公共記錄法（在聯邦層級稱為資訊自由法）、陽光法、知情權法或公共記錄法（取決於司法管轄區）要求政府機構根據要求向公眾發布文件。這些法律還要求保留某些類型的個人資訊。在發布文件之前，必須刪除私人姓名、社會安全號碼、醫療資訊、個人電子郵件地址和其他受保護的資料。公開記錄發布的PDF修訂流程必須明顯徹底，因為發布的文件中的單一個人資料缺失可能會引發法律責任、公眾尷尬以及需要發布更正的發布。
確定根據公共記錄法必須編輯的內容
每個司法管轄區都定義了自己的一組豁免，即必須禁止公開發布的資訊類別。大多數司法管轄區的常見豁免包括個人隱私訊息，例如個人的社會安全號碼、出生日期和家庭住址。醫療和健康資訊除外。執法調查記錄可以全部或部分豁免。向政府提交的商業機密和機密商業資訊除外。構成侵犯個人隱私的人事紀錄除外。
在編輯單字之前，請確定哪些豁免適用於特定文件。警方報告的豁免資訊與市議會會議記錄或建築許可證申請不同。查看適用的公共記錄法和任何機構特定的修訂指南。如果該機構有公共記錄官員或法律部門，請諮詢他們有關適用的豁免類別。如果受到質疑，出於正確的法律原因保留正確資訊的PDF隱私修訂是可以辯護的。基於對可能豁免內容的猜測而保留資訊的修訂則不然。
正確且永久地編輯個人數據
使用專用的密文工具從 PDF 永久刪除標記的內容，而不是使用在文字上放置不透明矩形的繪圖工具。這種差別怎麼強調都不為過。公共記錄的發布是政府中最受審查的文件揭露之一。記者、倡議團體和公眾仔細檢查發布的文件，一些接收者專門測試是否可以透過複製和貼上或檢查 PDF 內容流來恢復經過編輯的文字。
在每一頁上標記豁免資訊的每個實例。對社會安全號碼運行自動模式搜索，該號碼遵循三位數字、一個連字符、兩位數字、一個連字符和四位數字的格式。搜尋包含 at 符號的電子郵件地址。搜尋常見格式的電話號碼。自動搜尋可以捕捉人們在視覺掃描頁面時很容易錯過的結構化資料。自動搜尋後，手動查看每個頁面是否有非結構化個人訊息，例如姓名、實際地址和可以識別個人身份的敘述性描述。 WukongPDF 和類似平台提供適用於公共記錄處理的PDF 編輯 工具。
記錄編輯過程
公共记录发布应包括编辑内容及其原因的记录。本文檔有多種用途。它告诉请求者为什么隐瞒信息，这是许多司法管辖区的法律要求。它创建了一个记录，如果以后对编辑内容提出质疑，该机构可以参考该记录。它为未来发布的类似文档提供了模板，从而减少了每个后续请求的分析时间。
該文件通常採用修訂日誌或豁免索引的形式。對於每個修訂或類似的修訂組，日誌都會記錄頁碼、修訂資訊類型的描述以及授權扣留的特定法律豁免。日誌條目可能為：第 3 頁，社會安全號碼已編輯，豁免 6，個人隱私。將日誌與發布的文檔文件一起儲存。如果發布受到質疑，該日誌是該機構行為正確的第一個證據。
發布前查看已編輯的文檔
在發布之前，應由第二人審閱已編輯文件的每一頁。審閱者會尋找兩件事：應該被編輯但被遺漏的信息，以及被編輯但應該被發布的信息。兩種類型的錯誤都會產生後果。錯過的修訂會洩露受保護的資訊。過度編輯會隱瞞公眾有權查看的信息，並可能因違反公共記錄法而受到質疑。
審閱者也應該檢查編輯的技術品質。複製文件中的所有文字並將其貼上到純文字編輯器中。通讀貼上的文字並確認沒有出現任何經過編輯的資訊。搜尋文件元資料欄位（包括標題、作者、主題和關鍵字）以尋找任何個人資訊。驗證檔案名稱本身不包含個人資料。一份名為 JANE-DOE-MEDICAL-RECORDS.pdf 的經過修訂的文檔公佈了修訂本應保護的資訊。
處理掃描文件中的密文
許多公共記錄是從紙本原件掃描而來，而不是數位化創建的。掃描文件增加了密文的複雜性，因為文字是頁面圖像的一部分。從掃描文件編輯文字需要進行影像級編輯，永久修改編輯區域中的像素，而不僅僅是放置覆蓋層。如果掃描文件已經過 OCR 處理並且在可見圖像後麵包含不可見的文字圖層，則必須對影像和文字圖層進行編輯。
編輯掃描文件後，對編輯版本執行 OCR，以確認編輯區域中沒有識別到任何文字。如果 OCR 引擎透過密文辨識文本，則密文不夠透明或沒有修改底層影像像素。使用完全不透明的黑色填充物重新應用密文並再次驗證。公共記錄發布中的PDF合規性失敗可能會使數月來對文件其餘部分的認真工作付諸東流。
編輯是永久性的。在與已編輯版本副本分開的位置維護未編輯原始文件的安全且受存取控制的副本。未經編輯的原件是必須根據記錄保存時間表保存的機構記錄。編輯後的副本是向公眾發布的版本。
管理大量公共記錄發布
單一公共記錄請求可能涉及數千頁的回應文件。在這種規模下，手動逐頁編輯是不切實際的。投資支援批次、自動模式識別和工作流程管理的編輯軟體。軟體處理文件集，標記已知的編輯模式，並將標記的頁面呈現給人工審閱者進行確認。審閱者批准或調整每個標記，軟體批量應用修訂。這種自動化和人工混合的工作流程是大容量公共記錄處理的標準。
發布完成後，監視有關修訂的任何挑戰或問題。認為資訊被不當保留的請求者可以提出上訴或投訴。每個豁免類別的修訂日誌和記錄的法律依據是機構的辯護。在記錄保留時間表指定的完整保留期限內保留這些記錄。
定期審查和更新編輯程序，以納入從每個版本中學到的經驗教訓。如果在一個版本中遺漏了特定類型的個人數據，請更新自動搜尋模式以在下一個版本中捕獲它。隨著時間的推移，不斷改進編輯流程可以降低破壞性揭露的風險。
當重複發布相同類型的文件時，建立特定於文件的密文模板，用於識別個人資料出現的確切欄位和位置。警方事件報告的範本標記了出現姓名、地址和身分證號碼的特定方塊和欄位。此範本可確保該文件類型的所有版本的編輯保持一致，無論哪個工作人員處理該請求。
PDF 隱私義務並不會隨著編輯文件的發布而結束。如果請求者後來證明可以從發布的文件中恢復個人信息，則該機構有義務發布更正的發布並通知數據被披露的受影響個人。發布後監控和記錄的糾正程序是完整的修訂合規計畫的一部分。
公共記錄PDF 編輯具有透明度和隱私的雙重目的。公眾有取得政府資訊的權利。個人享有隱私權。適當的編輯可以尊重兩者。
最強大的PDF隱私計畫結合了適當的編輯工具、記錄在案的豁免政策、訓練有素的審閱者和發布後監控流程
每個公共記錄發布都是改善下一個公共記錄的編輯工作流程的機會
公共記錄修訂處於法律合規性、技術能力和道德責任的交叉點。發布的每份文件都聲明該機構平衡了公眾知情權和個人隱私權，並且做得正確。
經過適當編輯的公共記錄發布證明了該機構對透明度和隱私的承諾。頁面上的黑框不是障礙物。它們是該機構認真履行其法律義務的明顯證據。
公共記錄發布所具有的法律和道德分量要求有一個徹底、有記錄且可審查的編輯過程。該流程比任何單一工具或技術都更重要，因為此流程可確保每個版本都符合相同的標準。