Eine PDF-Überschrift zum Gericht enthält mehr als den sichtbaren Inhalt ihrer Seiten. Es trägt den Namen des Autors, der den konkreten Anwalt identifizieren kann, der es verfasst hat. Ein Erstellungsdatum, aus dem genau hervorgeht, wann das Dokument erstellt wurde. Ein Änderungsverlauf, der alle während der Vorbereitung vorgenommenen Änderungen zeigt. Software-Identifikatoren, die offenlegen, welche Tools verwendet wurden. Möglicherweise Kommentare, Revisionsmarkierungen oder eingebettete Dateipfade, die auf interne Netzwerkspeicherorte verweisen. Bei normaler Anzeige des Dokuments sind keine dieser Metadaten sichtbar. Alles ist für jeden zugänglich, der weiß, wie man die Dokumenteigenschaften öffnet. Im juristischen Kontext können Metadaten das Arbeitsprodukt des Anwalts, die interne Strategie oder vertrauliche Kommunikation offenbaren, zu deren Schutz das sichtbare Dokument sorgfältig verfasst wurde.
Das Bereinigen von Metadaten aus einer PDF-Datei vor der gerichtlichen Einreichung ist in vielen Gerichtsbarkeiten ein obligatorischer Schritt und in allen eine bewährte Vorgehensweise. Durch den Bereinigungsprozess werden versteckte Daten entfernt, die die Vertraulichkeit des Mandanten gefährden, die Prozessstrategie offenlegen oder gegen Gerichtsregeln zur elektronischen Einreichung verstoßen könnten. In dieser Anleitung erfahren Sie, was entfernt werden muss und wie Sie überprüfen können, ob die Reinigung abgeschlossen ist.
Nach Angaben des Verwaltungsbüros der US-Gerichte waren Metadaten in elektronisch eingereichten Dokumenten Gegenstand mehrerer Gerichtsbeschlüsse, die von Anwälten verlangten, sicherzustellen, dass versteckte Daten vor der Einreichung entfernt werden (US-Gerichte, „Anforderungen an die elektronische Einreichung“, 2024).
Metadatenfelder, die vor der gerichtlichen Einreichung überprüft werden müssen
| Metadatenfeld | Was es verrät | Empfohlene Maßnahme |
|---|---|---|
| Autor | Der Name der Person, die das Dokument erstellt oder zuletzt bearbeitet hat. Kann bestimmte Anwälte oder Mitarbeiter identifizieren | Ersetzen Sie es durch den Namen der Anwaltskanzlei oder des eingetragenen Anwalts. Entfernen Sie einzelne Notensystemnamen |
| Schöpfer / Produzent | Die Softwareanwendung, die das PDF erstellt hat. Zeigt die bei der Dokumentenvorbereitung verwendeten Tools | Im Allgemeinen akzeptabel, zu gehen. Kann relevant sein, wenn das Gericht eine spezielle Software zur PDF-Erstellung benötigt |
| Erstellungs- und Änderungsdaten | Zeitstempel, die zeigen, wann das Dokument zum ersten Mal erstellt und zuletzt geändert wurde. Zeigt den Zeitplan für die Vorbereitung an | Im Allgemeinen akzeptabel, zu gehen. Der Anmeldetag ist eine Frage der Gerichtsakten. Änderungstermine können kurzfristige Änderungen offenbaren |
| Betreff und Schlüsselwörter | Beschreibende Metadaten, die interne Projektcodes, Kundennamen oder Fallstrategiebezeichnungen enthalten können | Entfernen oder ersetzen Sie es nur durch die Fallnummer und den Dokumenttitel. Beziehen Sie keine interne Kategorisierung ein |
| Kommentare und Revisionsverlauf | Interne Kommentare, Verfolgung des Änderungsverlaufs und im Dokument eingebettete Notizen des Prüfers | Muss komplett entfernt werden. Kommentare und der Revisionsverlauf sind die häufigste Quelle für die unbeabsichtigte Offenlegung von Metadaten |
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Verwendung browserbasierter Metadaten-Bereinigungstools
Laden Sie die PDF-Datei in ein browserbasiertes Tool hoch, das eine Metadatenbereinigung oder -bereinigung bietet. Das Tool durchsucht das Dokument nach versteckten Daten und zeigt eine Liste der gefundenen Daten an. Überprüfen Sie die Liste und wählen Sie die zu entfernenden Elemente aus. Entfernen Sie mindestens Autorennamen, Betreff und Schlüsselwörter, Kommentare und Revisionsverlauf. Führen Sie den Reinigungsvorgang aus und laden Sie die bereinigte Datei herunter. Öffnen Sie die bereinigte Datei und überprüfen Sie dies, indem Sie die Dokumenteigenschaften überprüfen. Jedes Feld, das Sie entfernen möchten, sollte leer sein oder durch den von Ihnen angegebenen Wert ersetzt werden.
WukongPDF verarbeitet PDFs und unterstützt die Überprüfung von Metadaten. Der PDF-Sicherheit-Metadatenbereinigungsschritt sollte der letzte Vorgang vor der Ablage sein und durchgeführt werden, nachdem alle Inhaltsbearbeitungen und Formatierungsanpassungen abgeschlossen sind.
Überprüfen, ob die Metadatenbereinigung abgeschlossen ist
Öffnen Sie nach der Bereinigung die PDF-Datei in einem Reader, der die vollständigen Dokumenteigenschaften anzeigt. Überprüfen Sie jedes Metadatenfeld. Vergewissern Sie sich, dass die Felder „Autor“, „Betreff“ und „Schlüsselwort“ leer sind oder nur die Informationen enthalten, die Sie absichtlich dort platziert haben. Durchsuchen Sie das Dokument nach Text, der entfernt werden sollte. Die Verifizierung dauert zwei Minuten und ist die letzte Prüfung vor der Einreichung. Ein Problem stellt die Offenlegung von Metadaten dar, die von einem gegnerischen Anwalt entdeckt wurden. Eine Offenlegung von Metadaten, die Sie vor der Einreichung erfasst und behoben haben, ist nicht der Fall.
Der PDF Legal-Standard für Metadaten in Gerichtsakten besagt, dass das Dokument keine versteckten Informationen enthalten sollte, die über das hinausgehen, was auf den gedruckten Seiten sichtbar ist. Der Metadatenbereinigungsprozess stellt die Einhaltung dieses Standards sicher.
Schwärzung und Metadatenbereinigung: Zwei separate Schritte
Durch die Schwärzung werden sichtbare Inhalte von Seiten entfernt. Durch die Metadatenbereinigung werden verborgene Daten aus der Dokumentstruktur entfernt. Beides muss vor der gerichtlichen Einreichung in der richtigen Reihenfolge durchgeführt werden. Zuerst redigieren. Wenn die Schwärzung abgeschlossen und überprüft ist, bereinigen Sie die Metadaten. Der Reinigungsschritt entfernt möglicherweise Informationen über den Schwärzungsprozess selbst, was akzeptabel ist.
Führen Sie nach beiden Schritten eine abschließende Überprüfung durch. Stellen Sie sicher, dass der redigierte Inhalt entfernt wurde und die Metadatenfelder sauber sind. Der PDF Legal-Standard für Gerichtsakten verlangt, dass sowohl sichtbare als auch verborgene Informationen ordnungsgemäß verwaltet werden. Keiner der Schritte allein reicht aus.
Metadatenbereinigung für elektronisch abgelegte Dokumente mit Exponaten
Eine Gerichtsakte umfasst häufig ein Hauptdokument und mehrere Beweisstücke. Die Metadaten jeder Datei im Ablagepaket müssen bereinigt werden. Das Hauptdokument erhält die meiste Aufmerksamkeit, da es den Hauptinhalt enthält. Die Exponate sind leichter zu übersehen, da es sich um Belegdokumente handelt. Eine Metadatenoffenlegung in einem Exponat ist ebenso problematisch wie eine in der Hauptakte.
Verarbeiten Sie alle Dateien im Ablagepaket über denselben Metadaten-Bereinigungs-Workflow. Überprüfen Sie nach der Bereinigung jede Datei, nicht nur das Hauptdokument. Der Metadatenstandard PDF Legal gilt für die gesamte Archivierung und nicht selektiv für das sichtbarste Dokument.
Erstellen einer Checkliste zur Metadatenbereinigung für wiederkehrende Einreichungen
Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen, die regelmäßig Dokumente einreichen, profitieren von einer Checkliste zur Metadatenbereinigung. Die Checkliste listet jedes zu überprüfende Feld, die zulässigen Werte für jedes Feld und die Überprüfungsschritte auf. Gehen Sie vor jeder Einreichung die Checkliste durch. Die Checkliste standardisiert den Bereinigungsprozess und stellt sicher, dass bei der Erstellung von Unterlagen unter Termindruck kein Feld übersehen wird.
Die Metadaten-Checkliste PDF-Sicherheit sollte ein lebendiges Dokument sein. Wenn ein Gericht neue Leitlinien zu Metadaten in elektronischen Einreichungen herausgibt, aktualisieren Sie die Checkliste. Wenn ein neues Metadatenfeld durch eine aktualisierte PDF-Erstellungssoftware eingeführt wird, fügen Sie es der Checkliste hinzu. Die Checkliste entwickelt sich mit den Anmeldeanforderungen weiter.
Umgang mit Metadaten in von Dritten erhaltenen Dokumenten
Eine Einreichung kann Dokumente umfassen, die von Mandanten, gegnerischen Anwälten, Sachverständigen oder Regierungsbehörden erhalten wurden. Diese Dokumente enthalten ihre eigenen Metadaten von ihren ursprünglichen Erstellern. Sie sind dafür verantwortlich, Metadaten aus jedem von Ihnen abgelegten Dokument zu bereinigen, auch aus solchen, die Sie nicht erstellt haben. Die Metadaten in einem Dokument Dritter können Informationen enthalten, die der Dritte nicht mit dem Gericht teilen wollte.
Verarbeiten Sie Dokumente von Drittanbietern mit demselben Metadatenbereinigungs-Workflow wie Ihre eigenen. Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie nicht für seine Metadaten verantwortlich sind, weil Sie das Dokument nicht erstellt haben. Die PDF Legal Verpflichtung zur Einreichung sauberer Dokumente erstreckt sich auf jedes Dokument in Ihrer Einreichung, unabhängig von der Herkunft.
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