PDF 和 CSV 是為完全不同的目的而建構的，選擇錯誤的檔案進行資料共享會為接收者帶來問題。 PDF 用於呈現資料； CSV用於傳輸資料。正確的選擇幾乎完全取決於收件者需要如何處理您發送的內容。
CSV 的用途
CSV（逗號分隔值）是現有的最通用的資料交換格式。它是純文本，值以逗號分隔 - 沒有格式、沒有公式、沒有圖表，只有行和列中的原始資料。每個資料庫、每個電子表格應用程式、每個資料分析工具、每種程式語言都可以讀取 CSV。當您希望資料在系統之間無任何摩擦地移動時，您可以使用這種格式。
如果接收者需要將資料匯入系統、對其進行分析、對其進行過濾和排序、將其與其他資料集合並或將其輸入到任何類型的處理管道中 - CSV 是正確的格式。它是機器可讀的，人類可讀的，檔案大小很小，不需要特殊的軟體。
PDF CSV 不能做什麼
PDF 以固定的格式化視圖呈現資料。具有視覺化結構的表格、列標題、行分組、小計、圖表和圖形以及資料、解釋性文字、品牌 - 所有這些都可以在 PDF 中實現。當您向領導層發送每月銷售報告時，PDF 版本會按照您想要的方式顯示資料：格式化、情境化、專業。
PDF 還可以防止資料被輕易修改。 CSV 收件者可以更改任何值，而沒有人會知道。 PDF 報告代表在特定時間點報告內容的固定記錄。對於任何涉及責任、簽署或正式報告的資料共享情況，PDF 的固定性質是一個功能而不是限制。
常見錯誤：在需要 CSV 時傳送 PDF
資料共享中最令人沮喪的場景：開發人員或分析師需要將資料匯入系統，但卻收到格式精美的 PDF 報告。現在，他們必須手動從 PDF 中提取資料 — 複製表格、處理格式化工件、花費數小時處理一些如果收到 CSV 則需要幾秒鐘的事情。
PDF 到 Excel 的轉換工具可以從 PDF 中提取表格數據，並取得不同程度的成功，但結果通常需要清理，特別是對於複雜的表格或掃描報告。如果需要以程式設計方式處理數據，請在發送之前始終詢問接收者的系統接受什麼格式。
將資料從 PDF 擷取到 CSV
當您收到 PDF 格式的資料並需要可用格式時，可以使用匯出為 Excel 或 CSV 的 PDF Converter 工具。此轉換讀取 PDF 中的表格並嘗試將結構重建為電子表格資料。對於具有清晰表格佈局的乾淨、數字創建的 PDF，此方法效果很好。對於掃描報告或具有複雜多層標題的 PDF，輸出需要審查和清理。
轉換為 Excel 後，只需一步即可匯出為 CSV：檔案 → 另存為 → CSV。產生的純文字檔案可以匯入到任何系統中，無需進一步轉換。
何時發送
對於與具有不同需求的多個接收者共享的數據，發送兩種格式通常是最實用的方法。 CSV 傳送給需要處理資料的分析師和系統管理員。 PDF 面向需要閱讀和理解摘要的經理和客戶。兩者都來自相同的來源資料 - 匯出兩種格式的額外步驟需要幾分鐘，並且可以防止每個人嘗試使用不適合他們的格式時的挫折感。