什麼是 PDF/A 以及為什麼創建它
PDF/A 是專為長期文件保存而設計的 PDF 格式版本。 A 代表存檔。 PDF/A 檔案是獨立的。所有字體均已嵌入。所有顏色均在與裝置無關的色彩空間中定義。不存在外部參考。該文件是一個完整的、獨立的包，不依賴任何外部資源來正確呈現。
PDF/A 消除了外部依賴性，以確保文件在創建幾十年後仍然可讀。
PDF/A 的獨立性既是其最大的優勢，也是其檔案大小較大的原因。
制定用於歸檔的PDF標準是因為組織累積了數百萬個PDF，但無法保證這些文件在未來幾十年內仍然可讀。今天創建的 PDF 可能依賴創建者電腦上安裝的字體、特定印表機特定的顏色設定檔或從 Web 連結的外部內容。這些依賴關係可能在 20 或 50 年內就不存在了。 PDF/A 消除了所有外部依賴。
PDF 格式 歸檔規範強制要求使文件獨立於其創建環境。禁止加密，因為加密文檔需要可能遺失的金鑰。禁止引用外部內容，因為引用的內容可能會消失。 JavaScript 和可執行內容被禁止，因為未來的檢視者可能不支援它們。這些禁令確保了該文件的獨立性。
政府、法院、圖書館和受監管行業已採用 PDF/A 作為文件提交和存檔的所需格式。美國國家檔案館收藏電子記錄時，需要 PDF/A。當歐洲法院接受電子申請時，他們指定 PDF/A。該格式已成為必須跨技術世代生存的文檔的全球標準。
標準 PDF 和 PDF/A 之間的主要區別§
標準 PDF 可以引用創建者電腦上安裝但未嵌入文件中的外部字體。 PDF/A 必須嵌入文件中使用的所有字體。此嵌入要求可確保無論安裝什麼字體，文字都將在任何未來的系統上正確呈現。
標準 PDF 可以包含 JavaScript、計算值的表單欄位、多媒體內容和互動元素。 PDF/A 禁止執行內容。不允許使用 JavaScript。不允許使用多媒體。該文件必須是靜態的且獨立的。這項禁令確保未來的查看者不需要支援未來存檔中可能不存在的腳本或多媒體功能。
標準 PDF 可以引用外部圖像、連結內容和線上資源。 PDF/A 必須包含文件中的所有內容。不允許外部引用。每個圖像、圖形和內容都必須嵌入。這種獨立性確保文件不依賴任何外部資源的持續可用性。
標準 PDF 可以使用加密和密碼保護。 PDF/A 禁止加密。沒有金鑰或密碼就無法開啟加密文檔，隨著時間的推移，金鑰或密碼可能會遺失。未加密的文件始終可以打開，從而為後代保留對內容的存取權限。
標準 PDF 可使用依賴特定印表機或顯示器特性的裝置相關色彩空間。 PDF/A 需要與設備無關的顏色規格。顏色的定義方式必須不依賴任何特定的輸出設備。這種色彩獨立性可確保在不同顯示器和印表機上呈現一致的渲染效果。
何時使用 PDF/A 以及何時標準 PDF 就足夠了
對於必須在多年或幾十年內保持可讀性的文檔，請使用 PDF/A。法律文件、政府記錄、科學研究資料、公司檔案和歷史文件都受益於 PDF/A 格式。在創建過程中轉換為 PDF/A 的少量額外工作可以保證長期可讀性。
對於不需要長期保存的文檔，請使用標準 PDF。今天分發供審查並於下週廢棄的報告草稿不需要 PDF/A。
為即將舉行的會議共享的簡報不需要 PDF/A。標準 PDF 格式足以滿足生命週期較短的文件。
對於法規或合約要求您以存檔格式提交的任何文檔，請使用 PDF/A。檢查接收組織的提交要求。如果他們指定 PDF/A，請以 PDF/A 形式提交。當需要 PDF/A 時以標準 PDF 形式提交將導致拒絕。
當文件包含 PDF/A 禁止的功能且這些功能對於文件用途至關重要時，請使用標準 PDF。收件者必須填寫的互動式表單不能是 PDF/A。嵌入影片的多媒體簡報不能是 PDF/A。如果需要互動功能，請使用標準 PDF 並接受該文件未針對長期保存進行最佳化。
如何將標準 PDF 轉換為 PDF/A
Adobe Acrobat Pro 包含 PDF/A 轉換功能。開啟 PDF，從「印刷製作」或「標準」面板中選擇 PDF/A 工具，然後選擇您需要的 PDF/A 版本。 Acrobat 分析文件的合規性問題，報告任何問題，並在所有問題解決後轉換文件。
大多數文字處理程式和辦公室應用程式都可以直接匯出為 PDF/A。在 Microsoft Word 中，「另存為 PDF」選項包括一個符合 PDF/A 的複選框。在 LibreOffice 中，PDF 匯出對話方塊包含 PDF/A 選項。從來源應用程式直接匯出為 PDF/A 是最可靠的方法，因為應用程式從一開始就可以確保合規性。
WukongPDF的轉換工具可以透過任何瀏覽器將標準PDF轉換為PDF/A格式。
上傳 PDF，選擇 PDF/A 轉換選項，然後下載合規文件。基於瀏覽器的方法使得無需購買專業軟體即可進行 PDF/A 轉換。
轉換為 PDF/A 後，驗證轉換是否成功。大多數 PDF 檢視器都會在文件屬性中顯示 PDF/A 合規性狀態。開啟轉換後的 PDF 並檢查其是否符合 PDF/A 標準。驗證所有內容（包括圖像和字體）是否正確呈現。轉換不應改變文件的視覺外觀。
PDF/A 標準已經發展了多個版本。 PDF/A-1 是基於 PDF 1.4，是最廣泛支援的歸檔格式。 PDF/A-2 基於 PDF 1.7 並添加了對 JPEG 2000 壓縮和透明效果的支援。 PDF/A-3 基於 PDF 1.7，允許將其他格式的嵌入文件（例如原始來源文件）包含在存檔包中。
對於將提交給法院或政府機構的文件，請在轉換前檢查所需的特定 PDF/A 版本。當接收系統期望 PDF/A-1 時提交 PDF/A-3 將導致拒絕。大多數系統接受 PDF/A-1 或 PDF/A-2。 PDF/A-3 較不常用，只有在有特別要求時才應使用。
如果原始 PDF 使用 PDF/A 禁止的功能，則轉換為 PDF/A 可能會影響文件的視覺外觀。透明度效果可能會變平。色彩空間可以被轉換。無法嵌入的字體可以被替換。轉換後，仔細檢查 PDF/A 輸出以確保視覺變化是可以接受的。
PDF/A 驗證工具可以檢查 PDF 是否符合 PDF/A 合規性要求。這些工具會報告特定的合規性問題，例如未嵌入的字體或不受支援的色彩空間。在提交 PDF/A 文件之前執行驗證可以發現可能導致拒絕的合規性問題。
PDF/A 的長期價值體現在幾十年前創建的文檔至今仍然可讀。 2010 年建立的 PDF/A 文件可以在任何現代 PDF 檢視器中正確開啟。來自同一時代的標準 PDF 可能會也可能不會正確打開，這取決於它的創建方式以及它使用的功能。
對於規劃大型文件數位化專案的組織來說，PDF/A 應該是輸出格式。將紙本文件掃描為 PDF/A 可確保數位版本在所需的整個保留期內保持可訪問性，對於許多政府和法律文件而言，該保留期長達數十年。
對於將標準 PDF 頁面與 PDF/A 要求混合在一起的文檔，請考慮整個文檔是否需要為 PDF/A。歸檔標準可以應用於特定頁面或部分，同時將其他頁面保留為標準 PDF 格式，儘管這種混合方法並不常見。
PDF/A 轉換過程可能會增加檔案大小，因為必須嵌入所有字體和顏色設定檔。引用系統字體的標準 PDF 比轉換為完全嵌入所有字體的 PDF/A 的相同文件要小。文件大小的增加是自我遏制的成本。
混合處理標準 PDF 和存檔 PDF 的組織應制定明確的命名約定來區分這兩種格式。包含 PDF/A 指示符的檔案名稱告訴未來的使用者該文件已準備好存檔並應進行相應處理。
對於建立文件管理策略的組織來說，了解 PDF 和 PDF/A 之間的差異有助於決定在從建立到歸檔的整個文件生命週期中對哪些文件類型使用哪種格式。
PDF/A 格式是幾種專門的 PDF 標準之一，其他標準包括用於列印的 PDF/X 和用於工程的 PDF/E。每個標準都滿足一組特定的要求。了解哪個標準適用於您的文件類型可確保您使用正確的工具來實現正確的目的。
應在建立文件時做出選擇 PDF 還是 PDF/A 的決定，而不是數年後需要從檔案中檢索文件並發現文件無法讀取時做出。在創建時選擇正確的格式可以為未來保留選擇。
了解標準 PDF 和 PDF/A 之間的權衡有助於您為創建或存檔的每個文件做出明智的格式決策，確保每個文件都採用正確的格式來實現其預期目的和預期壽命。