PDF 文件可以攜帶嵌入的文件附件、電子表格、圖像或隱藏在其結構中的補充文檔，例如電子郵件中的電子郵件附件。當您需要從 PDF 編輯機密資訊時，文件頁面上的可見文字和圖像是明顯且直接的目標。隱藏在附加文件中的隱藏內容非常容易被忽視，而精心清理每個可見頁面但留下仍附加到文件的未編輯電子表格的編輯工作卻毫無效果。
這種疏忽之前曾導致法院制裁。
PDF 文件附件如何在可見頁面之外儲存資料
在受監管的工作中，附件審查從來都不是可選的。
PDF 規格允許透過嵌入文件流在文件層級嵌入文件附件，嵌入文件流是 PDF 內部物件結構中的獨立資料容器。這些流與頁面內容流完全分開，頁面內容流定義文件每個頁面上的視覺顯示內容。處理和清理頁面內容流的PDF修訂操作永遠不會到達嵌入文件流，因為它們駐留在PDF內部對象層次結構的完全不同的部分中。
附件在商業和法律 PDF 中比大多數用戶意識到的更為常見。密文日誌與密文本身同等重要。法律合約經常包括作為單獨的嵌入文件而不是附加編號頁的附件附件和明細表。財務報告和投資者簡報通常在每個圖表和圖形後面嵌入原始來源電子表格。技術文件包通常將 CAD 圖紙、規格表和補充參考資料捆綁為 PDF 附件。
這個問題遠遠超出了明顯故意的附件的範圍，涉及到自動生成的附帶文件的領域。資料匯出工具可能會附加文件建立者從未有意新增或審查的處理元資料檔案、審核日誌或來源資料報告。電子郵件到 PDF 轉換實用程式有時會將原始電子郵件標頭和路由資訊附加為單獨的嵌入檔案。這些附帶附件可以包含聯絡資訊詳細資訊、時間戳記、伺服器路徑和路由訊息，這些資訊應與可見頁面內容一起進行編輯。
在密文開始前識別附件
在開始任何編輯工作之前，請對 PDF 中的每個嵌入文件執行完整的清單。大多數專業 PDF 工具都提供附件面板，列出所有嵌入文件及其名稱、大小和類型。
| 工具 | 連接面板 | 顯示隱藏？ | 批量導出 |
|---|---|---|---|
| Adobe Acrobat 專業版 | 左側邊欄>附件 | 是的 | 是的;全部導出 |
| 基於瀏覽器的檢視器 | 通常不可用 | 不 | 不支援 |
| 命令列 (pdfdetach) | 列出並提取所有文件 | 是的 | 是的;可編寫腳本的 |
| WukongPDF | 文件屬性>附件 | 是的 | 是的 |
如果附件面板沒有顯示任何條目，請勿假設該文件沒有附件。某些 PDF 建立工具使用標準附件解析器無法偵測的非標準嵌入方法。使用預檢分析工具運行完整的文件對象清單，該工具檢查文件中的每個對象，以在證明文件乾淨之前明確確認不存在嵌入文件流。
編輯附件內的內容而不刪除它們
理想的編輯結果會保留附件容器結構，同時僅刪除每個附加文件中的敏感內容。這種選擇性方法保持了文件的組織完整性，同時實現了隱私保護目標。確切的技術因附件文件類型而異。
對於電子表格附件，提取嵌入文件，在其本機編輯器中打開它，編輯敏感單元格或整個工作表，然後重新附加已清理的版本。電子表格的結構、未編輯儲存格中的公式以及工作表命名約定都在整個過程中保留下來。對於影像附件，請擷取、在影像編輯器中執行像素級編輯，然後重新附加。對於 Word 文件等文件附件，可以在本機編輯器中提取和編輯，其中追蹤的更改、註釋和元資料也可以在同一過程中清理。
對於無法以其本機格式安全編輯的附件（例如專有資料庫檔案或加密存檔容器），正確的方法是完全刪除附件並在編輯審核日誌中明確記錄刪除情況。 PDF 隱私 義務是確保敏感資料不會脫離您的控制，而不是不惜一切代價保留每個附件。
驗證和編輯審計追蹤
編輯可見頁面和所有嵌入附件後，驗證必須全面覆蓋這兩層。對所選頁面進行目視抽查是不夠的。從密文輸出 PDF 中提取每個附件，並單獨開啟每個附件，捲動每張工作表、標籤、部分和頁面，以確認密文完整且一致。此附件級驗證步驟經常會擷取頁面級目視檢查遺漏的項目。
在正式的修訂日誌中記錄修訂工作的全部範圍，其中記錄了哪些附件被修訂以及如何修訂、哪些附件被刪除以及為什麼需要刪除，以及哪些附件被確認是乾淨且未受影響。在受審計和發現義務約束的受監管行業中，修訂日誌與修訂本身同等重要。對於法律、金融和醫療保健環境中的PDF 安全，附件級編輯是強制性要求，而不是可選的額外步驟。
防止團隊編輯工作流程中的附件監督
將編輯職責分配給多人的團隊需要一個標準化的工作流程清單，其中明確將附件審核作為強制性步驟。協作編輯中最常見的失敗模式是團隊成員編輯可見頁面內容並將文件傳遞給第二個人進行最終審查，但沒有人檢查附件，因為每個人都錯誤地認為對方已經處理了它。
自動預檢腳本可偵測嵌入檔案流是否存在，並在編輯工作流程標記為完成之前發出警告標誌，從而提供系統性保護，防止這種人工協調失敗。自動檢查附件物件並需要明確的人工確認的預檢規則迫使審查者處理每個附件，而不是依賴易出錯的記憶來檢查附件面板。
附件級資料暴露的風險並非假設。在多個記錄在案的法律案件中，各方在發現過程中產生了 PDF，其中包含經過精心編輯的可見頁面，但完整無損、未編輯的來源電子表格仍附加在文件中。製作方的法律團隊已審查了每個可見頁面，但沒有檢查附件面板，並且嵌入的電子表格包含頁面層級編輯應保護的確切財務資料和個人資訊。法院對這些附件層級的披露失敗實施了從證據排除到罰款等一系列制裁。
系統的附件審核應整合到每個文件的標準編輯工作流程中，而不是視為特別敏感文件的可選額外步驟。審核包括針對找到的每個附件依序執行的三個操作。首先，提取附件並在其本機應用程式中將其打開，以評估敏感內容的範圍。其次，將附件分為三類之一：以本機格式完全可編輯，需要透過文件完全刪除，或確認不包含敏感內容並且可以安全地保持不變。第三，套用適當的操作並將分類決定與附件檔案名稱和審核日期一起記錄在修訂審核日誌中。
對於受特定資料保護框架約束的受監管行業，包括針對醫療保健資料的 HIPAA、針對歐盟居民個人資料的 GDPR 以及針對訴訟發現的聯邦民事訴訟規則，附件級修訂不是最佳實踐建議，而是合規要求。這些框架中的每一個都規定了保護特定類別資訊的義務，無論它們出現在生成的文件中，包括嵌入文件和附件中。能夠展示記錄的、一致應用的附件審核和編輯流程的組織在合規性審查或審核期間處於明顯更有利的地位。
應透過對已完成的編輯工作進行定期審核來加強團隊成員檢查附件面板的訓練。每個季度對已完成的修訂項目的百分之十進行隨機抽樣，並對每個抽樣項目進行徹底的附件等級驗證。追蹤一段時間內的附件監督率，並使用趨勢數據來確定培訓是否需要加強或當前的工作流程控制是否足夠。附件監督率逐季下降的團隊擁有有效的流程。監督率保持不變或增加的團隊除了單獨的訓練之外還需要額外的工作流程控制。
編輯內容後重新附加已清理文件的技術過程需要注意細節，以避免意外地重新引入原始的未編輯版本。提取附件後，在單獨的目錄中建立它的工作副本，並對該副本執行所有編輯工作，而不是對原始提取的檔案執行所有編輯工作。在重新附加已清理的版本之前，計算並記錄原始提取的附件和已編輯版本的加密雜湊值。此雜湊對提供了可審核的證據鏈，表明最終 PDF 所附加的文件肯定是經過編輯的版本，而不是原始版本。為了提高安全性，請在驗證最終 PDF 中重新附加檔案的雜湊值與編輯版本的雜湊值相符後，從本機系統中刪除原始提取的附件和工作副本。
當編輯涉及本身包含嵌套附件或嵌入物件的附件時，檢查必須遞歸遍歷每個嵌套層級。 PDF 附件可能是包含電子表格的 ZIP 存檔，其中嵌入了連結到外部資料來源的圖表。嵌套層次結構的每個層級都會引入新位置，在頂層編輯完成後，敏感資料可以保留在這些新位置中。遞歸附件檢查需要大量資源，但這是確保文件嵌套內容結構中的任何位置都沒有殘留敏感資料的唯一方法。