Ein vertrauliches Dokument wird im Dokumentenmanagementsystem des Unternehmens gespeichert. Das Compliance-Team muss wissen, wer es gesehen hat und ob jemand es ausgedruckt hat. Das PDF selbst kann dies nicht nachverfolgen. Das Dokumentenmanagementsystem kann dies tun, indem es jedes Zugriffsereignis protokolliert und es dem authentifizierten Benutzer zuordnet.
PDF-Sicherheit Tracking ist eine Funktion auf Systemebene, keine Funktion auf Dateiebene. Das PDF-Format verfügt über keinen eingebauten Mechanismus, um beim Öffnen oder Drucken nach Hause zu rufen. Für die Nachverfolgung muss auf die PDF-Datei über ein System zugegriffen werden, das Zugriffsereignisse protokolliert.
Wie Dokumentenmanagementsysteme den PDF-Zugriff verfolgen
Wenn ein Benutzer eine PDF-Datei über ein DMS öffnet, zeichnet das System das Ereignis auf: Benutzeridentität, Dokument-ID, Aktion, Ansicht oder Druck, Zeitstempel und IP-Adresse. Der Protokolleintrag wird vom DMS erstellt, nicht vom PDF. Das PDF weiß nicht, dass es verfolgt wird.
PDF-Workflow Die Nachverfolgung ist am effektivsten, wenn das DMS die einzige Möglichkeit ist, auf das Dokument zuzugreifen. Wenn Benutzer das PDF herunterladen und lokal öffnen können, wird der lokale Zugriff nicht verfolgt. Das Tracking umfasst ausschließlich den Zugriff über die DMS-Schnittstelle.
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Was Tracking Ihnen sagen kann und was nicht
Durch die Nachverfolgung erfahren Sie, wer wann auf welches Dokument zugegriffen hat. Es kann zwischen Anzeigen und Drucken unterscheiden. Es kann Ihnen nicht sagen, was der Benutzer nach dem Zugriff mit den Informationen gemacht hat, ob er sich Notizen gemacht hat, den Inhalt mündlich geteilt hat oder sich an wichtige Details erinnert hat.
PDF-Archiv Zugriffsprotokolle bieten einen Prüfpfad für Compliance und Untersuchungen. Wenn ein Dokument durchsickert, identifiziert das Zugriffsprotokoll, wer darauf Zugriff hatte, wodurch der Untersuchungsumfang eingeschränkt wird.
WukongPDF ermöglicht die Dokumentenverarbeitung über den Browser. Zur Nachverfolgung stellt die Dokumentenmanagementsystem-Integration die Audit-Funktionen bereit.
DMS-Tracking für PDF-Dokumente konfigurieren
Die meisten Dokumentenmanagementsysteme verfolgen den PDF-Zugriff standardmäßig im Rahmen ihrer Audit-Protokollierung. Stellen Sie sicher, dass PDF-spezifische Ereignisse wie Drucken und Herunterladen in der Überwachungsprotokollkonfiguration enthalten sind.
Datenschutzaspekte für die Dokumentenverfolgung
Durch die Dokumentzugriffsverfolgung werden personenbezogene Daten über das Benutzerverhalten erfasst. Stellen Sie sicher, dass die Nachverfolgung den geltenden Datenschutzbestimmungen und Richtlinien zur Mitarbeiterüberwachung entspricht.
Dokumentenmanagementsysteme verfolgen den PDF-Zugriff standardmäßig auf Dateiebene. Das Tracking auf Seitenebene erfordert zusätzliche Konfiguration oder spezielle DMS-Funktionen. Die meisten Systeme zeichnen auf, dass ein Benutzer ein Dokument geöffnet hat, nicht jedoch, welche Seiten er darin angezeigt hat.
Einige DMS-Plattformen unterstützen Analysen auf Seitenebene über einen benutzerdefinierten PDF-Viewer, der meldet, welche Seiten wie lange angezeigt wurden. Der Viewer ist eine Komponente des DMS, kein Standard-PDF-Viewer. Die Nachverfolgung hängt davon ab, ob der Benutzer über den DMS-Viewer auf das Dokument zugreift.
Die Druckverfolgung in einem DMS zeichnet normalerweise auf, dass ein Druckbefehl ausgegeben wurde, nicht jedoch, ob der Druckauftrag erfolgreich abgeschlossen wurde oder wie viele Kopien erstellt wurden. Die Druckerwarteschlange und die physische Ausgabe liegen außerhalb des DMS-Tracking-Bereichs.
Der Prüfpfad für den Dokumentenzugriff sollte für einen Zeitraum aufbewahrt werden, der mit der Aufbewahrungsrichtlinie für Dokumente der Organisation und allen geltenden gesetzlichen Anforderungen im Einklang steht. Zugriffsprotokolle für Finanzdokumente müssen möglicherweise sieben Jahre oder länger aufbewahrt werden.
Dokumentzugriffsberichte können aus den DMS-Überwachungsprotokollen generiert werden, um einen chronologischen Verlauf darüber bereitzustellen, wer wann auf ein Dokument zugegriffen hat und welche Aktionen ausgeführt wurden. Diese Berichte unterstützen Compliance-Audits, Sicherheitsuntersuchungen und Überprüfungen der Informationsverwaltung.
DMS-Administratoren können Benachrichtigungen für bestimmte Zugriffsmuster konfigurieren, z. B. wenn ein Benutzer in kurzer Zeit auf eine ungewöhnlich große Anzahl von Dokumenten zugreift oder außerhalb seiner normalen Arbeitszeiten auf Dokumente zugreift. Diese Warnungen unterstützen die Erkennung von Insider-Bedrohungen.
Bei hochsensiblen Dokumenten kann das DMS eine Zugriffsbegründung verlangen, die der Nutzer vor dem Öffnen des Dokuments angeben muss. Die Begründung wird zusammen mit dem Zugriffsereignis im Audit-Protokoll aufgezeichnet und liefert den Kontext für den Grund jedes Zugriffs.
Das Wasserzeichen jeder Seite mit der Zugriffsidentität und dem Zugriffszeitstempel zum Zeitpunkt der Anzeige bietet eine sichtbare Abschreckung, die den DMS-Prüfpfad ergänzt. Das Wasserzeichen erscheint auf dem Bildschirm und auf jeder gedruckten Ausgabe und verknüpft die physische Kopie mit dem Zugriffsereignis.
Die PDF-Datei selbst kann JavaScript enthalten, das Zugriffsereignisse an einen Server meldet, wenn das Dokument in einem JavaScript-fähigen Viewer geöffnet wird. Dieser Ansatz funktioniert unabhängig vom DMS, ist jedoch weniger zuverlässig, da er von der JavaScript-Unterstützung des Viewers abhängt.
Die Remote-Löschfunktionen einiger DRM-geschützter DMS-Plattformen ermöglichen es dem Dokumentbesitzer, den Zugriff auf ein Dokument zu widerrufen, selbst nachdem es auf ein Empfängergerät heruntergeladen wurde. Beim nächsten Öffnen des Dokuments prüft der Viewer den Zugriffsstatus und sperrt den Zugriff bei Widerruf.
Die Spannung zwischen Dokumentenverfolgung aus Sicherheitsgründen und der Privatsphäre der Mitarbeiter muss gemäß den geltenden Gesetzen und Organisationsrichtlinien bewältigt werden. Mitarbeiter sollten darüber informiert werden, welche Dokumentenzugriffsverfolgung vorhanden ist und wie die Daten verwendet werden.
Für den externen Dokumentenaustausch kann das DMS ein sicheres Portal bereitstellen, über das externe Parteien Dokumente authentifizieren und unter nachverfolgten Bedingungen darauf zugreifen. Das Portal bietet für externe Benutzer das gleiche Maß an Zugriffsverfolgung wie für interne Benutzer.
Bei den DMS-Zugriffsprotokollen handelt es sich selbst um vertrauliche Dokumente, die vor unbefugtem Zugriff und Änderungen geschützt werden sollten. Ein Sicherheitsvorfall im Zusammenhang mit dem Dokumentenzugriff verschärft sich, wenn die Protokolle, die den Vorfall identifizieren würden, manipuliert wurden.
Bei der regelmäßigen Überprüfung der DMS-Zugriffsprotokolle durch Informationssicherheits- oder Compliance-Teams werden ungewöhnliche Zugriffsmuster festgestellt, die auf Richtlinienverstöße oder Sicherheitsvorfälle hinweisen können, die einer Untersuchung bedürfen.
Die Nachverfolgung in einem DMS bietet Verantwortlichkeit und Sicherheit für vertrauliche Dokumente, die innerhalb einer Organisation verteilt werden.
Der durch das DMS-Tracking erstellte Prüfpfad dient als Beweisaufzeichnung im Falle eines Sicherheitsvorfalls oder einer Compliance-Untersuchung.
Die Verfolgung auf Seitenebene bietet detaillierte Einblicke in die Abschnitte eines Dokuments, die von den Prüfern die meiste Aufmerksamkeit erhalten haben.
Die DMS-Verfolgungsfunktionen sollten während der Systemimplementierung konfiguriert werden, um den erforderlichen Detaillierungsgrad ohne übermäßige Protokollierung zu erfassen.
Aus DMS-Tracking-Daten generierte Zugriffsberichte unterstützen die Informationsverwaltung, indem sie Dokumente identifizieren, auf die häufig oder nie zugegriffen wird.
Die Kombination aus DMS-Tracking und PDF-Berechtigungen schafft einen mehrschichtigen Sicherheitsansatz, bei dem der Zugriff kontrolliert und überwacht wird.
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