Wann Sie ein PDF-Passwort entfernen sollten und wann nicht
Ein passwortgeschütztes PDF erfüllt einen Zweck. Es verhindert, dass Unbefugte das Dokument öffnen oder schränkt ein, was sie nach dem Öffnen damit tun können. Das Entfernen des Passworts aus einer PDF-Datei ist sinnvoll, wenn Sie der autorisierte Dokumenteigentümer sind, das Passwort kennen und den Schutz nicht mehr benötigen. Möglicherweise war das Dokument für eine bestimmte E-Mail-Übertragung passwortgeschützt und muss nun in einem freigegebenen Ordner gespeichert werden, wo das Passwort Kollegen den Zugriff darauf verwehren würde. Vielleicht haben Sie das Dokument mit einem Passwort erstellt und sind zu dem Schluss gekommen, dass der Inhalt eigentlich keinen Schutz benötigt.
Das Entfernen eines Passworts aus einer PDF-Datei, die Sie bereits öffnen können, ist ein unkomplizierter Vorgang, der in den meisten PDF-Bearbeitungstools verfügbar ist.
Das Speichern des Passworts in einem Passwort-Manager beim ersten Erhalt des Dokuments verhindert zukünftige Zugriffsprobleme.
Das Entfernen eines Passworts aus einer PDF-Datei, die Ihnen nicht gehört oder für die Sie keine Zugriffsberechtigung haben, ist eine ganz andere Sache. Es besteht ein Passwortschutz, um die Zugriffskontrollentscheidungen des Dokumenteneigentümers durchzusetzen. Das unbefugte Umgehen kann gegen die Rechte des Eigentümers, die Nutzungsrichtlinien Ihrer Organisation oder geltende Gesetze verstoßen. Bei den Anweisungen in diesem Artikel wird davon ausgegangen, dass Sie über legitimen Zugriff verfügen, das heißt, Sie kennen das aktuelle Passwort und haben das Recht, die Sicherheitseinstellungen des Dokuments zu ändern.
Der hier beschriebene Vorgang PDF entsperren entfernt den Passwortschutz von einem Dokument, das Sie bereits öffnen können. Wenn Sie eine PDF-Datei haben, die Sie nicht öffnen können, weil Sie nicht über das Passwort verfügen, ist das Entfernen des Passworts nicht der richtige Ansatz. Kontaktieren Sie den Eigentümer oder Absender des Dokuments und fordern Sie das Passwort an. Wenn das Passwort vergessen wurde, bieten einige PDF-Tools Funktionen zur Passwortwiederherstellung an, die versuchen, das Passwort mit verschiedenen Methoden zu finden. Hierbei handelt es sich jedoch um Wiederherstellungstools und nicht um Tools zum Entfernen. Sie versuchen herauszufinden, was das Passwort ist, und nicht den Schutz ohne Passwort zu umgehen.
Versuchen Sie es mit „PDF entsperren“.
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Entfernen des offenen Passworts aus einer PDF-Datei unter Windows und Mac
Öffnen Sie unter Windows die passwortgeschützte PDF-Datei in einem PDF-Editor, der Sicherheitsänderungen unterstützt. Geben Sie das Passwort ein, wenn Sie zum Öffnen des Dokuments aufgefordert werden. Gehen Sie zum Menü „Datei“, wählen Sie „Eigenschaften“ oder „Dokumenteigenschaften“ und suchen Sie die Registerkarte „Sicherheit“. Auf der Registerkarte „Sicherheit“ werden die aktuellen Sicherheitseinstellungen angezeigt, einschließlich der Angabe, ob ein offenes Kennwort oder ein Berechtigungskennwort festgelegt ist. Suchen Sie nach einer Option „Einstellungen ändern“, „Sicherheit entfernen“ oder einer ähnlichen Option. Wählen Sie es aus und lassen Sie die Passwortfelder leer, wenn Sie aufgefordert werden, ein neues Passwort festzulegen. Speichern Sie das Dokument. Der Passwortschutz wird entfernt und die PDF-Datei wird ab diesem Zeitpunkt ohne Aufforderung zur Eingabe eines Passworts geöffnet.
Auf dem Mac kann die integrierte Vorschauanwendung keine PDF-Passwörter entfernen, verschiedene kostenlose Mac-PDF-Tools können dies jedoch. PDF Expert und PDFpen unterstützen beide die Sicherheitsentfernung für Dokumente, für deren Öffnen Sie das Passwort haben. Öffnen Sie die PDF-Datei im Tool, geben Sie das Passwort ein und suchen Sie im Menü „Datei“ oder in den Dokumenteinstellungen nach einer Sicherheits- oder Dokumentberechtigungsoption. Wählen Sie die Option zum Entfernen der Sicherheit und zum Speichern des Dokuments.
WukongPDFs PDF-Passwort-Entfernungstool funktioniert in jedem Browser und auf jedem Betriebssystem. Laden Sie die passwortgeschützte PDF-Datei hoch, geben Sie bei Aufforderung das aktuelle Passwort ein und das Tool erstellt eine passwortfreie Version zum Download. Durch den browserbasierten Ansatz entfällt die Notwendigkeit, PDF-Software speziell zum Entfernen von Passwörtern zu installieren oder zu aktualisieren.
Überprüfen Sie nach dem Entfernen des Kennworts, ob der Vorgang erfolgreich war, indem Sie die PDF-Datei schließen und erneut öffnen. Es sollte direkt geöffnet werden, ohne dass Sie zur Eingabe eines Passworts aufgefordert werden. Wenn immer noch eine Meldung angezeigt wird, war die Entfernung des Passworts nicht wirksam und muss erneut versucht werden, möglicherweise mit einem anderen Tool oder unter Überprüfung, ob während des Entfernungsvorgangs das richtige Passwort eingegeben wurde.
Bearbeitungs- und Druckbeschränkungen entfernen, während das Dokument geöffnet bleibt
Einige PDFs haben zwei separate Passwörter: ein offenes Passwort, das den Zugriff auf das Dokument steuert, und ein Berechtigungspasswort, das steuert, was damit gemacht werden kann. Für ein Dokument, das ohne Kennwort geöffnet wird, das Drucken, Kopieren oder Bearbeiten jedoch einschränkt, ist nur ein Berechtigungskennwort festgelegt. Zum Aufheben dieser Einschränkungen ist das Berechtigungskennwort erforderlich, das sich von jedem offenen Kennwort unterscheiden kann.
Der Vorgang zum Entfernen von Berechtigungsbeschränkungen ähnelt dem Entfernen eines offenen Passworts. Öffnen Sie das Dokument in einem PDF-Editor, gehen Sie zu den Sicherheitseinstellungen und wählen Sie die Option zum Ändern oder Entfernen der Sicherheit. Wenn Sie nach dem aktuellen Passwort gefragt werden, geben Sie das Berechtigungspasswort ein, nicht das Öffnungspasswort. Wenn Sie nicht über das Berechtigungskennwort verfügen, können Sie die Einschränkungen nicht über die Sicherheitseinstellungen des Dokuments aufheben.
Einige PDF-Sicherheit-Tools können Berechtigungseinschränkungen ohne das Berechtigungskennwort entfernen, indem sie das Dokument über einen erneuten Export- oder Neuerstellungspfad verarbeiten, der eine neue PDF-Datei ohne die Einschränkungen des Originals erstellt. Bei diesem Ansatz wird weder das Passwort geknackt noch die Verschlüsselung umgangen. Es erstellt ein neues Dokument aus dem gerenderten Inhalt des Originals, ähnlich wie das Drucken des Dokuments in eine neue PDF-Datei. Das neue Dokument ist nicht eingeschränkt, aber alle Funktionen, die von der internen Struktur des Originaldokuments abhängen, wie Formularfelder, digitale Signaturen und eingebettete Metadaten, überleben den Neuerstellungsprozess möglicherweise nicht.
Was nach dem Entfernen des Passworts zu tun ist
Überlegen Sie nach dem Entfernen des Passwortschutzes, ob das Dokument in seinem neuen Kontext überhaupt Sicherheit benötigt. Das Passwort erfüllte bei der Erstellung des Dokuments einen Zweck. Wenn dieser Zweck nicht mehr gegeben ist, ist ein ungeschütztes PDF angebracht. Wenn das Dokument immer noch vertrauliche Informationen enthält, aber an einem bestimmten Ort ohne Passwort zugänglich sein muss, sollten Sie in Erwägung ziehen, den Ort und nicht die Datei zu sichern. Ein freigegebener Ordner, dessen Zugriff auf autorisierte Benutzer beschränkt ist, bietet Sicherheit auf Dokumentebene ohne Kennwörter pro Datei.
Benennen Sie die ungeschützte Version der PDF-Datei um, um sie vom passwortgeschützten Original zu unterscheiden. Das Anhängen von -Unprotected oder -NoPassword an den Dateinamen macht deutlich, um welche Version es sich handelt, und verhindert die Verwechslung, die durch zwei Dateien mit demselben Namen, aber unterschiedlichen Sicherheitseigenschaften entsteht. Bewahren Sie das passwortgeschützte Original an einem separaten Ort auf und nutzen Sie die ungeschützte Version für den täglichen Zugriff.
Überprüfen Sie bei Dokumenten, die nach der Passwortentfernung verteilt werden, dass die Entfernung vollständig war, indem Sie die Datei auf einem anderen Gerät oder in einem anderen PDF-Viewer testen. Eine PDF-Datei, die auf dem Computer, auf dem das Kennwort entfernt wurde, ohne Aufforderung geöffnet wird, kann auf einem anderen Computer dennoch auffordern, wenn die Entfernung nicht vollständig durchgeführt wurde. Beim Testen auf einem zweiten Gerät wird eine unvollständige Passwortentfernung erkannt, bevor das Dokument an Empfänger verteilt wird, die durch den verbleibenden Schutz blockiert würden.
WukongPDFs PDF-Sicherheit-Tools umfassen Passwortverwaltungsfunktionen, die sowohl das Hinzufügen als auch das Entfernen des Schutzes für PDFs verwalten. Der Entfernungsprozess bewahrt die Qualität und den Inhalt des Dokuments und eliminiert gleichzeitig die Passwortabfrage. Dadurch entsteht ein Standard-PDF, das in jedem Viewer normal geöffnet werden kann.
Für Unternehmen, die große Sammlungen passwortgeschützter PDFs verwalten, ist die sichere Aufzeichnung aller Dokumentkennwörter genauso wichtig wie die Dokumente selbst. Ein für die Teamnutzung konzipierter Passwort-Manager kann PDF-Passwörter neben den Dokumentspeicherorten speichern, mit Zugriffskontrollen, die einschränken, wer Passwörter abrufen kann. Wenn ein Teammitglied die Organisation verlässt, wird ihm der Zugriff auf den Passwort-Manager entzogen, die Passwörter bleiben jedoch für autorisierte Teammitglieder zugänglich, die die geschützten Dokumente öffnen oder ändern müssen.
Die Dateigröße einer PDF-Datei kann nach dem Entfernen des Passworts leicht abnehmen, da der Verschlüsselungsaufwand entfällt. Die Verschlüsselung, die das Dokument schützt, fügt dem Dateikopf eine kleine Datenmenge hinzu und verpackt den Dokumentinhalt in einen verschlüsselten Container. Durch das Entfernen des Schutzes wird diese Verschlüsselungsschicht entfernt, wodurch die Dateigröße je nach verwendeter Verschlüsselungsmethode um einige Kilobyte bis einige hundert Kilobyte reduziert werden kann. Diese Größenreduzierung ist normalerweise vernachlässigbar, aber ein normales Ergebnis des Kennwortentfernungsprozesses und kein Hinweis darauf, dass Dokumentinhalte verloren gegangen oder geändert wurden.
Nachdem Sie den Passwortschutz entfernt haben, testen Sie das Dokument gründlich, bevor Sie es verteilen. Öffnen Sie es auf einem anderen Gerät oder in einem anderen PDF-Viewer. Stellen Sie sicher, dass alle Seiten korrekt angezeigt werden. Bestätigen Sie, dass das Dokument gedruckt werden kann. Überprüfen Sie, ob Text ausgewählt und kopiert werden kann, wenn diese Vorgänge zuvor eingeschränkt waren. Ein Dokument, das alle diese Tests auf einem zweiten Gerät besteht, gilt als völlig ungeschützt und kann von jedem Empfänger normal verwendet werden.
Wenn Sie regelmäßig passwortgeschützte PDFs vom selben Absender erhalten, beispielsweise monatliche Kontoauszüge oder wiederkehrende Kundenberichte, fragen Sie den Absender, ob er nach Bestätigung der ersten sicheren Zustellung eine ungeschützte Version für Ihre Unterlagen bereitstellen kann. Viele Organisationen wenden standardmäßig einen Passwortschutz für alle ausgehenden PDFs an, sind jedoch bereit, Empfängern entgegenzukommen, die ungeschützte Dokumente für ihre interne Verwendung bevorzugen. Durch diese Konversation entfällt oft die wiederkehrende Notwendigkeit, Passwörter aus Dokumenten zu entfernen, die keinen fortlaufenden Schutz erfordern.
Der einfachste Weg, um sicherzustellen, dass Sie nie den Zugriff auf eine passwortgeschützte PDF-Datei verlieren, besteht darin, das Passwort sofort nach Erhalt oder Erstellung des Dokuments zu speichern, bevor Sie es ein zweites Mal öffnen müssen. Passwort-Manager machen dies mühelos, indem sie anbieten, Passwörter bei der Eingabe zu speichern. Wenn Sie eine passwortgeschützte PDF-Datei erhalten und das Passwort in Ihren PDF-Reader eingeben, nehmen Sie sich die Zeit, das Passwort in Ihrem Passwort-Manager zu speichern. Monate später, wenn Sie das Dokument erneut öffnen oder den Schutz entfernen müssen, befindet sich das Passwort genau dort, wo Sie es erwarten.
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