共用網路磁碟機相當於公共文件櫃的數位版本。團隊中的每個人都可以打開抽屜、瀏覽資料夾並閱讀文件。但與閱讀不會更改文件的實體文件櫃不同，共用網路磁碟機允許任何具有寫入權限的人修改、移動或刪除 PDF 文件，無論更改是有意還是無意。保護共用網路磁碟機上的 PDF 免遭未經授權的編輯需要結合使用檔案系統權限和 PDF 等級安全性設定。只依賴其中一個而不依賴另一個會留下一個漏洞，善意的同事或惡意行為者可以利用這個漏洞。
為什麼僅檔案系統權限是不夠的
網路磁碟機上的檔案系統權限控制誰可以在作業系統層級讀取、寫入和刪除檔案。將 PDF 設定為除文件擁有者之外的所有使用者唯讀，可防止在 Windows 檔案總管或 macOS Finder 中進行意外編輯。但是，複製檔案時這些權限不會跟隨檔案。打開唯讀 PDF、複製其內容並將其貼上到新文件中的用戶實際上繞過了文件系統保護。原始文件上的唯讀標誌保持不變，但內容現在位於可以自由編輯的不受保護的副本中。
檔案系統權限也不會阻止具有寫入權限的人在忽略唯讀屬性的編輯器中開啟 PDF。某些 PDF 編輯器將開啟唯讀文件，允許在記憶體中進行編輯，並提示使用者將修改後的版本儲存到其他位置。原始文件在技術上沒有變化，但編輯後的版本現已流通。文件層級的PDF 安全性 透過將保護直接嵌入到文件中來解決這些差距。
應用 PDF 級權限密碼
權限密碼（也稱為所有者密碼）將限制直接嵌入 PDF 文件中，並隨文件一起傳送到任何地方。設定阻止編輯但允許查看的權限密碼。在安全設定對話方塊中，取消勾選「更改文件」、「內容複製」和「頁面提取」複選框。如果團隊需要列印文件或使用螢幕閱讀器，請啟用列印和內容輔助功能。任何打開 PDF 的人都可以查看和列印它，但編輯工具列呈灰色，並且複製操作被阻止。
選擇一個強度較高但與組織中使用的任何其他密碼不同的權限密碼。如果文件擁有者離開公司，則接管文件管理的人員仍然可以使用權限密碼。將密碼儲存在團隊管理員可以存取的共用密碼管理器中，而不是儲存在只有一個人可以存取的個人密碼庫中。 保護 PDF 方法將權限密碼與檔案系統唯讀標誌結合，以建立深度防禦。繞過一種保護的攻擊者仍然必須擊敗另一種保護。
使用數位簽章偵測未經授權的編輯
權限密碼可防止編輯，但有權存取 PDF 解鎖工具的堅定使用者如果願意繞過安全策略，則可以取消保護。數位簽名提供了不同類型的保護。它不會阻止編輯，但可以立即檢測到任何編輯。將 PDF 放入共用磁碟機之前，請使用數位憑證對 PDF 進行簽署。任何打開該文件的人都會看到有效的簽名指示符。如果有人編輯文檔，簽名就會中斷，下一個開啟該文件的人會看到警告，表示該文檔自簽署以來已被修改。
這種基於檢測的方法適用於不鼓勵但不嚴格禁止編輯的文檔，或者主要關注的是編輯可能會被忽視而不是編輯可能發生的情況。例如，發佈在領導團隊共享驅動器上的財務報告可能帶有數位簽名，以便任何查看這些數字的人都可以確認他們正在查看批准的版本而不是修改後的副本。 WukongPDF 為網路儲存上共享的文件提供PDF 安全 密碼保護和數位簽章功能。
配置網路磁碟機權限以獲得最大程度的保護
網路磁碟機存取控制清單 (ACL) 應為第一道防線，在套用任何 PDF 等級保護之前進行設定。設定包含受保護 PDF 的共用資料夾，以允許所有需要查看文件的團隊成員進行讀取訪問，並僅允許文件擁有者和管理員進行寫入存取。大多數網路連線儲存系統和 Windows Server 共用資料夾透過安全性或共用屬性對話方塊支援此層級的精細權限控制。
為仍處於草稿狀態的文件的可編輯工作副本建立一個單獨的子資料夾。這使得編輯活動與最終確定的受保護文件隔離。需要對受保護的 PDF 提出更改建議的團隊成員可以在草稿資料夾中建立工作副本，進行編輯，然後提交修訂版本以供審核和替換受保護的原件。這種工作流程分離可以防止以下常見情況：有人打開受保護的 PDF，意識到自己無法對其進行編輯，然後以略有不同的名稱將副本保存到桌面上，而現在有兩個版本正在流通，但沒有明確表明哪個版本具有權威性。
監控和審核文件訪問
網路磁碟機審核提供了誰存取了哪些檔案以及何時存取的記錄。對包含受保護 PDF 的共用資料夾啟用審核日誌記錄。 Windows Server 和大多數 NAS 裝置可以記錄檔案開啟事件，記錄每次存取的使用者帳戶、檔案名稱和時間戳記。定期查看審核日誌或針對建議未經授權活動的存取模式設定警報，例如使用者在短時間內存取大量 PDF 或在工作時間之外存取檔案。
審核日誌有兩個目的。它們可以阻止未經授權的訪問，因為用戶知道他們的活動已被記錄。當儘管有保護措施但確實發生未經授權的編輯時，審核日誌會識別在編輯期間存取該文件的人員，從而將調查範圍縮小到少數使用者帳戶。與團隊溝通文件存取已被審核。在防止偶然的安全違規方面，監控意識通常與技術控制一樣有效。
對團隊成員進行共享文件安全培訓
技術保護是必要的，但僅靠技術保護還不夠。不明白為什麼 PDF 無法編輯的團隊成員可能會嘗試繞過這些限制，而不是遵循經批准的工作流程。簡短的培訓文件或團隊會議解釋文件保護策略，演示建議對受保護文件進行編輯的正確工作流程，並展示如何驗證文件未被篡改，從而減少因善意的解決方法而導致的安全事件的數量。
在培訓中明確解釋繞過文件保護的後果。在受監管的行業中，對受保護文件進行未經授權的編輯可能會帶來合規性影響，而不僅僅是帶來直接的不便。當團隊成員了解共用磁碟機上 PDF 保護的方式和原因時，他們就不太可能將這些限制視為需要克服的障礙，而更有可能將其視為需要尊重的保障措施。
網路磁碟機上受保護 PDF 的版本控制策略
共用磁碟機上受保護的 PDF 需要一個版本控制策略來補充安全設定。如果沒有版本控制，團隊成員可能會建立不受控制的副本來繞過編輯限制，違背了保護的目的。實施簡單的版本控制約定，其中受保護的主文檔在文件名稱和文檔頁腳中帶有版本號。
當團隊成員需要對受保護的 PDF 提出更改建議時，他們會遵循簽出工作流程。文件擁有者在草稿資料夾中建立可編輯副本，團隊成員進行更改，擁有者審查更改並決定是否將其合併到受保護母版的下一個版本。此工作流程承認有時需要進行編輯，同時將有關什麼成為權威版本的決定集中在文件擁有者手中。
對於使用 Microsoft SharePoint 或類似文件管理平台的團隊，請使用內建的簽出和版本歷史記錄功能。可以檢出儲存在 SharePoint 文件庫中的 PDF 進行編輯，這會鎖定文件，使其他人無法同時修改它，並且每個檢入的版本都會保留在版本歷史記錄中。 SharePoint 版本控制和 PDF 等級密碼保護的組合為受監管的環境提供了可靠的解決方案。
定期查看共用資料夾的存取控制列表，以刪除已更改角色或離開組織的使用者的權限。未定期審核的 ACL 會累積不再適用的權限，而對受保護的 PDF 具有剩餘讀取存取權限的前團隊成員則代表著資料安全漏洞。
對於與透過 VPN 或安全入口網站存取網路磁碟機的外部合作夥伴共用的文檔，請驗證 PDF 權限是否與存取方法相容。某些 VPN 用戶端會以可能幹擾 PDF 權限執行的方式變更檔案屬性處理。