Einige Dokumentenscanner und Multifunktionsdrucker wenden automatisch einen Passwortschutz oder Bearbeitungsbeschränkungen auf jedes von ihnen erstellte PDF an. Dies ist eine Standardsicherheitseinstellung, die von der IT-Abteilung oder dem Gerätehersteller konfiguriert wird. Wenn Sie eine gescannte PDF-Datei erhalten, die unerwartet nach einem Passwort fragt oder die Bearbeitung blockiert, wurde der Schutz wahrscheinlich nicht absichtlich von der Person angewendet, die das Dokument gescannt hat. PDF entsperren Tools können den vom Scanner angewendeten Schutz entfernen und das Dokument wieder normal und bearbeitbar verwenden.
Wichtige Erkenntnisse
Beim vom Scanner angewendeten PDF-Schutz handelt es sich in der Regel um ein Berechtigungskennwort, das das Bearbeiten, Drucken oder Kopieren einschränkt, und nicht um ein offenes Kennwort, das die Anzeige verhindert. Die meisten Scanner-Schutzfunktionen verwenden ein schwaches oder standardmäßiges Besitzerkennwort, das durch Entsperrtools entfernt werden kann. Der Entsperrvorgang dauert nur wenige Sekunden, sobald Sie die Art des angewendeten Schutzes identifiziert haben. Wenn der Scanner ein offenes Passwort verwendet, benötigen Sie das Passwort von der Person, die den Scanner bedient hat.
Warum Scanner PDFs schützen
Unternehmensscanner und Multifunktionsgeräte werden häufig von IT-Administratoren so konfiguriert, dass sie Standardsicherheitseinstellungen auf gescannte Dokumente anwenden. Der Grund dafür ist, dass gescannte Dokumente häufig vertrauliche Informationen wie Verträge, Personalakten oder Finanzdokumente enthalten und die standardmäßige Anwendung des Schutzes sicherer ist, als sich darauf zu verlassen, dass einzelne Benutzer daran denken, vertrauliche Scans zu schützen. Das Konfigurationsmenü des Scanners enthält einen Abschnitt mit Sicherheitsrichtlinien, in dem Administratoren das Standardkennwort und die Standardberechtigungen festlegen. Diese Einstellungen gelten für jeden Scanauftrag, es sei denn, der Benutzer am Scanner überschreibt sie, was die meisten Benutzer nicht wissen.
Der Schutz besteht normalerweise aus einem Berechtigungskennwort mit Einschränkungen beim Bearbeiten, Drucken und Kopieren. Das Standardkennwort des Scanners ist häufig auf einen einfachen, von der IT-Abteilung programmierten Wert festgelegt, z. B. den Namen der Organisation, die Modellnummer des Scanners oder einen allgemeinen Standardwert wie „admin“. oder „Passwort“. Dies macht es relativ einfach, den vom Scanner angewendeten Schutz zu entfernen, verglichen mit dem Schutz, der absichtlich von einem Benutzer angewendet wird, der ein sicheres Passwort gewählt hat.
Versuchen Sie es mit „PDF entsperren“.
Keine Installation erforderlich. Funktioniert direkt in Ihrem Browser.
So identifizieren und entfernen Sie den vom Scanner angewendeten Schutz
Sollte der Scanner während eines Scan-to-E-Mail-Vorgangs einen Schutz aktiviert haben, überprüfen Sie die E-Mail-Einstellungen des Scanners. Viele Scanner verfügen über separate Sicherheitsprofile für verschiedene Zustellungsmethoden. Das Scan-to-E-Mail-Profil bietet möglicherweise Schutz, während das Scan-to-Folder-Profil keinen Schutz bietet. Wenn Sie Zugriff auf den Scanner haben, kann der Schutz durch den Wechsel zu einer anderen Zustellungsmethode für dasselbe Dokument ohne Entsperrtool umgangen werden. Bitten Sie den Scannerbetreiber, zu versuchen, das Scannen auf ein USB-Laufwerk oder einen Netzwerkordner statt per E-Mail durchzuführen.
Öffnen Sie nach dem Entsperren der scannergeschützten PDF-Datei die Dokumenteigenschaften und vergewissern Sie sich, dass auf der Registerkarte „Sicherheit“ jetzt „Keine Sicherheit“ angezeigt wird. Wenn weiterhin Einschränkungen aufgeführt sind, war die Entsperrung unvollständig und das Dokument blockiert möglicherweise immer noch das Bearbeiten oder Kopieren. Einige Tools zum Entsperren entfernen das Passwort, lassen aber die Berechtigungsflags bestehen und erzeugen so ein Dokument, das ohne Passwort geöffnet werden kann, aber dennoch bestimmte Aktionen blockiert. Eine vollständige Entsperrung sollte keine Sicherheitsmethode und keine Einschränkungen in den Dokumenteigenschaften anzeigen.
Einige Scanner wenden zum Schutz den 40-Bit-RC4-Verschlüsselungsstandard an, einen älteren und schwächeren Verschlüsselungsalgorithmus. Entsperrungstools können den RC4-basierten Schutz fast sofort entfernen, da der Schlüsselraum klein genug für eine schnelle Brute-Force-Wiederherstellung ist. Neuere Scanner, die eine 128-Bit- oder 256-Bit-AES-Verschlüsselung verwenden, erfordern anspruchsvollere Ansätze, aber die von IT-Abteilungen gewählten Standardkennwörter sind oft so einfach, dass die wörterbuchbasierte Wiederherstellung innerhalb von Minuten gelingt.
Öffnen Sie das PDF in einem beliebigen Reader und überprüfen Sie die Dokumenteigenschaften. Wenn auf der Registerkarte „Sicherheit“ „Passwortsicherheit“ angezeigt wird, und listet Einschränkungen wie „Bearbeiten: Nicht zulässig“ auf. Das Dokument wird jedoch geöffnet, ohne nach einem Kennwort zu fragen. Der Schutz besteht nur aus einem Berechtigungskennwort. Dies ist der am häufigsten von Scannern angewendete Schutz. Verwenden Sie ein Entsperrtool, das speziell auf Berechtigungskennwörter abzielt. Laden Sie das gescannte PDF hoch, führen Sie den Entsperrvorgang aus und laden Sie die uneingeschränkte Version herunter. Die meisten Online-Entsperrtools verarbeiten vom Scanner angewendete Berechtigungskennwörter in wenigen Sekunden.
Wenn das Dokument zur Eingabe eines Kennworts zum Öffnen auffordert, hat der Scanner ein Öffnungskennwort angewendet. Dies ist weniger häufig, kommt aber in Hochsicherheitsumgebungen vor. Fragen Sie die Person, die den Scanner bedient hat, nach dem Passwort. Scanner-Bediener wissen oft nicht, dass das Passwort angewendet wurde, daher müssen Sie sich möglicherweise an die IT-Abteilung wenden, die den Scanner konfiguriert hat. Wenn die IT-Abteilung das Passwort nicht bereitstellen kann, kann das Dokument ohne spezielle Tools zur Passwortwiederherstellung, die nur bei schwachen Passwörtern oder Standardpasswörtern wirksam sind, möglicherweise nicht wiederhergestellt werden. Das Entsperrtool von WukongPDF entfernt vom Scanner angewendete Berechtigungsbeschränkungen und kann versuchen, einfache offene Passwörter wiederherzustellen, die häufig in Scanner-Standardkonfigurationen verwendet werden.
Verhindern von Scannerschutzproblemen
Dokumentieren Sie den Entsperrvorgang und teilen Sie ihn mit Kollegen, die scannergeschützte PDFs aus derselben Quelle erhalten. Eine einseitige Anleitung, die die gängigen Standardkennwörter für die Scannermodelle Ihres Unternehmens und die Schritte zum Entfernen des Schutzes auflistet, erspart jeder Person die eigenständige Suche nach der Lösung. Ein gemeinsam genutzter Wissensdatenbankartikel oder Team-Wiki-Eintrag verteilt diese Informationen effizient und reduziert die Anzahl der IT-Support-Tickets im Zusammenhang mit gesperrten gescannten Dokumenten.
Für Unternehmen, die große Mengen an Dokumenten scannen, können die Produktivitätskosten durch den Umgang mit unerwünschtem Schutz erheblich sein. Berechnen Sie die Zeit, die für das Entsperren gescannter PDFs über einen Monat aufgewendet wurde, und legen Sie diese Zahl der IT-Abteilung als Geschäftsszenario für die Änderung der Standardeinstellungen des Scanners vor. Ein Scanner, der täglich 50 Dokumente mit unerwünschtem Schutz schützt und deren Entsperrung jeweils 30 Sekunden dauert, kostet das Unternehmen über eine Stunde produktive Zeit pro Woche. Die meisten IT-Abteilungen werden die Einstellungen anpassen, sobald sie die Auswirkungen auf die Produktivität verstanden haben. Sobald die geschäftlichen Auswirkungen quantifiziert sind, reagieren die meisten IT-Abteilungen schnell und passen die Standardsicherheitskonfiguration an.
Wenn Sie die Konfiguration des Scanners nicht ändern können, notieren Sie sich die genaue Modellnummer des Scanners und suchen Sie online nach seinem Standardkennwort. Viele Scannerhersteller dokumentieren das werkseitige Standardkennwort in ihren Benutzerhandbüchern oder Wissensdatenbankartikeln. Das Standardkennwort ist häufig für alle Geräte desselben Modells gleich. Wenn Sie es kennen, können Sie gescannte PDFs entsperren, ohne ein Tool eines Drittanbieters verwenden zu müssen.
Wenn die Scanner Ihres Unternehmens unerwünschten Schutz auf PDFs anwenden, besteht die effektivste Lösung darin, die Standardsicherheitseinstellungen des Scanners zu ändern. Greifen Sie auf die Konfigurationsoberfläche des Scanners zu, normalerweise über einen Webbrowser, indem Sie die IP-Adresse des Scanners eingeben. Navigieren Sie zum Abschnitt „Sicherheit“ oder „PDF-Einstellungen“ und deaktivieren Sie entweder den Standardschutz oder ändern Sie ihn so, dass er nur dann angewendet wird, wenn der Benutzer sich ausdrücklich dafür entscheidet, ein Dokument zu schützen. Für diese Änderung ist Administratorzugriff auf den Scanner erforderlich, der möglicherweise bei der IT-Abteilung angefordert werden muss.
Für Benutzer, die Dokumente an gemeinsam genutzten oder öffentlichen Scannern scannen, bei denen sie die Konfiguration nicht ändern können, besteht eine Problemumgehung darin, in ein anderes Format als PDF zu scannen, z. B. JPEG oder TIFF, und die Bilddateien dann mit einem Tool, das keinen Schutz anwendet, in PDF zu konvertieren. Die Bild-zu-PDF-Konvertierung erzeugt ein ungeschütztes PDF. Der zusätzliche Konvertierungsschritt verlängert den Arbeitsablauf um eine Minute, umgeht jedoch die Sicherheitskonfiguration des Scanners vollständig.
Häufig gestellte Fragen
Was wäre, wenn der Scanner zusätzlich zum Schutz eine digitale Signatur anwendet? Die digitale Signatur ist unabhängig vom Passwortschutz. Das Entfernen des Passworts hat keinen Einfluss auf die Signatur. Wenn Sie das Dokument jedoch anschließend bearbeiten, wird die Signatur als ungültig angezeigt, da sich der Inhalt nach dem Signieren geändert hat. Wenn die Gültigkeit der Signatur wichtig ist, wenden Sie sich an den Urheber des Dokuments, um eine entsperrte, signierte Version anzufordern. Entsperren und bearbeiten Sie ein signiertes Dokument nicht, wenn die Signatur als Authentizitätsgarantie dient.
Was wäre, wenn der Scanner zusätzlich zum Passwortschutz eine digitale Signatur anwendet? Von Scannern angewendete digitale Signaturen sind in der Regel selbstsignierte Zertifikate, die vom Scanner selbst generiert werden, um die Echtheit von Dokumenten zu überprüfen und nicht, um den Zugriff einzuschränken. Das Aufheben des Passwortschutzes hat keine Auswirkungen auf die digitale Signatur. Wenn Sie das Dokument jedoch anschließend bearbeiten, wird die Signatur als ungültig angezeigt, da sich der Inhalt des Dokuments seit der Unterzeichnung geändert hat.
Ist es legal, eine scannergeschützte PDF-Datei zu entsperren, die ich von jemand anderem erhalten habe?
Wenn der Schutz automatisch vom Scanner und nicht absichtlich vom Absender angewendet wurde, ist die Aufhebung der Einschränkungen zur bestimmungsgemäßen Verwendung des Dokuments im Allgemeinen akzeptabel. Der Absender weiß wahrscheinlich nicht, dass das Dokument geschützt ist. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wenden Sie sich an den Absender und fragen Sie, ob er beabsichtigt, das Dokument einzuschränken. Wenn der Schutz absichtlich angewendet wurde und Sie nicht über die Berechtigung zum Ändern des Dokuments verfügen, verstößt die Aufhebung der Einschränkungen möglicherweise gegen die Nutzungsbedingungen.
Kann der vom Scanner angewendete Schutz die OCR-Verarbeitung beeinträchtigen?
Ja. Wenn der Scanner Berechtigungen angewendet hat, die eine Bearbeitung verhindern, kann die OCR-Software die erkannte Textebene möglicherweise nicht zur PDF-Datei hinzufügen, da das Dokument gegen Änderungen gesperrt ist. Entsperren Sie zuerst die PDF-Datei und führen Sie dann OCR für die ungeschützte Version aus. Die OCR-Textebene wird korrekt in das Dokument geschrieben, sobald die Berechtigungsbeschränkungen entfernt werden.
Warum schützt mein Scanner einige Scans, andere jedoch nicht?
Einige Scanner verfügen über profilbasierte Einstellungen, bei denen verschiedene Scanziele, wie E-Mail, Netzwerkordner und USB, unterschiedliche Sicherheitskonfigurationen haben. Ein per E-Mail gesendeter Scan ist möglicherweise geschützt, ein auf einem USB-Laufwerk gespeicherter Scan jedoch nicht. Überprüfen Sie die Profileinstellungen des Scanners, um die Inkonsistenz zu identifizieren und zu beheben.
Versuchen Sie es mit „PDF entsperren“.
Keine Installation erforderlich. Funktioniert direkt in Ihrem Browser.