Ein Kontoauszug im PDF-Format enthält Kontonummern und Bankleitzahlen, die einem Kreditgeber für einen Kreditantrag mitgeteilt werden müssen. Der Kreditgeber muss den Transaktionsverlauf und den Kontostand einsehen, hat aber keinen legitimen Bedarf an den vollständigen Kontonummern. Eine Kreditorenrechnung enthält Zahlungsdetails, die die Kreditorenbuchhaltung benötigt, aber die Bankinformationen sollten nicht für jede Person sichtbar sein, die die Rechnung während der Genehmigung bearbeitet. Diese Dokumente erfordern eine selektive Schwärzung: das Entfernen bestimmter Zahlenmuster, während der umgebende Inhalt intakt bleibt.
Das Schwärzen von Bankkonto- und Bankleitzahlen aus einem PDF ist ein Präzisionsvorgang. Die Schwärzung muss die genauen Ziffern der Kontonummer abdecken, ohne den angrenzenden Text zu verdecken. Es muss dauerhaft sein und die Zahlen aus der PDF-Struktur entfernen, damit sie nicht wiederhergestellt werden können. Und es muss überprüfbar sein, damit Sie sicherstellen können, dass kein Fragment der Kontonummer übrig bleibt. Dieser Leitfaden behandelt den Arbeitsablauf für die Schwärzung von Finanznummern.
Die PDF-Redaktion von Finanzdaten erfordert mehr Präzision als die allgemeine Textredaktion. Ein falsch ausgerichtetes Schwärzungsfeld, das eine einzelne Ziffer sichtbar lässt, ist fehlgeschlagen. Eine Schwärzung, die zu viel abdeckt, entfernt den Kontext, den der Empfänger benötigt.
Identifizieren von Konto- und Bankleitzahlen in PDFs
Bankkontonummern folgen vorhersehbaren Mustern, die Ihnen helfen, sie zur Schwärzung zu finden. US-Bankkontonummern bestehen in der Regel aus 8 bis 12 Ziffern. Routing-Nummern bestehen aus genau 9 Ziffern. Sie erscheinen häufig neben dem Banknamen, in der Kopfzeile eines Kontoauszugs oder im Abschnitt mit den Zahlungsdetails einer Rechnung. Suchen Sie zunächst im PDF nach dem Namen der Bank. Die Konto- und Bankleitzahlen befinden sich normalerweise in der Nähe. Suchen Sie nach dem Wort „Konto“. oder „Routing“ um beschriftete Nummern zu finden. Suchen Sie nach Ziffernmustern, die der erwarteten Länge entsprechen.
Der Identifizierungsschritt PDF-Redaktion sollte methodisch sein. Suchen Sie alle Vorkommen der Zielnummern, bevor Sie sie schwärzen. Bei einem Schwärzungsdurchlauf, bei dem ein Vorkommen übersehen wird, bleiben die Finanzdaten offen.
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Mit Präzision redigieren
| Methode | Wie es funktioniert | Am besten für |
|---|---|---|
| Suchen und redigieren | Verwenden Sie die Suchfunktion des PDF-Readers, um jede Instanz der Zielnummer zu finden, und wenden Sie dann die Schwärzung auf jedes Suchergebnis einzeln an | Dokumente, in denen die Kontonummern an vorhersehbaren Stellen erscheinen, die durch die Suche zuverlässig gefunden werden können |
| Musterbasierte Redaktion | Einige Schwärzungstools können Muster, die mit Kontonummernformaten übereinstimmen, automatisch im gesamten Dokument identifizieren und schwärzen | Dokumente mit mehreren Kontonummern oder bei denen Nummern an unvorhersehbaren Stellen erscheinen |
| Manuelle Sichtprüfung | Scrollen Sie durch jede Seite, identifizieren Sie jede Kontonummer visuell und wenden Sie dann die Schwärzung manuell an | Dokumente, in denen Kontonummern möglicherweise in Bildern, in Handschrift oder in nicht standardmäßigen Formaten vorkommen und bei der Suche nicht gefunden werden können |
Überprüfung der Vollständigkeit der Schwärzung
Stellen Sie nach der Schwärzung sicher, dass alle Konto- und Bankleitzahlen vollständig unkenntlich gemacht sind. Durchsuchen Sie das redigierte Dokument nach Fragmenten der Zahlen. Suchen Sie nach den ersten vier Ziffern, den letzten vier Ziffern und allen charakteristischen Ziffernmustern. Wenn eine Suche ein Ergebnis zurückgibt, wurde diese Instanz bei der Schwärzung übersehen. Nochmals verarbeiten und überprüfen. Die Überprüfung muss an der redigierten Ausgabe durchgeführt werden, nicht am Original. Die Ausgabe ist das, was der Empfänger sieht.
WukongPDF Schwärzungstools unterstützen die Textsuche und Schwärzung. Die PDF-Sicherheit-Überprüfung nach der Schwärzung bestätigt, dass in der Ausgabedatei keine Finanzdaten mehr zugänglich sind.
Dokumentation von Schwärzungen zur Einhaltung der Vorschriften
Finanzielle Schwärzungen sollten dokumentiert werden. Notieren Sie, was redigiert wurde, warum und von wem. Die Dokumentation bietet einen Prüfpfad, der zeigt, dass Schwärzungen absichtlich und aus triftigen Gründen durchgeführt wurden. Dies ist besonders wichtig für Dokumente, die an Aufsichtsbehörden, Prüfer oder externe Parteien weitergegeben werden, die sich möglicherweise fragen, warum Informationen verschleiert wurden.
Der Prüfpfad PDF-Redaktion sollte mit dem redigierten Dokument gespeichert werden. Ein einfacher Protokolleintrag, in dem das Redaktionsdatum, der Zielinhalt und der Grund aufgeführt sind, reicht aus.
Umgang mit teilweise sichtbaren Kontonummern
Auf Kontoauszügen werden Kontonummern manchmal mit maskierten Ziffern angezeigt, z. B. XXXX1234. Der maskierte Teil ist bereits geschützt. Nur die sichtbaren Ziffern müssen geschwärzt werden. Stellen Sie jedoch beim Schwärzen der sichtbaren Ziffern sicher, dass die maskierten Ziffern nicht aus anderen Informationen im Dokument abgeleitet werden können. Ein Kontoauszug, der eine teilweise maskierte Kontonummer neben einer vollständigen Bankleitzahl und dem Banknamen zeigt, kann einer entschlossenen Person genügend Kontext bieten, um die vollständige Nummer zu rekonstruieren.
Die PDF-Redaktion von teilweise maskierten Nummern sollte den Informationskontext berücksichtigen. Eine isoliert maskierte Nummer ist geschützt. Eine maskierte Nummer neben identifizierenden Informationen darf nicht vorhanden sein.
Sichere Archivierung nicht redigierter Originale
Bewahren Sie nach der Schwärzung das nicht geschwärzte Original an einem sicheren Ort getrennt von der geschwärzten Distributionsversion auf. Das Original ist die vollständige Aufzeichnung. Die redigierte Version ist zur Weitergabe bestimmt. Wenn das Original im selben Ordner wie die redigierte Version gespeichert ist, kann ein Empfänger, der nur die redigierte Version erhalten sollte, versehentlich auf das Original zugreifen.
Die PDF-Sicherheit Trennung von geschwärzten und nicht geschwärzten Dateien ist eine Prozesskontrolle. Die physische Trennung der Dateien verhindert eine versehentliche Offenlegung.
Schwärzen von MICR-Zeilen am Ende von Schecks
Gescannte Schecks enthalten unten eine MICR-Zeile mit der Bankleitzahl, der Kontonummer und der Schecknummer in einer Schriftart mit magnetischer Zeichenerkennung. Diese Zeile muss zusammen mit den aufgedruckten Kontoinformationen an anderer Stelle auf dem Scheck geschwärzt werden. Die MICR-Zeichen sind unverwechselbar und leicht zu identifizieren. Suchen Sie nach dem charakteristischen Schriftmuster oder suchen Sie manuell den unteren Streifen des Scheckbilds.
Die PDF-Schwärzung von MICR-Daten erfordert die gleiche Gründlichkeit wie die Schwärzung gedruckter Kontonummern. Die MICR-Zeile ist möglicherweise die einzige Stelle, an der die vollständige Routing-Nummer erscheint. Fehlt es, bleibt die am besten maschinenlesbare Form der Finanzdaten offen.
Testen des redigierten Dokuments mit automatisierten Finanzdatenscannern
Finanzinstitute und Betrugserkennungssysteme verwenden automatisierte Tools, um Dokumente nach Kontonummern zu scannen. Testen Sie Ihr geschwärztes Dokument nach der Schwärzung mit einem ähnlichen Tool, sofern verfügbar. Oder simulieren Sie den Scan manuell, indem Sie nach Ziffernmustern suchen, die den Kontonummernformaten entsprechen. Der Test bestätigt, dass Ihre Schwärzung einer automatisierten Erkennung und nicht nur einer visuellen Prüfung standhält.
Der PDF-Sicherheitstest gegen automatisiertes Scannen ist strenger als die visuelle Überprüfung. Eine Schwärzung, die die visuelle Prüfung besteht, kann bei der automatischen Erkennung fehlschlagen, wenn die zugrunde liegenden Textdaten in der Dateistruktur verbleiben.
Schwärzen von Finanzdaten in gescannten oder digitalen PDFs
Gescannte Kontoauszüge sind Seitenbilder. Das Schwärzen von Kontonummern erfordert das Übermalen der Zahlen mit undurchsichtigen Rechtecken und das anschließende Glätten des Dokuments, damit die Farbe dauerhaft wird. Digitale Kontoauszüge verfügen über einen wählbaren Text. Um sie zu redigieren, muss der Text aus der PDF-Struktur entfernt und nicht nur überdeckt werden. Die Methode ist unterschiedlich. Das Ergebnis muss dasselbe sein: Die Zahlen sind weg.
Überprüfen Sie bei gescannten PDFs die Schwärzung, indem Sie jeden redigierten Bereich vergrößern. Wenn eine Ziffer durch oder um die Farbe herum sichtbar ist, wiederholen Sie sie. Überprüfen Sie bei digitalen PDFs, indem Sie in der Ausgabe nach den geschwärzten Zahlen suchen. Die PDF-Redaktion-Überprüfungsmethode hängt vom PDF-Typ ab.
Erstellen eines Schwärzungsberichts für Prüfer
Finanzprüfer können eine Dokumentation der Schwärzungen an den als Beweismittel vorgelegten Erklärungen verlangen. Erstellen Sie einen Schwärzungsbericht, in dem jedes geschwärzte Element, seine Position im Dokument und der Grund für die Schwärzung aufgeführt sind. Der Bericht zeigt, dass Schwärzungen systematisch und aus triftigen Gründen vorgenommen wurden und nicht, um ungünstige Informationen zu verbergen.
Der PDF-Sicherheit Schwärzungsbericht ist ein Begleitdokument zum geschwärzten PDF. Es sorgt für die Transparenz, die durch die Schwärzungen selbst verdeckt wird.
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