PDF 套件是一個容器，其中包含多個獨立文件，例如文件、電子表格、圖像，甚至其他 PDF，所有文件都捆綁到一個包裝器中。與標準合併 PDF（將多個文件的頁面合併為一個具有統一格式的連續文檔）不同，PDF 包 使每個組件文件保持獨立且可獨立存取。許多企業、法律團隊和政府機構從合作者那裡收到投資組合，後來發現接收系統或文件管理平台只接受平面、單文件 PDF。
這種不匹配會在截止日期前造成真正的問題。
訴訟、政府電子歸檔入口網站和合規歸檔系統中使用的電子取證平台都是圍繞 PDF 是單一線性文件的假設而建構的。當這些系統遇到作品集時，它們可能會直接拒絕上傳，僅提取封面，或產生錯誤，導致提交者忙於修復。在截止日期到來之前了解扁平化過程可以減輕很多壓力。在幾種常見情況下，有必要將作品集轉換為統一的文檔。您可能需要上傳到法庭歸檔系統，與需要簡單可捲動文件的客戶共享，或以幾十年後仍可讀取的格式存檔。
什麼是 PDF 包以及它與合併的 PDF 有何不同
將 PDF 套件視為文件集合的包裝器或外殼，每個文件都保留自己的格式、頁碼和文件標識。 Adobe 推出了組合功能，讓使用者可以將不同類型的檔案（例如 Word 發票、Excel 預算表和 CAD 繪圖）打包到一個可分發的套件中。作品集介面顯示帶有檔案縮圖的預覽窗格，收件人可以在其本機應用程式中開啟每個元件。這種設計使作品集非常適合將一組相關資料發送給需要處理各個原始檔案的協作者。
合併的 PDF 採用不同的路徑。它從每個原始檔案中提取實際頁面，並將它們拼接成一個具有統一頁碼和一致佈局的連續文件。您無需單擊單個文件圖標，而是按順序滾動頁面。根據 ISO 32000-2 規格（PDF 2.0，2020），專案組合和合併文件在文件格式層級上是不同的結構，項目組合使用引用外部文件流的集合模式。
對於大多數文件工作流程，單一平面 PDF 是更安全的選擇。它保證頁面順序保持可見，所有內容都在一個檢視器視窗中呈現，並且自動化處理工具可以提取文字和元數據，而無需導航容器結構。從投資組合到平面文件的轉換是一次性步驟，可以消除文件整個生命週期的兼容性問題。電子取證平台、法庭電子歸檔入口網站和許多雲端儲存預覽器將投資組合視為檔案而不是可查看的文檔，這正是提交被拒絕的原因。
這種差異比大多數人預期的更重要。平面文件隨處可用。
使用 Adobe Acrobat 將作品集轉換為單一 PDF
開啟組合文件，導覽至“文件”選單，選擇“建立 PDF”，然後選擇“將文件合併為單一 PDF”。將組合檔案新增至檔案清單中，根據需要排列順序，然後按一下「合併」。 Acrobat 會擷取每個元件檔案、呈現其頁面並產生平面輸出文件。 WukongPDF 提供基於瀏覽器的合併 PDF 工具，無需桌面軟體即可處理相同的任務，完全在瀏覽器中處理文件以獲得快速結果。對於典型的 10 個組件組合來說，整個過程只需不到一分鐘。
包含非 PDF 元件（例如 Excel 工作表或圖像）的套件需要轉換步驟。 Acrobat 在合併過程中將每個頁面轉換為 PDF 頁面，並且輸出文件保留文件在組合視圖中顯示的原始順序。仔細檢查合併結果，因為組合中的嵌入視訊、音訊或 3D 內容可能會被丟棄或展平為靜態佔位符影像。包含 CAD 模型、BIM 資料或多媒體演示的技術組合通常在展平過程中會遺失這些元素。
存在一條替代路徑。 Adobe Acrobat 提供「另存為 PDF」選項，只需按一下即可將封面和所有元件檔案提取到單一文件中。如果項目組合使用自訂導覽方案，此方法有時會重新排列文件順序。因此，手動合併方法可讓您更好地控制最終頁面順序。如果您需要定期產生合併的作品集，則可以將“合併文件”工作流程另存為 Acrobat 中的“操作”，從而將多步驟流程轉變為只需單擊一次即可完成所有未來作業。
| 方法 | 優點 | 缺點 |
|---|---|---|
| 將文件合併為單一 PDF | 完全控制頁面順序，支援非 PDF 元件 | 需要 Acrobat Pro 許可證，每次手動步驟 |
| 另存為 PDF（匯出） | 一鍵操作，保留作品集封面 | 可能會意外地重新排序文件，刪除互動元素 |
| 基於瀏覽器的工具 (WukongPDF) | 無需安裝，快速取得純 PDF 作品集 | 無法直接處理非 PDF 作品集元件 |
使用基於瀏覽器的工具轉換 PDF 包
多個線上平台可以提取和合併 PDF 套件的內容，而無需安裝任何軟體。上傳作品集文件，讓工具解壓縮容器，選擇要包含的元件，然後下載產生的平面 PDF。大多數基於瀏覽器的工具都能很好地處理 PDF 到 PDF 的提取，但它們處理附件和非 PDF 元件文件的方式有所不同。首先使用小型非機密投資組合進行測試，以揭示該工具是否正確處理您的特定投資組合結構。
敏感內容需要格外小心。出於法律或財務目的而創建的組合通常包含不應離開您本地環境的特權文件。對於這些場景，桌面工具或具有離線功能的瀏覽器應用程式是更合適的選擇。一些基於瀏覽器的工具現在只提供客戶端處理，文件永遠不會離開您的電腦。這種混合方法提供了網路介面的便利性和本地處理的安全性。
處理時間取決於包內所有檔案的總大小。與包含 20 個 100 KB 文件的文件組合相比，包含 10 個 5 MB PDF 的文件組合需要更長的時間來解壓縮和重新組合。如果輸出檔案大小對您的用例很重要，例如電子郵件附件限製或政府入口網站上的上傳上限，請隨後對合併結果執行壓縮過程。大多數工具產生的合併文件大致等於元件文件大小的總和，加上新文件結構的少量開銷。當組合大小超過您的目標時，壓縮步驟通常可以將其減少 40-60%。
合併期間處理嵌入式文件和附件
PDF 套件通常包含與可見頁面並存的嵌入式文件附件。當您拼合時，決策點就出現了：這些附件應該成為可見文件的一部分、被丟棄還是保留在輸出 PDF 中？大多數轉換工具預設會刪除檔案級附件，並且僅呈現每個元件的可見頁面。當附件以這種方式被刪除時，在法律或金融交易中充當文件包的投資組合將丟失關鍵的支持性展示或時間表。
在提交之前檢查工具的附件處理。當您使用「合併文件」工作流程時，Adobe Acrobat Pro 會保留附件，並在文件層級將它們附加到輸出 PDF。基於瀏覽器的工具通常不會保留嵌入的配件，並且會在拼合過程中向您發出警告或默默地丟棄它們。轉換後查看 PDF 檢視器中的「附件」面板。遺失附件表示您需要使用支援附件保留的工具重新執行轉換。
有時最安全的路線是手排路線。對於混合文件類型並包含附件的組合，請先單獨提取每個元件。一次將一個非 PDF 檔案轉換為 PDF。然後對生成的乾淨 PDF 文件集運行標準合併。這個額外的步驟需要更長的時間，但可以保證對包含的內容和刪除的內容進行控制。
扁平化投資組合後驗證輸出
將任何PDF 包 轉換為平面文檔後，請執行簡短的驗證檢查表，以便在文件到達目的地之前發現問題。開啟輸出的 PDF 並捲動每一頁。確認頁數與所有來源元件的總頁數相符。尋找缺少的頁面、文件之間插入的空白頁面或方向錯誤的頁面。快速逐頁掃描可在一分鐘內擷取大多數文件的最常見轉換工件。
交互元素需要自己檢查。超連結、表單欄位和書籤可能會也可能不會保留，具體取決於轉換方法。 Adobe Acrobat 的合併文件工作流程保留了來源 PDF 中的大多數互動元素。基於瀏覽器的工具通常會產生更簡單的輸出，從而扁平化表單並刪除腳本。如果互動式元素對您的工作流程很重要，請專門驗證它們，而不是假設它們在轉換後倖存下來。
最後一項預防措施：在不同的裝置上開啟輸出。根據預期檢查檔案大小。如果合併的檔案意外地大，請執行壓縮過程。如果它比預期小得多，則遺失的元件檔案可能在轉換過程中被刪除。組合列出的組件數量與輸出頁數之間的比較可以立即發現任何差異。在不同的 PDF 檢視器中開啟檔案可確認文件在您的主要工作環境之外正確呈現。
| 檢查 | 尋找什麼 | 如何修復 |
|---|---|---|
| 頁數 | 總頁數等於所有元件頁數的總和 | 重新運行合併，包含缺少的組件 |
| 頁面順序 | 文件按預期順序出現 | 合併後使用重新排列工具對頁面重新排序 |
| 超連結 | 可點擊的連結在輸出中仍然有效 | 手動重新新增連結或使用不同的轉換方法 |
| 文件大小 | 輸出大小對於內容量來說是合理的 | 如果需要，請應用壓縮以減小尺寸 |
| 附件 | 存在或有意刪除所需的附件 | 如果需要，將文件重新附加到輸出 PDF |