. Dies ist die häufigste Stelle, an der einige Zeilen manuell angepasst werden müssen.
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Konvertieren gescannter PDF-Tabellen in Excel
Eine gescannte Tabelle ist ein Abbild einer Tabelle – das Tool kann die Zellenwerte nicht direkt lesen. Die Lösung besteht darin, das PDF zuerst über ein OCR PDF-Tool auszuführen, um den Text zu extrahieren und eine strukturierte Version zu erstellen, und diese Ausgabe dann in Excel zu konvertieren.
Die OCR-Genauigkeit auf Tabellen ist gut für saubere, hochauflösende Scans. Die Ursachen für Fehler sind zusammengeführte Zellen, die sich über mehrere Spalten erstrecken, Zellen ohne Rahmen dazwischen, handgeschriebene Werte und sehr kleine Schriftarten. Überprüfen Sie nach der OCR-Konvertierung die Spalten mit numerischen Daten sorgfältig – OCR verwechselt gelegentlich ähnlich aussehende Zeichen wie 0 und O oder 1 und l.
Microsoft Word als Zwischenschritt verwenden
Ein anderer Ansatz besteht darin, das PDF zuerst mit einem PDF in Word-Tool in Word zu konvertieren und dann die Tabelle von Word nach Excel zu kopieren. Word behält Tabellenränder und Zellstrukturen oft besser bei, als wenn man direkt zu Excel geht, und sobald die Tabelle in Word ist, können Sie sie vor dem Einfügen bereinigen.
So kopieren Sie eine Tabelle von Word nach Excel und behalten dabei die Zellstruktur bei: Wählen Sie die gesamte Tabelle in Word aus, kopieren Sie sie, klicken Sie in Excel auf eine leere Zelle und fügen Sie sie ein. Excel platziert jede Tabellenzelle in einer separaten Tabellenzelle und behält dabei das Zeilen- und Spaltenlayout bei.
Verwenden der in Excel integrierten Daten aus der PDF-Funktion
Microsoft Excel 2016 und spätere Versionen enthalten eine integrierte PDF-Importfunktion. Gehen Sie zu Daten > Daten abrufen > Aus Datei > Von PDF. Wählen Sie PDF aus, und Excel öffnet ein Navigatorfenster mit allen im Dokument erkannten Tabellen. Klicken Sie auf die gewünschte Tabelle und wählen Sie „Laden“, um sie direkt in ein Arbeitsblatt zu importieren.
Diese Methode eignet sich gut für einfache Tabellen in nativen PDFs. Komplexe mehrspaltige Layouts oder Tabellen mit zusammengeführten Kopfzellen müssen manchmal bereinigt werden, aber das Gesamtergebnis ist normalerweise sauberer als das Kopieren und Einfügen aus einem PDF-Viewer.
Bereinigen der Excel-Ausgabe
Unabhängig von der Methode sind nach der Konvertierung fast immer einige Bereinigungsschritte erforderlich. Überprüfen Sie, ob die Zahlenformatierung korrekt ist. Währungswerte werden manchmal mit angehängtem Symbol importiert, sodass ein Suchen-und-Ersetzen-Vorgang erforderlich ist, um es zu entfernen, bevor die Spalte in Berechnungen verwendet werden kann. Datumsspalten werden häufig als Text importiert und müssen neu formatiert werden.
Spaltenüberschriften, die sich über mehrere Zeilen im PDF erstrecken, werden manchmal unvorhersehbar zusammengebrochen oder geteilt. Ein kurzer Scan der ersten paar Zeilen anhand der ursprünglichen PDF bestätigt, dass alles korrekt gelandet ist, bevor Sie mit der Arbeit mit den Daten beginnen.
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