Eine PDF-Datei, die auf der sichtbaren Seitenoberfläche vollkommen sauber erscheint, kann versteckte Daten enthalten, die weit mehr verraten, als Sie mitteilen möchten. In den Dokumenteigenschaften werden möglicherweise stillschweigend der vollständige Name des ursprünglichen Autors, der unternehmensinterne Netzwerkpfad, in dem die Datei erstellt wurde, mit Servernamen und Ordnerstrukturen sowie ein vollständiger Revisionsverlauf aufgeführt, der jede Bearbeitungssitzung während des Entwurfsprozesses anzeigt. Kommentare und Anmerkungen aus mehreren internen Überprüfungsrunden können hinter einem ausgeblendeten Bereich ausgeblendet werden, den der Empfänger mit einem Klick erweitern kann. Gelöschte Inhalte aus früheren Entwurfsversionen sind möglicherweise noch in der Dateistruktur als verwaiste Objekte vorhanden, die mit speziellen Extraktionstools wiederhergestellt werden können. Durch das Teilen der sichtbaren Seiten wird auch alles geteilt, was an der Oberfläche unsichtbar ist.
Was Sie auf der gerenderten Seite sehen können, ist nicht alles, was die Datei enthält. Versteckte Daten sind das PDF-Äquivalent zu nachverfolgten Änderungen, Dokumenteigenschaften und Versionsverlauf in einer Word-Datei. Sie sind bei der normalen Anzeige völlig unsichtbar, können aber von jedem Empfänger extrahiert werden, der weiß, wo er suchen und welche Bereiche er erweitern muss.
Das Entfernen versteckter Daten durch PDF-Redaktion und Dokumentbereinigung bedeutet, dass Metadatenfelder, Kommentare von Prüfern, versteckte Ebenen, frühere Dokumentrevisionen, Dateianhänge und alle Datenelemente, die nicht Teil des sichtbaren Seiteninhalts sind, den der Empfänger ausdrücklich sehen soll, systematisch identifiziert und dauerhaft gelöscht werden. Die PDF-Sicherheit-Tools von WukongPDF unterstützen eine umfassende Dokumentenbereinigung, und der folgende Prozess stellt sicher, dass das, was der Empfänger auf der Seite sieht, absolut alles ist, was er bekommt.
Welche Arten versteckter Daten lauern typischerweise in PDFs?
Dokumentmetadaten, die im Informationswörterbuch der PDF-Datei auf Dateiebene gespeichert sind, umfassen Felder, von denen viele Autoren gar nicht wissen, dass sie ausgefüllt sind: der ursprüngliche Autorenname, wie er in der erstellenden Anwendung konfiguriert wurde, die Felder Titel, Betreff und Schlüsselwörter des Dokuments, Datum und Uhrzeit der Erstellung, Datum und Uhrzeit der letzten Änderung sowie Name und Version der Softwareanwendung, die die Datei generiert hat. Diese Metadaten sind für jeden Empfänger sichtbar, der das Dialogfeld „Dokumenteigenschaften“ öffnet (ein Zwei-Klick-Vorgang). Kommentare, Haftnotizen, Textanmerkungen und Zeichnungsmarkierungen, die während der gemeinsamen Überprüfung hinzugefügt werden, können hinter einem reduzierten Kommentarbereich in der Viewer-Benutzeroberfläche verborgen sein, bleiben aber in der Datei vollständig vorhanden und können durch Erweitern des Bereichs sofort angezeigt werden.
Weitaus gefährlicher ist, dass in das PDF eingebettete Dateianhänge möglicherweise das ursprüngliche bearbeitbare Quelldokument, unterstützende Tabellenkalkulationen mit internen Daten oder Referenzmaterialien enthalten, die nie für die externe Verteilung gedacht waren, sondern während des Entwurfsprozesses zur internen Vereinfachung angehängt wurden. Frühere Überarbeitungen und gelöschte Inhalte können in einer PDF-Datei, die inkrementell gespeichert und nicht vollständig neu geschrieben wurde, bestehen bleiben. Das inkrementelle Speichern, bei dem Änderungen an das Ende der vorhandenen Datei angehängt werden, anstatt die gesamte Struktur von Grund auf neu aufzubauen, ist für den Benutzer schneller, behält jedoch jeden vorherigen Status des Dokuments in der Datei bei. Verborgene Ebenen, die besonders häufig in PDFs vorkommen, die aus CAD-Anwendungen, GIS-Software und Adobe Illustrator exportiert werden, können Datenebenen enthalten, die für die aktuelle Ansicht deaktiviert waren, aber in der Datei weiterhin vollständig vorhanden und wiederherstellbar sind.
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Verwenden des Sanitize Document Tools von Acrobat für eine umfassende Bereinigung
Adobe Acrobat Pro verfügt über eine spezielle Funktion zum Bereinigen von Dokumenten, die sich in den Werkzeugmenüs „Schützen“ oder „Schwärzen“ befindet und einen gründlichen mehrstufigen Bereinigungsvorgang durchführt. Bei der Ausführung werden alle Metadatenfelder aus dem Dokumentinformationswörterbuch entfernt, alle Kommentare, Anmerkungen und Haftnotizen dauerhaft von jeder Seite gelöscht, alle ausgeblendeten Ebenen und ausgeblendeten Seiteninhaltsobjekte verworfen, alle Dateianhänge aus der eingebetteten Dateisammlung des Dokuments entfernt, alle eingebetteten Suchindizes gelöscht, sämtlicher JavaScript-Code und alle interaktiven Aktionen entfernt und alle Skripts auf Dokumentebene entfernt. Nach Abschluss der Bereinigung enthält die Datei nur den sichtbaren Seiteninhalt, den der Leser bei normaler Anzeige sehen würde.
„Dokument bereinigen“ ist ein Ein-Klick-Vorgang, der jedoch innerhalb der aktuellen Bearbeitungssitzung vollständig irreversibel ist. Der Vorgang verändert die Datei destruktiv und die entfernten Daten können nicht wiederhergestellt werden. Führen Sie die Bereinigung stets auf einer Kopie der Originaldatei durch und bewahren Sie so das nicht bereinigte Original mit seinen vollständigen Metadaten, Kommentaren und Anhängen für Ihre internen Aufzeichnungen und zukünftige Bearbeitungsanforderungen auf. Die bereinigte Kopie ist das, was Sie extern mit Empfängern teilen, die nur den endgültigen sichtbaren Inhalt sehen sollen. Das Original ist das, was Sie intern für Ihre laufende Arbeit behalten.
Überprüfen, dass keine versteckten Daten den Bereinigungsprozess überlebt haben
Überprüfen Sie nach dem Ausführen der Bereinigung methodisch, ob die Bereinigung abgeschlossen wurde, indem Sie jeden Ort überprüfen, an dem versteckte Daten überleben könnten. Öffnen Sie die bereinigte Kopie und überprüfen Sie die Dokumenteigenschaften. Stellen Sie sicher, dass jedes Metadatenfeld entweder leer ist oder nur Werte enthält, die Sie nach der Bereinigung absichtlich festgelegt haben. Öffnen Sie das Kommentarfeld und vergewissern Sie sich, dass es vollständig leer ist und keine ausgeblendeten oder minimierten Kommentarthreads enthält. Überprüfen Sie das Bedienfeld „Anhänge“ auf verbleibende eingebettete Dateien. Verwenden Sie die Suchfunktion, um nach Textzeichenfolgen zu suchen, von denen Sie wissen, dass sie in Kommentaren, gelöschten Inhalten oder ausgeblendeten Ebenen vorkommen, und bestätigen Sie, dass die Suche keine Ergebnisse liefert.
Führen Sie bei hochsensiblen Dokumenten eine zusätzliche Überprüfung auf Binärebene durch. Öffnen Sie die bereinigte PDF-Datei in einem Nur-Text-Editor oder einem Hex-Editor, der die Rohdaten der Datei auf Byte-Ebene anzeigt. Durchsuchen Sie den Inhalt der Rohdatei nach Textzeichenfolgen, von denen Sie wissen, dass sie in den ursprünglichen Metadaten oder Kommentaren vorhanden waren, nach internen Projektcodenamen, Firmenserverpfaden und den Namen einzelner Prüfer. Das Auffinden einer dieser Zeichenfolgen in den rohen Binärdaten der bereinigten Datei weist darauf hin, dass der Bereinigungsprozess unvollständig war und die verborgenen Daten den Bereinigungsversuch in einer Form überstanden haben, die anspruchsvolle Empfänger möglicherweise wiederherstellen könnten.
| Versteckter Datentyp | Wo es sich versteckt | So entfernen Sie |
|---|---|---|
| Dokumentmetadaten | Datei, Eigenschaftendialog | Dokument bereinigen oder jedes Metadatenfeld manuell löschen |
| Kommentare und Anmerkungen | Kommentarbereich (möglicherweise ausgeblendet) | Entfernen Sie alle Kommentare, bevor Sie die Bereinigung durchführen |
| Frühere Überarbeitungen | Inkrementelles Speichern von Daten in der Dateistruktur | Speichern unter, um die gesamte Datei neu zu schreiben; Verwenden Sie Sanitize Document |
| Verborgene Schichten | Ebenenbedienfeld | Verborgene Schichten während des Desinfektionsprozesses entsorgen |
| Dateianhänge | Bereich „Anhänge“. | Löschen Sie Anhänge vor der Bereinigung manuell |
Erstellen einer Pre-Share-Desinfektions-Checkliste
Bevor eine PDF-Datei mit geschäftsrelevanten Inhalten Ihr Unternehmen verlässt, führen Sie eine standardisierte zweiminütige Checkliste vor der Freigabe durch: Öffnen Sie die Dokumenteigenschaften und überprüfen Sie jedes Metadatenfeld manuell, öffnen Sie das Kommentarfeld und bestätigen Sie visuell, dass es leer ist, scrollen Sie durch jede Seite, um sicherzustellen, dass keine internen Anmerkungen, Prüfermarkierungen oder Entwurfswasserzeichen sichtbar sind, und stellen Sie sicher, dass der sichtbare Seiteninhalt genau und nur das ist, was der externe Empfänger sehen soll. Die disziplinierte Anwendung dieser kurzen Checkliste erfasst die häufigsten versteckten Datenlecks und nimmt deutlich weniger Zeit in Anspruch als die Beantwortung der Folgefragen, wie der Empfänger den internen Projektcodenamen oder die gelöschte Finanzprognose entdeckt hat.
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