PDF 格式的掃描文件是一張文字圖片。如果不重新輸入，則無法搜尋、編輯或引用它。對掃描件執行 OCR 可辨識文字。典型的輸出是 PDF，在原始圖像後面有一個不可見的文字層，使文件可搜尋。但文字仍然被困在 PDF 中。將 OCR 結果匯出為可搜尋的 Word 文檔，將識別的文字提取為可編輯的格式。 OCR PDF 到 Word 工作流程將靜態掃描轉換為可編輯、重新格式化和重複使用的動態文件。
OCR 和 Word 匯出如何協同運作
OCR 分析掃描的頁面影像並辨識字元。辨識出的文字同時儲存在兩個地方。 PDF 中的原始頁面圖像後面放置了一個不可見的文字圖層，使其可搜尋。相同的識別文字也會寫入 Word 文件，成為可編輯文字。 Word 匯出以文字處理器可以開啟和編輯的格式保留 OCR 輸出。
Word 匯出嘗試保留原始格式。字體、字體大小、粗體和斜體樣式以及段落對齊方式均根據 OCR 引擎在掃描中偵測到的內容進行近似計算。格式的保真度取決於原始掃描的品質和 OCR 引擎的複雜程度。簡單的單列文件可以乾淨地轉換。複雜的多列佈局可能需要在轉換後在 Word 中手動重新格式化。 OCR 的PDF 到Word 輸出是編輯的起點，而不是完美的複製品。
在 Adobe Acrobat 中透過 Word Export 執行 OCR
在 Adobe Acrobat Pro 中開啟掃描的 PDF。前往“工具”面板並選擇“掃描和 OCR”。選擇“識別文字”，然後選擇“在此文件中”。出現 OCR 對話框。選擇文檔語言和輸出樣式。選擇可搜尋影像來建立可搜尋的 PDF。選擇可編輯文字和圖像直接匯出為 Word 格式。
「可編輯文字和圖片」選項可執行 OCR 並將結果匯出至 Word 文件。 Acrobat 開啟「另存為」對話方塊。選擇目標資料夾並將文件另存為 .docx 文件。打開生成的 Word 文件並檢查識別品質。更正任何 OCR 錯誤。調整自動轉換未保留原始佈局的格式。 WukongPDF 透過瀏覽器為基礎的平台為OCR PDF 提供 Word 匯出功能。
提高 OCR 準確性以獲得更好的文字輸出
匯出的Word文件的品質完全取決於OCR的準確性。改進運行 OCR 之前的掃描。使用至少 300 DPI 的掃描解析度。確保頁面筆直，不歪斜。掃描前請清除掃描器玻璃板上的所有污跡或斑點。乾淨的掃描可產生準確的 OCR。準確的 OCR 產生可用的 Word 文件。
執行 OCR 之前選擇正確的文檔語言。使用英文 OCR 設定處理的法文文件會產生亂碼輸出。如果文件包含多種語言，請選擇主要語言並在轉換後手動修正次要語言部分。一些 OCR 引擎支援多語言識別，可以同時處理包含兩種或三種語言的文件。 掃描的 PDF語言設定是直接影響輸出品質的關鍵參數。
在 Word 匯出中處理表格和表單
掃描文件中的表格對 OCR 到 Word 的轉換提出了挑戰。 OCR 引擎必須識別每個單元格中的文字以及表格結構本身。匯出的 Word 文件嘗試使用合併的儲存格和近似的列寬重新建立表格。結果往往需要手動調整。
轉換後，請查看 Word 文件中的每個表格。調整列寬。合併或分割錯誤組合或分離的儲存格。驗證每個儲存格中的資料是否與原始掃描相符。需要幾秒鐘掃描的表格在 Word 中可能需要幾分鐘才能修正。所投入的時間仍然遠遠少於從頭開始手動輸入整個表格。 OCR PDF輸出提供原料。手動精煉產生最終文件。
批量處理多個掃描文檔
Adobe Acrobat Pro 透過操作精靈支援批量 OCR 處理。建立一個對多個文件執行 OCR 並將每個文件匯出為 Word 格式的操作。選擇包含掃描的 PDF 的輸入資料夾。配置 OCR 設定。運行操作。 Acrobat 依序處理每個文件，為每個掃描的 PDF 產生對應的 Word 文件。
對於大批量，請在提交整批之前驗證轉換文檔樣本的輸出品質。系統性 OCR 錯誤（例如持續誤讀特定字元）可能會影響批次中的每個文件。在處理數百個檔案之前，請儘早識別錯誤模式並調整 OCR 設定以修正錯誤。與單獨處理每個文件相比，OCR PDF批次工作流程可節省時間。
具有 Word 匯出功能的 OCR 將掃描文件從靜態影像轉換為可編輯文件。轉換並不完美，但它消除了從頭開始重新輸入文件的需要。已識別的文本提供了基礎。手動校正提供潤飾。
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OCR 到 Word 工作流程將靜態掃描影像轉換為可編輯文檔，以彌合紙本記錄和現代數位文件處理系統之間的差距。
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近年來，OCR 準確率有了顯著提高。現代引擎的乾淨掃描精度達到百分之九十九以上。 OCR 輸出亂碼的時代已經過去了。現代 OCR 引擎產生的內容與原始列印文件非常接近。
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