控制收件者可以對您的 PDF 執行哪些操作是PDF 安全的核心部分。設定表單填寫權限僅表示使用者可以在表單欄位中輸入內容、選擇下拉選項和複選框，但無法修改底層文件文字、圖像或佈局。對於問題、說明和品牌必須保持不變，同時仍收集準確的用戶輸入的任何形式，此限制都是必不可少的。
基於權限的限制是透過 PDF 的安全性設定來設定的，而不是透過表單欄位屬性本身設定的。您指派一個權限密碼（也稱為擁有者密碼或主密碼）來鎖定文件內容。收件者不需要此密碼即可開啟或填寫表單。他們僅在想要更改您設定的權限時才需要它。政府機構的應用程式、醫療登記表和法律範本都使用此模式來保護文件完整性，同時支援資料收集。
WukongPDF 的保護 PDF 工具可讓您設定細粒度的權限，包括直接從瀏覽器進行僅限表單填寫的存取。保護文件後，表單欄位對收件者保持完全交互，而正文內容保持鎖定狀態。
了解 PDF 權限類型
Adobe 的 PDF 規格定義了多個可開啟或關閉的獨立權限：列印、內容複製、頁面擷取、評論、表單填寫、簽名和文件組裝。表單填寫權限控制使用者是否可以與表單欄位互動。當允許填寫表單但不允許編輯內容時，PDF 閱讀器會在表單欄位上啟用手動工具，同時停用文件其餘部分的文字選擇和編輯工具。
2023 年，Adobe 報告稱，企業分發的可填寫 PDF 表單中有 67% 包含某種權限限制，其中僅填寫表單是最常見的配置（Adobe，Document Cloud 使用趨勢報告，2023 年）。這反映了在不冒文件篡改風險的情況下收集資料的實際需求。
逐步：在 Adobe Acrobat Pro 中設定僅填寫表單
在 Acrobat Pro 中開啟 PDF，然後前往“檔案”，然後前往“屬性”。按一下“安全性”標籤。從安全方法下拉清單中，選擇密碼安全性。在「密碼安全設定」對話方塊中，選取標記為限制編輯和列印文件的方塊。根據您的喜好設定允許列印下拉列表，通常是高解析度。將允許更改下拉清單設定為填寫表單欄位並簽署現有簽名欄位。這是啟用表單填寫同時阻止文字編輯、頁面刪除和內容修改的關鍵設定。
在變更權限密碼欄位中輸入權限密碼。該密碼與任何文件開啟密碼分開。將其存放在安全的地方；如果遺失，以後如果不使用專用的刪除工具就無法更改權限設定。按一下“確定”，確認密碼，然後儲存 PDF。在 Acrobat Reader 中開啟已儲存的文件，以驗證表單欄位是否接受輸入，同時「編輯 PDF」工具呈現灰色顯示或工具列中不存在。
使用線上 PDF 工具設定權限
大多數線上 PDF 保護工具提供了一個更簡單的介面來設定表單填寫權限。上傳 PDF 後，尋找「保護」、「權限」或「限制編輯」部分。輸入權限密碼，然後從允許的操作清單中選擇允許填寫表單。取消選取內容編輯、複製和頁面提取複選框。套用保護並下載受保護的 PDF。
線上工具通常提供與桌面軟體相同的底層權限標誌，因為 PDF 規格是標準化的。但是，加密強度可能有所不同。 Acrobat Pro 預設使用 256 位元 AES 加密，提供強大的保護。一些線上工具預設使用 128 位元 AES，這對於大多數商業用途來說仍然足夠。在上傳敏感文件之前，請檢查該工具的文件或常見問題頁面以確認加密標準。
驗證權限是否正常運作
套用限制後，請務必在與用於設定權限的應用程式不同的應用程式中測試 PDF。在 Adobe Acrobat Reader、Mac 上的預覽以及基於瀏覽器的 PDF 檢視器中開啟檔案。嘗試在每個表單欄位中鍵入內容。嘗試選擇並複製正文。嘗試刪除頁面。表單欄位應該接受所有三個閱讀器的輸入。應阻止文字選擇或產生權限警告。頁面刪除應該不可用。
如果應用權限後表單欄位不可編輯，最可能的原因是「允許變更」設定設定為「無」而不是「填寫表單欄位」。重新開啟安全性設定並驗證下拉值。另一種可能性是表單欄位本身在欄位屬性中將其唯讀屬性設為 true，這會阻止填充，無論文件級權限為何。
需要了解的限制
| 權限設定 | 它允許什麼 | 何時使用 |
|---|---|---|
| 只讀，不填充 | 查看文檔，無法填寫字段 | 參考文件，最終輸出 |
| 僅填寫表格 | 填寫字段，無法編輯內容 | 工作申請、入學表格 |
| 填寫+註釋 | 填寫字段，添加評論 | 審核工作流程、審批 |
| 填寫+編輯內容 | 填寫字段，編輯文字/圖像 | 協作起草 |
基於權限的限制由 PDF 閱讀器應用程式強制執行，而不是由檔案本身強制執行。忽略權限標誌的 PDF 閱讀器或使用第三方工具刪除權限密碼的使用者可以繞過您設定的限制。對於高度敏感的文檔，請將表單填寫權限與文檔開啟密碼、數位簽章或提供更強執行力的 DRM 解決方案結合。對於日常業務表單來說，其目標是防止意外編輯而不是故意篡改，標準權限設定提供了保護和可用性的實際平衡。
僅設定用於表單填寫的 PDF 權限是一個簡單的過程，一旦您知道安全設定的位置，只需不到一分鐘的時間。那一刻的回報是一個表格，它收集乾淨、一致的數據，同時在每次提交時保持原始內容完整。
在 Mac 上，內建預覽應用程式還可以套用基本的表單填寫保護。在“預覽”中開啟 PDF，前往“文件”，然後前往“匯出”，選取“加密”框，然後設定密碼。預覽預設會套用 128 位元 AES 加密並限制編輯，同時保持表單欄位互動。預覽不會公開單一權限的精細切換。如果您需要單獨控制列印和表單填寫，請使用專用的 PDF 安全工具或 Acrobat Pro。
稍後刪除或更改權限
如果您需要更新受保護 PDF 的權限設置，您必須擁有最初設定的權限密碼。在 Acrobat Pro 中開啟該文件，轉到“檔案”、“屬性”、“安全性”，然後按一下“變更設定”。出現提示時輸入權限密碼。將「允許更改」下拉清單調整為新設置，根據需要更新密碼，然後儲存檔案。如果您遺失了權限密碼，您需要一個可以解除限制的PDF解鎖工具。大多數線上 PDF 解鎖服務透過上傳文件、剝離安全設定並傳回不受限制的副本來處理此問題。
刪除 PDF 權限的法律地位很重要。如果您自己設定了權限並丟失了密碼，那麼在您自己的文件上使用解鎖工具是沒有問題的。如果文件受其他人保護，而您沒有獲得他們的授權來刪除限制，則規避權限可能會侵犯文件所有者的權利，並且可能會侵犯適用的法律（取決於您所在的司法管轄區）。在執行任何刪除工具之前，請務必確認您有權修改文件的安全設定。
批次設定多個PDF的權限
當您需要對數十個 PDF 應用相同的僅填寫表單權限時，一次處理一個是不切實際的。 Adobe Acrobat Pro 包含一個操作精靈，可自動執行批次安全操作。從“工具”面板開啟“操作精靈”，建立一個新操作，然後使用所需的權限設定新增“保護”步驟，選擇“僅填寫表單”作為“允許變更”選項。儲存操作並在 PDF 資料夾中運行它。每個文件都會收到相同的權限設置，無需手動重複。
僅填寫表單的權限還可以溫和地防禦偶然的文件篡改。與需要許可證伺服器和身份驗證入口網站的完整 DRM 解決方案不同，簡單的 PDF 權限標誌可在任何標準閱讀器中使用，無需額外的基礎設施。代價是，有權存取 PDF 解鎖工具的堅定用戶可以刪除它們。對於在值得信賴的同事之間共享的內部表單以及目標是防止無心錯誤而不是惡意更改的外部表單，權限標誌在保護和可用性之間取得了適當的平衡，而不會增加表單填寫體驗的摩擦。
對於管理表單庫的團隊來說，相同的權限策略適用於每個表單，批次可確保一致性。沒有任何一個表單會意外地附帶比其他表單更寬鬆的權限。在擴展到整個批次之前對小樣本進行三分鐘的測試可以防止發現數百個分散式表單之間的權限差距。設定僅表單填寫權限是每個文件的一次性設定步驟，可防止表單的整個生命週期中發生意外的內容修改。對於每月向外部使用者分發數百個可填寫 PDF 的組織來說，建立每個表單建立者都遵循的標準權限範本可以消除導致某些表單在發送時錯誤地啟用編輯的變更。記錄的內部流程與透過 Acrobat Pro 的操作嚮導批量應用權限相結合，將 PDF 安全性從事後的想法轉變為一致、可重複的步驟。隨著時間的推移，這種一致性會與表單接收者建立信任，他們會期望您的表單保護他們的輸入，同時完全按照設計保留原始結構，從而減少意外修改鎖定內容的困惑用戶的支援請求。