PDF/A 是 PDF 的子集 — 它是專為長期文件歸檔而設計的格式的限制性更強的版本。當政府入口網站、法律系統或檔案要求指定「僅限 PDF/A 格式」時，大多數人都會遇到這種情況。了解 PDF/A 與常規 PDF 的不同之處可以解釋它存在的原因以及您何時真正需要它。
什麼標準 PDF 允許 PDF/A 禁止
標準 PDF 格式 非常靈活。它可以包含打開文件時運行的 JavaScript、在查看時加載的外部資源的連結、加密內容、嵌入的多媒體（如音訊和視訊）以及未完全嵌入的字體 - 依賴於檢視器從本機系統提供它們。
所有這些功能都會產生對未來可能不存在的外部系統或軟體的依賴。帶有嵌入影片的 PDF 需要視訊編解碼器。具有外部字體引用的 PDF 需要安裝這些字體。使用 JavaScript 的 PDF 需要執行 JavaScript 的檢視器。二十年後，這些依賴項中的任何一個都可能無法使用。
PDF/A 需要什麼
PDF/A 被設計為完全獨立的。文件需要正確顯示的每個元素都必須嵌入到文件本身 - 不允許外部依賴項。具體來說，PDF/A 要求：
- 所有字體完全嵌入：不允許字體替換。
- 沒有外部內容引用：沒有指向外部文件的鏈接，查看時沒有從 URL 加載內容。
- 沒有 JavaScript：沒有依賴軟體解釋的可執行內容。
- 無加密：內容必須完全可存取 - 密碼保護可防止密碼遺失後再次存取。
- 沒有音訊或視訊內容：沒有需要外部編解碼器的多媒體。
- 文檔元資料：必須存在特定的XMP元資料字段，包括PDF/A一致性聲明。
PDF/A-1、PDF/A-2、PDF/A-3：有什麼差別？
- PDF/A-1 (2005)： 原始且最嚴格的版本，基於 PDF 1.4。無透明度、無圖層、無 JPEG 2000 壓縮。檔案系統最普遍支持的。
- PDF/A-2 (2011)：增加了對 JPEG 2000 壓縮、圖層、透明度和數位簽章的支援。允許嵌入 PDF/A 檔案作為附件。
- PDF/A-3 (2012)： 与 PDF/A-2 类似，但允许在存档文档中嵌入任何文件类型（不仅仅是 PDF/A）。用於將 XML 發票、來源檔案或其他附件與可視文件一起嵌入。
每個版本還具有一致性等級：A（完全可訪問性，帶有標記結構）、B（基本，僅視覺再現性）和 U（Unicode 映射）。 PDF/A-1b 是檔案系統最常需要的 — 它確保文件看起來相同，但不需要完整的輔助使用標記。
當您真正需要PDF/A時
在特定情況下需要或強烈建議使用 PDF/A：
- 法律規定長期保留記錄的政府和法律意見書
- 需要符合存檔格式的司法管轄區的法院文件
- 具有多年保留要求的財務和會計記錄
- 醫療記錄中的文件必須在患者一生中保持可讀性
- 任何擁有正式文件管理系統並指定 PDF/A 歸檔記錄的組織
對於日常業務文件 - 提案、報告、發票、信件 - 透過常規 PDF 標準 PDF Archive 就完全足夠了。只有當您需要保證未來幾十年（而不僅僅是幾年）的可讀性時，PDF/A 的限制才值得權衡。
如何建立PDF/A檔
在 Microsoft Word 中，檔案 >另存為> PDF>選項>檢查「符合 ISO 19005-1 (PDF/A)」直接產生 PDF/A-1b 檔案。這是Word文檔最簡單的路徑。
Adobe Acrobat Pro 可以使用印前檢查工具將現有的 PDF 轉換為 PDF/A（工具 > 列印製作 > 印前檢查 > PDF/A 合規性）。它根據 PDF/A 要求檢查文檔，並修復或標記任何問題 - 未嵌入的字體、外部引用、禁止的內容。對於定期產生檔案文件的組織來說，此工作流程可確保歸檔前的合規性。