Für die Erstellung eines ausfüllbaren PDF – eines, in dem Empfänger auf Felder klicken und direkt Text eingeben können, anstatt sie auszudrucken und handschriftlich zu schreiben – war früher Acrobat Pro erforderlich. Das stimmt nicht mehr. Es gibt kostenlose Tools, die interaktive Formularfelder zu einem vorhandenen PDF hinzufügen, und einige, mit denen Sie eines von Grund auf erstellen können.
Was ein ausfüllbares PDF eigentlich ist
Ein ausfüllbares PDF verfügt über interaktive Formularfelder – Textfelder, Kontrollkästchen, Dropdown-Menüs, Optionsfelder –, die in das Dokument eingebettet sind. Wenn jemand es in einem beliebigen PDF-Viewer öffnet, kann er in diese Felder klicken und Werte eingeben oder auswählen. Die ausgefüllten Informationen werden beim Speichern der Datei gespeichert. Dies unterscheidet sich vom bloßen nachträglichen Hinzufügen von Textüberlagerungen. Die Felder sind Teil der PDF-Struktur und funktionieren für alle Betrachter konsistent.
Es ist wichtig zu wissen, dass einfache Textüberlagerungen – bei denen jemand das PDF öffnet und ein Textfeld an der Stelle platziert, an der er etwas eingeben muss – ein ähnliches Ergebnis erzielen können, ohne dass überhaupt Formularfelder vorhanden sind. Bei einem Formular, das intern von Personen verwendet wird, die mit den PDF-Tools vertraut sind, ist dieser Ansatz oft schneller als das Erstellen geeigneter Formularfelder. Korrekt ausfüllbare Felder sind wichtiger, wenn das Formular an Personen gesendet wird, die sich nicht damit auskennen, Textelemente manuell zu platzieren.
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Browserbasierte Formularerstellung
Mit dem PDF-Editor von WukongPDF können Sie Textfelder, Kontrollkästchen und andere Formularelemente zu einem vorhandenen PDF im Browser hinzufügen. Laden Sie das Dokument hoch, wechseln Sie in den Formularfeldmodus und klicken Sie auf die Stelle, an der Sie die einzelnen Felder platzieren möchten. Sie können Feldnamen und Standardwerte festlegen und festlegen, ob ein Feld erforderlich ist. Laden Sie das Ergebnis herunter und es ist ein voll funktionsfähiges, ausfüllbares PDF, das in Adobe Reader, Preview und den meisten anderen Viewern funktioniert.
Für ein einfaches Formular – ein paar Textfelder, vielleicht ein paar Kontrollkästchen – dauert das etwa zehn Minuten. Komplexere Formulare mit vielen Feldern, bedingter Logik (diesen Abschnitt nur anzeigen, wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist) oder berechneten Feldern erfordern eine spezielle Formularerstellungssoftware, aber diese Anforderungen sind für alltägliche Geschäftsformulare ungewöhnlich.
PDF-XChange Editor: Starkes kostenloses Kontingent unter Windows
Die kostenlose Version von PDF-XChange Editor umfasst Tools zur Erstellung von Formularfeldern, die leistungsfähiger sind als die meisten browserbasierten Optionen. Sie erhalten Textfelder, Kontrollkästchen, Optionsfelder, Dropdown-Listen, Listenfelder und Signaturfelder. Öffnen Sie das PDF, gehen Sie zur Symbolleiste „Formulare“, wählen Sie den gewünschten Feldtyp aus und zeichnen Sie ihn auf der Seite. Jedes Feld kann mit einem Namen, einer QuickInfo, einem Standardwert und einer Formatierung konfiguriert werden. Die kostenlose Version fügt den Seiten, auf denen Sie bestimmte kostenpflichtige Funktionen genutzt haben, ein Wasserzeichen hinzu, die Formularfelder selbst lösen dies jedoch nicht aus.
Ausgehend von einem Word-Dokument
Wenn Sie ein Formular von Grund auf neu erstellen, anstatt ein vorhandenes PDF ausfüllbar zu machen, erhalten Sie ein besseres Designerlebnis, wenn Sie in Word beginnen und die integrierten Formularsteuerelemente von Word (unter der Registerkarte „Entwickler“) verwenden. Sie können das visuelle Layout mit den Formatierungstools von Word erstellen, Formularfelder hinzufügen und nach PDF exportieren. Die interaktiven Felder werden beim Export auf das PDF übertragen, und am Ende erhalten Sie ein Dokument, das gut aussieht, weil es in einem geeigneten Textverarbeitungsprogramm erstellt wurde und nicht durch Klicken auf ein vorhandenes PDF.
So zeigen Sie die Registerkarte „Entwickler“ in Word an: Datei → Optionen → Menüband anpassen → „Entwickler“ aktivieren. Die Formularsteuerelemente befinden sich im Entwicklermenüband unter „Steuerelemente“. Verwenden Sie Inhaltssteuerelemente für Felder, die sowohl in Word als auch in PDF funktionieren, und testen Sie das exportierte PDF in Adobe Reader, um sicherzustellen, dass sich die Felder wie erwartet verhalten.
Testen vor dem Senden
Testen Sie ein ausfüllbares PDF immer in mindestens zwei verschiedenen Viewern, bevor Sie es verteilen. Felder, die in dem Browser-Tool funktionieren, mit dem Sie sie erstellt haben, verhalten sich in Adobe Reader, Preview oder mobilen Viewern manchmal anders. Häufige Probleme: Textfelder, die für die Schriftgröße zu klein sind, Kontrollkästchen, deren Status nicht gespeichert wird, und Felder, die auf dem Bildschirm erscheinen, aber nicht gedruckt werden. Eine kurze Testfüllung auf Ihrem eigenen Gerät vor dem Senden fängt diese ab, bevor sie zum Problem des Empfängers werden.
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