處理一批 PDF 很少意味著對每個文件應用相同的操作。十個 PDF 放在您的辦公桌上。其中三個需要對電子郵件進行壓縮。其中兩個需要轉換為Word 進行編輯。四個需要合併到一個文件中。需要 OCR 才能變得可搜尋。每個文件都需要不同的工具或不同的操作，每個文件的工具、介面和心理上下文之間的切換比實際處理消耗更多的時間。
開銷不在處理過程中。它是在工具之間不斷進行上下文切換。
在單一會話中處理具有不同要求的多個 PDF 意味著按操作類型組織批次、對每個工具的文件進行排隊以及將每個隊列作為批次運行，而不是按照文件到達的順序一次處理一個文件。 WukongPDF 的PDF Batch 處理工具和Split PDF 功能可以有效地處理資料量，並且無論您使用哪種特定工具，以下的會話組織方法都有效。
依操作類型對傳入批次進行排序
在接觸任何文件之前，請按每個文件所需的操作對整個批次進行排序。在桌面上建立堆、實體資料夾或心理類別：壓縮、轉換、合併、OCR、簽名等。將每個文件移動到適當的文件堆中。對 50 個檔案的批次進行兩分鐘的排序可節省處理過程中 20 分鐘的上下文切換時間。一堆中的所有文件都會使用一個工具和一組設定一起處理，然後再轉到下一個。
多操作文件依序流經堆。需要 OCR 然後壓縮的檔案在 OCR 堆中開始，然後進入壓縮。在任何文件前進之前，整個 OCR 堆都會進行處理。這種批次規則意味著您的大腦一次停留在一種操作模式，所有壓縮檔案的壓縮模式，所有轉換檔案的轉換模式。心理上下文切換針對每個操作類型發生一次，而不是每個檔案發生一次。效率來自於減少開關，而不是來自於更快地處理單一檔案。
為整個隊列設定每個工具一次
開啟第一種操作類型的工具，並使用該佇列中所有檔案所需的設定對其進行一次配置。壓縮檔案都需要 150 DPI 的中等品質？設定這些參數並保留它們。使用這些設定處理每個文件。除非特定文件確實需要不同的參數，否則不要針對每個文件進行調整。每個文件的調整會破壞批次效率。
隊列順序對於感知速度很重要。首先處理最小的文件。他們完成得很快，並提供了早期的勝利，以建立動力。大文件處理速度很慢，如果先處理，會在會話開始時產生一段等待時間，感覺效率低。小檔案優先表示佇列會隨著會話的進行而加速，而當您設定下一個佇列時，最大的檔案會逐漸消失。會話以令人滿意的最終幾個文件的節奏結束，而不是在其他所有事情完成後等待一個巨大的文件。
處理多操作文件而不遺失軌跡
多操作文件需要跟踪，即使系統是簡單的文本文件。列出每個多操作文件及其操作順序。完成每項操作後進行檢查。檢查所有操作後，檔案將移動到輸出資料夾。此清單可防止最常見的批次錯誤：檔案接收操作一和操作三，但缺少操作二，因為您無法追蹤哪些檔案處於管道中。
清楚地命名中間輸出。像 filename-step1.pdf、filename-step2.pdf 這樣的約定使每個處理階段都可識別。當第三步失敗時，從第二步輸出重新啟動，而不是重新運行第一步。只有在最終輸出通過驗證後才刪除中間體。磁碟空間花費幾美分。重新處理時間需要花錢，或者更準確地說，是無法收回的分鐘。
| 批量大小 | 組織方法 | 追蹤工具 |
|---|---|---|
| 10個以下文件 | 以操作命名的桌面資料夾 | 心理清單或便利貼 |
| 10-50 個文件 | 中間體的資料夾+命名約定 | 簡單的文字檔案或電子表格 |
| 50-200 個文件 | 結構化資料夾層次結構+一致的命名 | 帶有狀態列的電子表格 |
| 200+ 個文件 | 專用批次腳本或工具 | 資料庫或專案管理工具 |
管理不同工具的品質檢查
就像加工一樣，透過工具進行批量品質檢查。壓縮佇列完成後，以 200% 縮放並排驗證所有壓縮文件，掃描偽影。在轉換佇列之後，透過檢查格式保真度來驗證所有轉換後的檔案。依運算類型分組驗證採用與分組處理相同的批次效率原理。
對每批產品的百分比進行抽查。隨機選擇 50 個壓縮檔案中的 5 個，無需檢查所有 50 個即可發現系統問題。乾淨的抽查意味著該批次可能是乾淨的。抽查中出現的問題，就是提高檢查率，調查設定是否需要調整。統計抽樣平衡了徹底性與沒有人有時間驗證大批量中的每個文件的現實。
文件在批次中失敗時恢復
立即將失敗轉移到重試資料夾，而不停止佇列。繼續處理下一個檔案。隊列完成後，以新的注意力重新訪問重試資料夾。有時，故障是暫時的、伺服器逾時或記憶體中斷，但重新處理會成功。其他時候，故障是固有的、來源損壞或功能不受支持，並且文件需要手動幹預。
記錄每次失敗：檔案名稱、操作、錯誤訊息（如果有）和時間。該日誌揭示了模式。相同的文件類型跨工具執行相同的操作失敗表示文件類型是問題所在。同一工具的不同檔案在相似的時間出現故障表示工具有可靠性問題。日誌將單一故障從孤立的麻煩轉化為數據，以便做出更好的工具和工作流程決策。
將會話存檔以供日後參考
會話結束後，歸檔批次詳細資料：哪些檔案、哪些操作、哪些設定、輸出的去向。這有兩個目的。如果稍後對某個文件提出質疑，存檔會準確追蹤所做的操作和時間。如果下個月有類似批次到達，存檔將提供可複製的工作流程，無需重新規劃。
一個包含檔案名稱、操作、工具、設定和輸出位置的簡單電子表格捕獲了所有內容。當重複相同的批次模式時，兩分鐘填寫即可節省 20 分鐘的重新規劃時間。可重複使用的工作流程文件組合。記錄的每個批次都會使該類型的下一個批次更快。投資是前期的，但回報是永久性的。