500KB 的 Word 文件在匯出後變成 5MB 的 PDF 似乎違反直覺 — 您會期望 PDF 的大小相似或更小。但 PDF 和 DOCX 儲存資訊的方式不同，匯出過程中發生的一些事情可能會使 PDF 明顯大於原始檔。了解原因就可以解決問題。
字體嵌入增加尺寸
Word 文件以名稱引用字體，並依賴讀者係統上安裝的字體。 PDFs 將字體資料嵌入文件內以進行獨立渲染。嵌入字體會將字體檔案資料新增至 PDF — 一個完整的字體檔案可能有數百 KB，如果文件使用五種不同的字體，則可能會在文件中新增 Word 文件未攜帶的 1-2MB 字體資料。
現代 PDF 匯出使用字體子集設定 - 僅嵌入文件中實際使用的字元而不是完整的字體。這顯著減少了與字體相關的開銷。如果未套用字體子集設定（匯出選項中的一項設定），則會嵌入完整的字體文件，並且大小增加會更加顯著。
影像儲存方式不同
Word 以原始格式儲存影像，並採用影像插入時所採用的任何壓縮方式。插入 Word 中的 JPEG 影像仍保持 JPEG 壓縮狀態。 PDF 匯出過程可能會以不同的方式重新編碼這些影像 - 有時效率更高，有時效率更低。如果在重新編碼之前匯出將 JPEG 影像轉換為未壓縮的中間格式，則影像資料可能會顯著擴展。
Word 的「壓縮圖片」功能功能（圖片格式→壓縮圖片）在匯出之前會減少文件中的圖片檔案大小。如果圖片未壓縮且為全分辨率，則 PDF 可以繼承 Word 透過 JPEG 壓縮有效保存的大圖像尺寸，但 PDF 匯出重新編碼的效率較低。
PDF 匯出方法很重要
列印至 PDF（使用虛擬印表機）和直接匯出（檔案→另存為→PDF）可以從相同 Word 文件產生明顯不同的檔案大小。列印路徑呈現文檔，就像在實體印表機上顯示的那樣，然後捕獲呈現的輸出。這可以柵格化向量內容並創建大型圖像數據，其中來源是緊湊的向量文字。
從 Word 直接匯出（檔案 → 儲存為 → PDF，或檔案 → 匯出 → 建立 PDF/XPS）通常會產生比列印到 PDF 更小、品質更好的 PDF，因為它適用於文件的內部結構，而不是渲染到印表機影像。如果您一直使用列印到 PDF，切換到直接匯出通常可以解決超大 PDF 問題。
隱藏內容和追蹤更改
包含修訂、註解或隱藏內容的 Word 文件可以匯出為更大的 PDF，具體取決於匯出設定。如果匯出包含修訂歷史記錄或顯示標記，則該資料會增加 PDF 大小。從具有修訂歷史記錄的 Word 文件匯出最終 PDF 之前，請接受或拒絕所有變更、刪除所有註解並清除不應出現在最終文件中的所有隱藏文字。
修復過大的PDF
如果 PDF 已建立且太大，則透過 PDF Compression 工具執行它是最快的修復方法。壓縮透過高效編碼重新處理影像，對字體進行子集化（如果尚未實現），並消除開銷 — 通常會將不必要的大 PDF 減少 50-80%，而不會造成螢幕觀看時明顯的品質損失。
對於定期匯出的文檔，調整 Word 中的匯出設定可以解決上游問題。在 Word 的 PDF 匯出選項中，選中「無法嵌入字體時的點陣圖文字」取消選中，將圖像品質設為合理的水平（不是最大值），並確保啟用字體子集設定。這些設定通常會產生大小與來源 Word 文件相當或更小的 PDF。