Das Schwärzen einer PDF-Datei bedeutet, dass vertrauliche Informationen auf Datenebene dauerhaft aus der Datei entfernt werden. Wenn Sie einen schwarzen Kasten über den Text ziehen, wird dieser nicht entfernt. Jeder kann die Box löschen, den Text dahinter markieren und den vermeintlich redigierten Inhalt kopieren. Bei der echten Schwärzung wird der Text aus dem Inhaltsstrom der PDF-Datei entfernt, sodass nichts mehr wiederhergestellt werden muss. Die Frage ist, wie Sie überprüfen können, ob es sich bei Ihrer Schwärzung um eine echte Schwärzung handelte und nicht nur um eine Blackbox, die sich als solche ausgibt.
Das Senden einer schlecht redigierten PDF-Datei ist schlimmer als das Senden einer nicht redigierten PDF. Es entsteht ein falsches Sicherheitsgefühl.
Um die Qualität der PDF-Schwärzung zu überprüfen, muss geprüft werden, ob der redigierte Inhalt durch Textauswahl, Kopieren und Einfügen, Textextraktion oder Metadatenprüfung wiederhergestellt werden kann. Das Schwärzungstool PDF-Sicherheit von WukongPDF führt eine echte Inhaltsentfernung durch und die folgenden Überprüfungsschritte erkennen unvollständige Schwärzungen, bevor die Datei Ihre Kontrolle verlässt.
Der Unterschied zwischen dem Zeichnen einer Box und der wahren Schwärzung
Wenn Sie in einem PDF-Editor ein schwarzes Rechteck über Text zeichnen, wird oben auf der Seite ein Anmerkungsobjekt hinzugefügt. Der Text darunter bleibt unverändert. Jeder, der die Datei in einem PDF-Editor öffnet, kann das Rechteck auswählen, die Entf-Taste drücken und den Text darunter lesen. Das Rechteck ist eine optische Abdeckung und keine Sicherheitsmaßnahme. Auch ohne das Rechteck zu löschen, können Textauswahlwerkzeuge häufig Text durch oder um die Kanten von Anmerkungsobjekten herum auswählen.
Bei der echten Schwärzung wird ein spezielles Schwärzungstool verwendet, das Text zum Entfernen markiert und dann die Schwärzung anwendet, indem der markierte Inhalt aus dem Inhaltsstrom der PDF-Datei gelöscht und optional ein schwarzes Rechteck an seiner Stelle platziert wird. Nach der Anwendung ist der zugrunde liegende Text nicht in der Datei vorhanden. Es gibt nichts wiederherzustellen, egal welche Tools der Empfänger verwendet. Der Unterschied zwischen den beiden Ansätzen ist das wichtigste Konzept, das Sie verstehen müssen, bevor Sie etwas redigieren.
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Der Textauswahltest: Ihre erste Verteidigungslinie
Öffnen Sie die geschwärzte PDF-Datei und versuchen Sie mit dem Textauswahlwerkzeug, Text in den geschwärzten Bereichen auszuwählen. Ziehen Sie den Cursor über einen geschwärzten Bereich. Wenn der Cursor Text hervorhebt, ist die Schwärzung unvollständig. Wenn der Cursor nichts auswählt, weil kein Text zum Auswählen vorhanden ist, ist die Schwärzung abgeschlossen. Testen Sie jede geschwärzte Region einzeln. Eine einzelne fehlende Schwärzung in einem 100-seitigen Dokument wird entdeckt.
Beim Testen auf mindestens 200 % heranzoomen. Beim normalen Zoom kann es so aussehen, als ob der Cursor keinen Text auswählt, obwohl dies tatsächlich der Fall ist, da der hervorgehobene Text unter dem Schwärzungsfeld verborgen ist. Bei hohem Zoom können Sie sehen, ob der Cursor den Inhalt hinter der Box hervorhebt oder über leeren Raum fährt. Die zusätzlichen Sekunden pro geschwärzter Region sind die günstigste verfügbare Versicherung gegen einen Schwärzungsfehler.
Die Copy-Paste- und Textextraktionstests
Kopieren Sie den gesamten Text von der redigierten Seite und fügen Sie ihn in einen Nur-Text-Editor ein. Scrollen Sie durch den eingefügten Text und vergewissern Sie sich, dass kein geschwärzter Inhalt angezeigt wird. Suchen Sie nach bekannten Fragmenten der redigierten Informationen, einem Teil der Sozialversicherungsnummer, einem Nachnamen und einem Dollarbetrag. Wenn die Suche eines davon im eingefügten Text findet, ist die Schwärzung fehlgeschlagen. Bei der echten Schwärzung wird Text genauso effektiv aus dem Kopierpuffer wie vom Bildschirm entfernt.
Exportieren Sie das redigierte PDF in eine Textdatei oder ein Word-Dokument. Der Exportvorgang extrahiert den gesamten Text aus dem Inhaltsstrom der PDF-Datei, einschließlich des Textes unter den Anmerkungsfeldern, wenn es sich bei den Feldern nicht um echte Schwärzungen handelte. Die exportierte Datei stellt den gründlichsten Test der Redaktionsvollständigkeit dar, da sie die visuelle Ebene vollständig umgeht und die Rohtextdaten liest. Wenn die exportierte Datei geschwärzte Informationen enthält, war die Schwärzung kosmetisch.
| Testmethode | Was es erkennt | Vorgehensweise |
|---|---|---|
| Textauswahl bei 200 % Zoom | Unter dem Schwärzungsfeld ist immer noch Text vorhanden | Ziehen Sie den Cursor über jeden geschwärzten Bereich |
| Kopieren Sie alles und fügen Sie es in den Texteditor ein | Über die Zwischenablage zugänglicher geschwärzter Text | Strg+A, Strg+C, in den Editor einfügen, nach redigierten Begriffen suchen |
| Export nach Word oder TXT | Der Text ist immer noch im Content-Stream vorhanden | PDF exportieren, in Word öffnen, nach redigierten Begriffen suchen |
| Metadaten-Inspektion | Geschwärzte Informationen in den Dokumenteigenschaften | Datei > Eigenschaften, überprüfen Sie alle Metadatenfelder |
| In einem anderen PDF-Viewer öffnen | Betrachterspezifisches Rendering, das Schwärzungsfehler verbirgt | Testen Sie in mindestens einem anderen Viewer als dem, der zum Schwärzen verwendet wurde |
Überprüfung von Metadaten und versteckten Daten
PDF-Metadatenfelder (Autor, Titel, Betreff, Schlüsselwörter) können Informationen enthalten, die zusammen mit dem sichtbaren Inhalt geschwärzt werden sollten. Ein Vertrag mit dem Titel „Smith-v-Jones-Settlement.pdf“ mit der Autorin: Jane Doe, Rechtsanwältin in den Metadaten gibt die Parteien und den Anwalt offen, auch wenn jede Seite des Dokuments vollständig redigiert ist. Öffnen Sie die Dokumenteigenschaften und löschen oder überschreiben Sie jedes Metadatenfeld, bevor Sie die redigierte Datei fertigstellen.
Versteckte Ebenen, Kommentare, Dateianhänge und frühere Dokumentrevisionen können die Schwärzung überleben, wenn das Schwärzungstool nur den sichtbaren Seiteninhalt verarbeitet. Verwenden Sie in Adobe Acrobat das Werkzeug „Ausgeblendete Informationen entfernen“ im Menü „Schützen“ oder „Schwärzen“, um nach diesen ausgeblendeten Datenquellen zu suchen und diese zu löschen. Browserbasierte Schwärzungstools umfassen diesen Schritt möglicherweise nicht. Für hochsensible Dokumente ist ein Desktop-Tool mit vollständiger Scanfunktion für versteckte Daten die sicherere Wahl.
Warum Redaktionsfehler auch mit guten Tools auftreten
Redaktionsfehler sind in der Regel auf eine von drei Ursachen zurückzuführen. Am häufigsten markiert der Benutzer Text mit einem Zeichenwerkzeug statt mit dem speziellen Schwärzungswerkzeug. Das Zeichenwerkzeug erstellt eine Anmerkung. Das Schwärzungstool entfernt Inhalte. Sie sehen nach der Platzierung identisch aus, funktionieren aber völlig anders. Die zweite Ursache ist eine unvollständige Markierung, bei der der Benutzer den sichtbaren Text auswählt, aber denselben Text übersieht, der in ein anderes PDF-Objekt eingebettet ist, beispielsweise eine separate Textebene zur Barrierefreiheit oder ein dupliziertes Objekt, das während der Dokumentzusammenstellung erstellt wurde. Der dritte Schritt besteht darin, den Verifizierungsschritt zu beschleunigen und den Exporttest zu überspringen, weil die visuelle Überprüfung gut aussah.
Jeder dieser Fehler kann vermieden werden, indem die vollständige Überprüfungscheckliste oben ohne Abkürzungen für jedes redigierte Dokument befolgt wird. Die durch das Überspringen der Überprüfung eingesparte Zeit ist immer geringer als die Kosten eines einzelnen Schwärzungsfehlers. Aufsehen erregende Redaktionsfehler bei Gerichtsakten, der Veröffentlichung von Regierungsdokumenten und Unternehmensoffenlegungen haben Organisationen ihren Ruf gekostet und in einigen Fällen erhebliche rechtliche Strafen nach sich gezogen. Die Überprüfungsschritte dauern Minuten. Die Folgen eines Versäumnisses können Jahre anhalten.
Wann sollte eine zweite Person zur Überprüfung herangezogen werden?
Lassen Sie bei rechtlich oder finanziell bedeutsamen Dokumenten die Verifizierungstests selbstständig von einer zweiten Person durchführen. Ein neuer Blick erkennt Redaktionsfehler, für die Sie blind geworden sind, nachdem Sie das Dokument in der letzten Stunde angestarrt haben. Die zweite Person sollte nicht wissen, was geschwärzt wurde, sondern nur, wo sich die Schwärzungen befinden. Ihre Aufgabe ist es, mit allen verfügbaren Werkzeugen herauszufinden, was sich unter diesen Black Boxes befindet.
Wenn es der zweiten Person gelingt, geschwärzte Inhalte wiederherzustellen, ist der Schwärzungsprozess fehlgeschlagen und muss erneut durchgeführt werden. Die Verlegenheit, dass ein Kollege Ihren Redaktionsfehler feststellt, ist den Konsequenzen, die sich daraus ergeben, dass der Empfänger ihn feststellt, um Längen vorzuziehen. Innere Entdeckung ist ein Geschenk. Externe Entdeckung ist eine Katastrophe. Betrachten Sie jeden internen Verifizierungsfehler als Gelegenheit, den Prozess zu reparieren, bevor er zu einem externen Fehler führt.
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