薪資數據、獎金數字和薪酬細節是任何商業文件中最敏感的數字。當人力資源報告、錄用信範本或薪資摘要需要與不應該看到個人薪資資料的利害關係人共享時，從 PDF 中刪除這些數字是正確的且通常是法律要求的方法。在標記工具中應用黑框或在數字上塗寫實際上並不會刪除底層文本，任何知道如何複製和貼上或檢查 PDF 內容流的人都可以恢復所謂的隱藏內容。正確的PDF編輯會從文件結構中永久刪除所選內容，從而無法透過任何正常方式進行復原。
為什麼繪製數字不起作用
人們在試圖隱藏工資數字時最常犯的錯誤是使用 PDF 註釋工具或螢幕截圖標記應用程式在數字上繪製黑色矩形。這些工具將不透明形狀放置在文字上方的註釋圖層上，但文字本身在下方的 PDF 內容流中保持完整。任何人都可以打開該文件，選擇黑框下方的區域，複製文本，然後將其貼上到文本編輯器中以顯示所謂隱藏的數字。這不是軟體錯誤或安全漏洞，而是 PDF 註釋層設計為按規格運作的方式。註釋在設計上是非破壞性的，旨在標記文件而不改變其底層內容。
螢幕錄製或螢幕截圖的方法同樣無效。收到數位上畫有黑條的 PDF 的人可以簡單地在不同的檢視器中開啟該文件，以不同的方式呈現註釋，或使用 PDF 檢查工具提取文字圖層，同時完全忽略註釋圖層。在法律和企業環境中，由於不當編輯而導致的意外披露導致了重大的財務和聲譽損失。正確的密文使用專用的密文工具來標記要刪除的內容，然後在儲存文件時將其從文件結構中永久刪除。
逐步使用 PDF 編輯工具
在支援真正密文的工具中開啟 PDF。基於瀏覽器的平台（例如 WukongPDF）包含專門為此任務設計的編輯模式，並且 Adobe Acrobat Pro 等桌面應用程式中也存在相同的功能。在工具列中尋找密文或標記密文工具，而不是繪圖工具或形狀工具。選擇密文工具，然後按一下並拖曳以在需要刪除的每個工資數字或薪資數字上繪製一個矩形。該工具通常會以彩色覆蓋物突出顯示該區域，以表示該區域已被標記為密文。在此階段，內容仍然存在於文件中，如果您關閉文件而不套用密文，則可以恢復內容。
標記所有圖形後，尋找標示為「套用編輯」、「完成」或「刻錄」的按鈕。這是從文件結構中永久刪除標記內容的關鍵步驟。不要跳過此步驟，只需儲存文件，其中標記仍可見為彩色疊加層。標記本身並不能消除任何東西，它們是意圖的視覺指示器，而不是已完成的動作。套用後，密文標記將替換為黑框或您配置的外觀，並且底層文字將從內容流中不可逆地刪除。套用後，檔案大小甚至可能會略有減小，因為編輯文字和任何關聯的字體資料已被刪除。
跨多個頁面編輯數位模式
薪資數字通常遵循 PDF 編輯工具可以自動搜尋的可識別模式。美元符號後跟數字、用逗號作為千位分隔符號格式化的數字以及獎金或補償一詞附近的百分比都是在薪酬文檔中一致出現的可搜尋模式。使用密文工具的搜尋功能尋找與模式相符的所有實例，然後一次將它們標記為密文。這比手動掃描每頁的數字更快、更徹底，並且消除了人為疏忽而導致腳註或頁邊距中的數字被忽視的風險。
對於不遵循可預測模式的數字，請使用縮圖側邊欄作為系統指南逐頁工作。按順序捲動每一頁，標記每次出現的補償資料。請特別注意文件中嵌入的腳註、附錄表和電子郵件簽名，因為薪資資訊有時會出現在正文之外的這些位置。 60 頁報告第 47 頁腳註中的一個遺漏實例就足以違反保密義務並觸發資料保護法規規定的通知要求。
編輯相鄰文字和上下文線索
編輯薪資數字但保留職稱和部門會造成剩餘情境顯著縮小可能的薪資範圍的情況。波士頓辦事處工程高級副總裁旁邊的一個經過編輯的數字使得可以從公開的行業薪資調查中扣除大約十五到兩萬美元的範圍。編輯補償資料時，請考慮是否也需要刪除周圍的文字。職位名稱、多年經驗、績效評級和位置數據都提供了背景信息，可以將這些背景信息組合起來以驚人的準確性對經過編輯的數據進行三角測量。
下表提供了一個決策框架，用於評估要與原始數字一起編輯哪些上下文元素：
| 上下文元素 | 編輯？ | 推理 |
|---|---|---|
| 個人姓名 | 是的 | 直接識別顯示誰的工資 |
| 具體職稱 | 通常 | 縮小團隊範圍，尤其是小部門 |
| 部門（小，<10） | 是的 | 小團隊讓個人薪資顯而易見 |
| 部門（大，100+） | 選修的 | 大量人口提供匿名性 |
| 位置+標題組合 | 是的 | 結合起來，這些獨特的角色 |
共享前驗證密文
在應用修訂之後但在發送文件之前，請使用模擬好奇的收件人可能嘗試的方法來驗證內容是否確實已消失。開啟編輯後的 PDF 並使用 Ctrl-A 選擇所有文本，然後將其貼上到記事本或其他純文字編輯器中。如果貼上的文字中出現任何密文數字，則表示密文未正確應用，且內容仍可恢復。在文件中搜尋美元符號、「薪水」一詞以及任何可能出現在您要刪除的數字附近的與薪酬相關的關鍵字。按一下任何可見的黑框，然後嘗試透過將選取工具拖曳過密文區域來複製下面的區域。
也要檢查文檔元資料。一些 PDF 創建者將資訊嵌入到元資料欄位中，其中可能包括包含員工姓名、部門代碼甚至用作文件標題的薪資範圍的文件路徑。使用文件屬性面板檢查標題、作者、主題和關鍵字欄位。清除或覆蓋任何包含識別資訊的內容。在現實世界的編輯工作流程中經常會忽略這一額外步驟，並且帶有員工姓名的元資料欄位可以撤消應用於文件每個可見頁面的PDF隱私保護。
安全保存未編輯的原件
根據設計，密文是永久性且不可逆轉的。應用並儲存後，原始編號將從該檔案副本中消失，並且沒有恢復路徑。在開始編輯過程之前，將未編輯的原始副本保存在安全性、存取控制的位置，並與您計劃共享的副本分開。這可以保留完整資料以供授權使用，同時確保分散式版本不會洩漏資料。未編輯的副本應以與資料來源的原始人力資源系統或工資資料庫相同級別的存取控制進行存儲，包括對誰存取該文件以及何時存取該文件的審核日誌記錄。對於特別敏感的薪酬數據，請考慮該文件是否應該以未經編輯的數位形式存在，或者編輯版本是否應該是在核心人力資源團隊之外分發的唯一版本。
依照例行報告的時間表編輯 PDF
如果您的組織定期產生包含薪資數據的報告，並且在更廣泛分發之前必須對這些數據進行編輯，那麼建立可重複的流程可以節省時間並降低錯誤率。建立一個清單文檔，列出每種報告類型中需要編輯的每個欄位和資料模式。當報告格式變更時更新清單。在分發之前對每個報告運行相同的清單，而不是依賴記憶體或抽查，這最終不可避免地會錯過一個實例。
考慮修訂報告是否應包含可見的修訂日誌或認證。在受監管的行業中，一些合規框架要求記錄編輯的內容及其原因。檢查您的組織政策或行業法規，以確定是否需要保留修訂決策的記錄。如果需要日誌，請將其另存為單獨的文檔，而不是將其嵌入到編輯後的 PDF 中，因為日誌本身可能包含對已刪除圖形的引用。
另一項預防措施是：完成密文和驗證步驟後，在與用於密文的裝置或作業系統不同的裝置或作業系統上開啟密文 PDF。在 Windows 桌面上透過所有驗證檢查的 PDF 在 iPhone 或以不同方式處理文件結構的 Linux PDF 檢視器中開啟時，可能仍會顯示經過編輯的內容。跨平台測試需要額外幾分鐘的時間，並在編輯後的文件離開您的控制之前提供額外的信心。