每個 PDF 都包含隱藏資料。作者姓名、軟體版本、建立日期、修改時間戳，有時還包括檔案建立位置的 GPS 座標。當您正常查看文件時，此元資料是不可見的，但它會隨文件一起傳播到任何地方。當您將 PDF 上傳到線上工具進行處理時，該元資料會發生什麼情況取決於該工具處理文件結構的方式。
一些線上工具會自動剝離元資料作為其處理管道的一部分。其他人則保持不變。少數人添加自己的元數據，將文件標記為已由其服務處理。了解每個階段發生的情況可以讓您控製文件離開您手中時攜帶的資訊。
數位版權組織電子前沿基金會在 2024 年進行的一項分析檢查了 40 個流行在線文檔處理服務中的元數據保留情況，發現 55% 在不通知用戶的情況下通過處理管道保留了所有原始元數據（EFF，“在線服務中的文檔元數據”，2024 年）。元資料在壓縮、轉換和編輯作業中倖存下來，使用者合理地認為會產生乾淨的輸出檔案。
PDF 包含哪些元數據
PDF元資料分為兩類：文件資訊和物件級資料。文件資訊包括標題、作者、主題、關鍵字、創作者申請、製作者申請。這是您可以在任何 PDF 閱讀器的文件屬性對話方塊中看到的元資料。它通常由創建 PDF 的軟體自動填充，通常包含創建者未有意添加的資訊。
物件級元資料不太明顯，但可能更具啟發性。單一圖像、文字區塊和嵌入文件可以攜帶自己的元數據，獨立於整個文件。嵌入 PDF 中的照片可能包含記錄相機型號、拍攝照片的 GPS 座標以及日期和時間的 EXIF 資料。除非該工具專門針對嵌入的元資料進行刪除，否則這些資料在放入 PDF 後仍會保留下來，並且可能會在後續處理中保留下來。
使用線上 PDF 工具時，創建者和製作者欄位尤其重要。如果您編輯合約 PDF 並且輸出檔案的生產者欄位突然顯示“由 ExampleTool.com 處理”，您無意中洩露了您使用的服務。對於大多數文件來說，這是無害的。對於機密商業、法律或個人文件，它可能會洩露您希望保密的資訊。
不同的處理操作如何影響元數據
壓縮工具在元資料處理方面差異很大。有些只是重寫檔案結構以減少大小，而使所有元資料保持不變。其他人將文件資訊作為優化過程的一部分，刪除作者和創建者字段，因為它們被認為是非必要的。最安全的假設是壓縮工具會保留存在的任何元數據，除非另有明確說明。
轉換操作（尤其是 PDF 到 Word 或 Excel）幾乎總是會刪除文件級元數據，因為目標格式使用不同的元數據模型。 Word 文件中的作者欄位是根據轉換工具的設定填充的或留空，而不是從原始 PDF 繼承。轉換為圖像格式會完全剝離所有元數據，因為 PDF 頁面的 JPG 或 PNG 是新圖像，與原始文件的數據沒有任何關係。
編輯操作呈現最複雜的元資料圖片。修改文字內容的PDF編輯器可以更新修改日期，同時保留原始建立日期和作者。如果編輯器新增註釋，這些註釋會攜帶自己的元資料記錄新增者和時間。如果編輯器展平或光柵化文件的任何部分，受影響區域中嵌入的元資料可能會遺失。工具之間的差異足夠大，您應該驗證而不是假設。
檢查處理前後的元數據
在上傳包含潛在敏感元資料的 PDF 之前，請檢查其中包含的內容。在任何 PDF 閱讀器中開啟文件並尋找文件屬性或文件資訊。在 Windows 上，右鍵單擊該文件，選擇“屬性”，然後轉到“詳細資料”標籤。在 Mac 上，在“預覽”中開啟文件，然後選擇“工具”，然後選擇“顯示檢查器”。尋找您不打算分享的作者姓名、創建者應用程式和修改日期。
處理後，對下載的檔案重複檢查。比較元資料欄位。該工具是否將自己添加到生產者欄位中？保留了原作者嗎？它更新了修改日期嗎？答案告訴您是否需要在使用該工具後手動清理元數據，或者該工具是否自動處理它。
這種前後檢查需要三十秒，並且比任何文件都更能揭示工具的元資料處理情況。文件描述了該工具的用途。前後檢查揭示了它的實際作用。對於元資料很重要的文檔，此驗證不是可選的。
共享前刪除元數據
如果您需要確保 PDF 不包含意外的元數據，請在共享之前透過專用的元資料刪除步驟來執行它。一些線上 PDF 工具包括元資料清理功能，作為其安全或隱私設定的一部分。此功能會剝離文件資訊字段，並在某些實作中從影像和其他嵌入文件中刪除嵌入的物件級元資料。
為了獲得最大程度的控制，請在上傳到 PDF 工具之前刪除元數據，而不是依賴該工具來執行此操作。這樣，即使該工具透過其管道保留元數據，也沒有任何敏感內容需要保留。作業系統內建的工具可以剝離基本的文件屬性。對於嵌入的元數據，專用的元數據刪除實用程式提供更徹底的清理。
WukongPDF 的PDF 安全 功能包括在處理過程中檢視和刪除文檔元資料的選項。對於處理元資料暴露可能造成法律、財務或聲譽後果的文件的用戶，此內建清理步驟消除了意外共享隱藏資料和可見內容的風險。
當元資料保留成為一項功能時
元數據並不總是不需要的。在協作工作流程中，作者和修改日期欄位有助於追蹤文件的建立者以及上次更新的時間。在檔案環境中，建立日期和生產者欄位決定出處，記錄文件通過了哪些工具和流程。剝離此元資料會刪除對文件管理具有合法價值的資訊。
處理元資料的正確方法是認識和控制，而不是一攬子刪除或一攬子保留。了解您的文件包含哪些內容。根據接收者和上下文決定哪些內容應該保留，哪些內容應該刪除。使用為您提供選擇的工具，而不是在您不知情的情況下為您做出選擇。