什麼是可填寫 PDF 以及它與常規 PDF 有何不同
可填寫 PDF 是包含互動式表單欄位的 PDF 文檔，您可以在其中鍵入文字、從下拉清單中選擇選項、複選框以及選擇單選按鈕。與只能閱讀和列印的常規靜態 PDF 不同，可填寫 PDF 可讓您使用鍵盤和滑鼠或手指在觸控螢幕上直接在文件中輸入資訊。
可填寫 PDF 中的PDF 表單功能可將紙本表單轉換為數位工作流程。過去需要列印、手寫和掃描的申請表現在可以完全在電腦或手機上填寫。完成的表格可以保存、透過電子郵件或以電子方式提交，而無需接觸紙張。
互動式 PDF表格也可以包含計算功能。可填寫的訂單表格可以自動將數量乘以單價並顯示行總計。可填寫的費用報告可以匯總所有費用條目並顯示總計。這些計算在使用者輸入資料時即時發生，減少了錯誤並節省了手動累加數字的工作。
可填寫的 PDF 將靜態表單轉換為互動式文檔，收件人可以完全在其裝置上完成該文檔。
您新增的表單欄位決定使用者如何與文件互動以及他們可以輸入哪種類型的資料。
可填寫的 PDF 列印時看起來與常規 PDF 類似，但在螢幕上，表單欄位顯示為回應滑鼠點擊和鍵盤輸入的突出顯示區域。這些欄位可以包含標籤、說明和占位符文本，引導使用者完成表單填寫過程。填寫並儲存表單後，輸入的資料將成為 PDF 的一部分，並在開啟或列印文件時顯示。
如何建立可填寫的 PDF 表單
Adobe Acrobat Pro 包含一個表單建立工具，可將靜態 PDF 轉換為可填寫的表單。開啟 PDF 並從「工具」功能表中選擇「準備表單」。 Acrobat 會根據文件佈局自動偵測潛在的表單欄位。它會尋找建議文字輸入區域的線條、建議複選框的方塊以及建議單選按鈕的圓圈。
檢查自動偵測到的欄位並更正任何錯誤識別的欄位。新增自動檢測遺漏的欄位。刪除實際上不是表單欄位的欄位。設定欄位屬性，包括欄位名稱、欄位類型、欄位是否必填以及輸入資料的任何驗證規則。
將準備好的表格儲存為可填寫的 PDF。表單欄位現在處於活動狀態。任何在相容檢視器中開啟 PDF 的人都可以點擊欄位並輸入資料。該表格可以電子方式分發，由收件人填寫並回傳。輸入表單的資料可以自動擷取和處理。
對於沒有 Acrobat Pro 的用戶，WukongPDF 的表單建立工具可以透過基於瀏覽器的介面向 PDF 新增可填入欄位。上傳 PDF，新增文字欄位、複選框和其他表單元素，然後下載可填寫版本。基於瀏覽器的方法使表單建立變得容易，無需購買專業的 PDF 軟體。
Microsoft Word 還可以建立可填寫的表單並將其匯出為 PDF，並保留表單欄位。使用 Word 的「開發工具」標籤插入表單控制項，包括文字欄位、核取方塊和下拉清單。保護文件以將編輯限制為僅對表單欄位進行。匯出為 PDF，表單欄位保持互動式。
可填寫 PDF 中可用的表單欄位類型
文字欄位是最常見的表單元素。他們接受用戶輸入的文字。您可以設定文字欄位以接受特定格式，例如日期、數字、電子郵件地址或電話號碼。您可以設定最大字元長度。您可以顯示佔位符文本，向使用者顯示要鍵入的內容。
複選框用於二元選擇。條款和條件協議使用單一複選框。允許多項選擇的選項清單使用多個複選框。每個複選框都是獨立的。檢查其中一項不會影響其他項。
單選按鈕用於互斥的選擇。一組單選按鈕共用一個通用名稱。選擇群組中的一個單選按鈕會自動取消選擇同一組中的所有其他單選按鈕。單選按鈕適用於只能選擇一個選項的情況。
下拉清單顯示一個選項選單，使用者可以從中選擇一個。當選項清單足夠長以至於將所有選項顯示為單選按鈕會佔用表單上太多空間時，下拉式選單是合適的。
數位簽章欄位允許使用者將其數位簽章套用至指定位置的表單。簽名欄位可以配置為在簽名後鎖定表單，以防止對填寫的資料進行進一步變更。簽名欄位用於需要使用者認證或授權的表單。
計算欄位對其他欄位中輸入的值執行算術運算。具有數量和單價欄位的訂單表單可以包含顯示行總計的計算欄位。當輸入值改變時，計算會自動更新。
從可填寫的 PDF 中分發和收集資料
透過電子郵件、文件分享或網路下載連結分發可填寫的 PDF。收件人在任何相容的檢視器中開啟 PDF，填寫表單字段，儲存完成的表單，然後將其傳回。大多數 PDF 檢視器（包括 Adobe Acrobat Reader 等免費閱讀器）都支援表單填寫。
收集填寫完畢的表格並擷取資料。 Adobe Acrobat Pro 可以將多個已完成的 PDF 中的表單資料匯出到電子表格中。每個完成的表單都會成為電子表格中的一行。每個表單欄位變成一列。這種資料提取可以自動化從紙本表格中手動輸入資料。
對於分發給大量收件人的表單，請考慮使用提供基於 Web 的介面的線上表單服務，而不是分發 PDF。 Google Forms、Microsoft Forms 和專用調查平台等服務透過 Web 表單收集資料並提供自動資料編譯。 Web 表單方法使收件者不再需要 PDF 軟體。
收集表單資料後，驗證資料的完整性和準確性。檢查必填欄位是否已填寫。
驗證格式化欄位中的資料（例如日期和電話號碼）是否符合預期格式。在資料進入您的處理系統之前，請聯絡受訪者以糾正任何問題。
從紙本表單到可填寫的 PDF 的轉變代表了文件處理中最顯著的生產力改進之一。以前需要列印、手寫、郵寄和手動資料輸入的工作現在完全在數位領域進行。該表格透過電子郵件分發，在電腦或電話上填寫，並以電子方式返回。資料會自動提取到資料庫中。
設計可填寫的 PDF 表單時，請考慮填寫表單的使用者體驗。按邏輯順序放置字段，以便使用者可以按照自然閱讀順序從一個字段跳到下一個字段。清楚地标记字段。對預期資料使用適當的欄位類型。日期欄位應該接受日期。電話號碼欄位不應接受字母。良好的表單設計可以減少錯誤並加快完成速度。
在分發可填寫的表格之前對其進行徹底測試。使用不同的 PDF 檢視器自行填寫表格。
嘗試輸入意外資料以查看驗證是否正常運作。在手機和計算機上測試表單。許多收件人將在行動裝置上填寫表單，並且該表單必須在兩個平台上都能正常運作。
可填寫 PDF 的可訪問性是一個重要的設計考慮因素。表單欄位應包含螢幕閱讀器可以宣告的描述性標籤。 Tab 鍵順序應遵循邏輯表單順序。必填欄位應以視覺方式和程式設計方式標記為必填欄位。可存取的表單確保所有使用者都可以完成它，無論他們如何與文件互動。
可填寫的 PDF 可以嵌入填充的資料進行儲存，從而允許收件者保存表單的完整副本。當表格用作記錄（例如申請或協議）時，這非常有用。保存的副本準確顯示了提交的內容，包括所有輸入的資料和完成日期。
對於將由許多不同的人填寫的表單，請將空白表單作為範本分發，而不是作為已包含資料的可填寫 PDF 分發。範本是可填寫的 PDF，所有欄位均為空，可供每位收件者填寫自己的資料。分發預先填寫的表格會造成混亂，並可能導致收件人提交帶有其他人資料的表格。
可填寫的 PDF 支援表單欄位標籤和說明中的多種語言。為國際受眾設計的表單可以包含多種語言的欄位標籤，並根據使用者語言設定顯示適當的標籤。
對於需要簽名的表單，請將鍵入資訊的可填寫欄位與數位簽章的簽章欄位結合。完成的表格在單一文件中包含鍵入的資料和應用程式的簽名。
從可填寫的 PDF 中收集的資料可以直接輸入資料庫、電子表格和其他處理系統。這種直接的資料流消除了手動資料輸入和相關錯誤。從填妥的表格中擷取的資料正是受訪者輸入的內容。
從紙本表單到可填寫的 PDF 的轉變是對任何組織來說最重要的文件工作流程改進之一。透過消除處理每份表格的列印、手動書寫、掃描和資料輸入複合操作，節省了時間。