Ein ehemaliger Mitarbeiter hat eine Reihe von PDF-Dokumenten mit einem Passwort geschützt, bevor er das Unternehmen verließ. Die Dokumente sind für den laufenden Betrieb von entscheidender Bedeutung. Der Mitarbeiter hat das Passwort vor seiner Abreise nicht dokumentiert, und niemand sonst in der Organisation weiß, was es ist. Die Dateien können nicht bearbeitet, gedruckt oder kopiert werden, obwohl die Organisation Eigentümer der Dokumente ist und das gesetzliche Recht hat, sie zu verwenden. Dieses Szenario tritt überraschend häufig in Unternehmen, Regierungsbehörden und gemeinnützigen Organisationen auf und erzeugt ein Spannungsverhältnis zwischen dem technischen Schutz des PDF-Passworts und dem legitimen Bedürfnis der Organisation, auf ihre eigenen Dokumente zuzugreifen.
Unterscheidung zwischen den beiden Arten von PDF-Passwörtern
PDFs können zwei unabhängige Passwörter haben: ein offenes Passwort, das eingegeben werden muss, um das Dokument überhaupt anzuzeigen, und ein Besitzerpasswort, das die Berechtigungen zum Bearbeiten, Drucken und Kopieren steuert. Ein Dokument mit nur einem Besitzerkennwort kann von jedem geöffnet und angezeigt werden, bestimmte Aktionen sind jedoch eingeschränkt. Ein Dokument mit geöffnetem Passwort kann ohne Passwort überhaupt nicht angezeigt werden. Der Wiederherstellungsansatz unterscheidet sich erheblich, je nachdem, welcher Passworttyp verwendet wurde. Ein Eigentümerkennwort zum Schutz der Berechtigungen ist ein überschaubares Problem. Ein offenes Passwort, das jeglichen Zugriff blockiert, ist ein wesentlich schwierigeres Problem.
Wenn der ehemalige Mitarbeiter nur ein Eigentümerpasswort verwendet hat, ist der Inhalt des Dokuments zwar zugänglich, aber gegen Änderungen gesperrt. In diesem Fall kann die Organisation den Inhalt anzeigen und Problemumgehungen verwenden, z. B. das Drucken in eine neue PDF-Datei, wodurch eine uneingeschränkte Kopie erstellt wird, oder die Verwendung eines Tools zum Entsperren von PDFs, das die Einschränkungen durch das Eigentümerkennwort aufhebt. Wenn der ehemalige Mitarbeiter ein offenes Passwort verwendet hat, ist der Inhalt des Dokuments ohne das Passwort kryptografisch nicht zugänglich, und die Wiederherstellungsoptionen beschränken sich auf Versuche zur Passwortwiederherstellung, bei denen überprüft wird, ob die Organisation über Sicherungskopien von der Zeit vor der Anwendung des Passworts verfügt, oder um festzustellen, ob der Mitarbeiter ein Passwort verwendet hat, das möglicherweise von anderen Systemen wiederhergestellt werden kann.
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Zugriff wiederherstellen, wenn nur ein Besitzerkennwort angewendet wurde
Wenn nur das Besitzerpasswort unbekannt ist und das Dokument zur Ansicht geöffnet werden kann, ist der Wiederherstellungspfad unkompliziert. Drucken Sie das Dokument mit einem beliebigen PDF-Druckertreiber in ein neues PDF. Der Print-to-PDF-Prozess erstellt eine neue Datei mit demselben visuellen Inhalt, jedoch ohne Sicherheitseinschränkungen. Die neue Datei kann vollständig bearbeitet, gedruckt und kopiert werden. Text, der im Original auswählbar war, bleibt auch in der gedruckten Kopie auswählbar. Interaktive Elemente wie Formularfelder und digitale Signaturen überstehen den Druck-zu-PDF-Prozess möglicherweise nicht intakt, der sichtbare Inhalt und die Textebene bleiben jedoch erhalten.
Das Unlock PDF-Tool von WukongPDF kann Eigentümerkennwortbeschränkungen von Dokumenten entfernen, deren Inhalt zugänglich, die Berechtigungen jedoch gesperrt sind. Das Tool verarbeitet die Sicherheitsschicht des Dokuments und erstellt eine uneingeschränkte Kopie, ohne dass das ursprüngliche Eigentümerkennwort erforderlich ist. Dieser Ansatz ist schneller als das Drucken in PDF und bewahrt einen größeren Teil der internen Struktur des Dokuments, einschließlich Formularfeldern und Hyperlinks, die beim Drucken in PDF möglicherweise entfernt werden. Für Dokumente, die aufgrund von Druckbeschränkungen nicht als PDF gedruckt werden können, bietet das Entsperrtool den einzigen Weg zu einer uneingeschränkten Kopie ohne Wiederherstellung des Passworts.
Ansätze, wenn ein offenes Passwort jeden Zugriff blockiert
Wenn ein offenes Passwort verhindert, dass das Dokument überhaupt geöffnet werden kann, steht die Organisation vor einer kryptografischen Barriere. Der PDF-Inhalt wird mit einem vom Passwort abgeleiteten Schlüssel verschlüsselt. Ohne das Passwort ist die Brute-Force-Wiederherstellung die einzige technische Option. Die Durchführbarkeit einer Brute-Force-Wiederherstellung hängt vom verwendeten Verschlüsselungsalgorithmus ab. Mit RC4 verschlüsselte PDFs, die in älteren PDF-Versionen verwendet wurden, können je nach Passwortkomplexität mit handelsüblicher Hardware innerhalb von Stunden bis Tagen geknackt werden. Mit AES-256 verschlüsselte PDFs, die in PDF 2.0 verwendet werden, sind resistent gegen Brute-Force-Angriffe gegen sichere Passwörter und können praktisch nicht wiederhergestellt werden.
Bevor Sie in Tools oder Dienste zur Passwortwiederherstellung investieren, sollten Sie alle nichttechnischen Wiederherstellungsoptionen ausschöpfen. Prüfen Sie, ob der Mitarbeiter einen Passwort-Manager verwendet hat, auf den die IT-Abteilung zugreifen kann. Überprüfen Sie, ob das Passwort in Projektdateien, E-Mails oder freigegebenen Dokumenten dokumentiert wurde. Kontaktieren Sie den ehemaligen Mitarbeiter, wenn dies gesetzlich zulässig und praktisch möglich ist. Viele ehemalige Mitarbeiter sind auf professionelle Anfrage bereit, das Passwort preiszugeben, insbesondere wenn die Dokumente eindeutig Eigentum der Organisation sind und die Anfrage keine kontroversen Konsequenzen hat. Der Social-Engineering-Ansatz, einfach zu fragen, ist oft dort erfolgreich, wo die technische Wiederherstellung versagt.
Rechtliche und ethische Überlegungen beim Freischalten von organisatorischen PDFs
Das gesetzliche Recht auf Zugriff auf die eigenen Dokumente einer Organisation ist im Allgemeinen klar, die Zugriffsmethode ist jedoch von Bedeutung. Die Verwendung von Tools zur Passwortwiederherstellung für Dokumente, die Sie besitzen, ist rechtlich unproblematisch. Die Verwendung derselben Tools für von externen Parteien erhaltene Dokumente, bei denen das Passwort vom Absender verwendet und nicht an Sie weitergegeben wurde, verstößt möglicherweise gegen das Computer Fraud and Abuse Act oder gleichwertige Gesetze in anderen Gerichtsbarkeiten, selbst wenn Sie ein legitimes geschäftliches Bedürfnis haben, auf die Inhalte zuzugreifen. Bei extern passwortgeschützten Dokumenten empfiehlt es sich, den Absender zu kontaktieren und das Passwort oder eine uneingeschränkte Kopie anzufordern, und nicht den Versuch, das Passwort einseitig zu entfernen.
Zukünftigen Passwortverlust mit organisatorischer Schlüsselverwaltung verhindern
Das frühere Problem mit dem Passwort des Mitarbeiters ist im Grunde ein Fehler bei der Schlüsselverwaltung der Organisation und kein Technologiefehler. Das PDF-Passwortsystem funktionierte wie geplant und schützte das Dokument vor unbefugtem Zugriff. Der Fehler lag im Prozess der Organisation, sicherzustellen, dass die kryptografischen Schlüssel zum Schutz ihrer Vermögenswerte so hinterlegt wurden, dass sie personelle Veränderungen überdauerten. Um ein erneutes Auftreten zu verhindern, ist eine dokumentierte Schlüsselverwaltungsrichtlinie erforderlich, die für alle Dokumentkennwörter gilt, nicht nur für PDFs.
Die Richtlinie sollte vorschreiben, dass jedes auf ein Organisationsdokument angewendete Passwort in einem sicheren, zugriffskontrollierten Passwortverwaltungssystem aufgezeichnet wird, bevor das Dokument verwendet wird. Der Passwort-Manager sollte den rollenbasierten Zugriff unterstützen, sodass bestimmte Administratoren auf Dokumentpasswörter zugreifen können, auch wenn die Person, die das Passwort festgelegt hat, nicht verfügbar ist. Erwägen Sie bei hochwertigen Dokumenten die Verwendung zertifikatbasierter Sicherheit anstelle von Passwörtern. Die Zertifikatsicherheit kann so konfiguriert werden, dass Organisationsadministratoren über die privaten Schlüssel verfügen, die zum Ändern von Berechtigungen erforderlich sind, ohne dass sie Kenntnisse über ein von einem einzelnen Mitarbeiter festgelegtes Kennwort benötigen. Die Implementierung der PDF-Passwort-Verwaltungsinfrastruktur kostet weniger als die Geschäftsunterbrechung, die durch ein einzelnes unzugängliches kritisches Dokument verursacht wird.
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