您只想共用文件以供螢幕審閱。收件人應該能夠閱讀文件、搜尋文字並添加註釋，但他們不應該能夠列印它。 PDFPDF安全權限模型支援這種限制組合，但列印和其他操作之間的區別是由PDF檢視器強制執行的，並非所有檢視器都遵守它。
允許閱讀同時阻止列印的能力解決了一個常見的用例：在您需要回饋但不需要實際分發的地方分發審閱副本。 PDF 權限密碼可以停用列印，同時啟用所有其他操作（檢視、搜尋、複製文字和註釋）。
PDF 權限如何控制特定操作
PDF 權限密碼，也稱為擁有者密碼，控制一組獨立的標誌。每個標誌啟用或停用特定操作：列印、複製文字、編輯內容、新增註釋、填寫表單欄位和提取頁面。這些標誌是獨立的，因此您可以在阻止列印的同時允許註釋。
PDF 註釋 權限與列印權限是分開的。將列印標誌設為「不允許」不會影響註解標誌。收件者可以新增註解、反白和便簽，但無法產生文件的列印副本。
PDF 檢視器軟體開啟檔案時會強制執行權限。尊重權限的 PDF 檢視器將使「列印」選項變灰，同時保持註釋工具處於活動狀態。 WukongPDF 透過瀏覽器提供權限設定工具。
配置僅螢幕審閱的權限
在PDF安全設定中設定權限密碼。啟用以下功能：用於螢幕閱讀器和搜尋的內容複製、審查註釋的註釋以及表單填寫（如果文件包含表單）。禁用列印和文件編輯。在沒有權限密碼的情況下分發文檔，以便收件人無法變更這些設定。
基於權限的限制的局限性
PDF 權限由檢視器軟體強制執行，而不是由文件格式本身強制執行。選擇不強制執行限制的檢視者將允許列印。大多數主流 PDF 檢視器都尊重權限。有些第三方工具沒有。權限只是一種威懾，而不是絕對的障礙。
PDF 列印 限制不會阻止螢幕捕獲。收件人可以截取每個頁面的螢幕截圖並列印螢幕截圖。列印限制會阻止透過 PDF 檢視器進行方便的列印，但不會阻止確定的複製。
何時使用權限與其他保護方法
權限適用於您想要表明文件僅供螢幕審閱的暫時保護。對於必須絕對禁止列印的文檔，安全文件入口網站可以串流傳輸文件以供查看而不提供可下載文件，從而提供更強大的保護。
分發前測試權限
在將權限受限的 PDF 發送給收件者之前，請在他們可能使用的 PDF 檢視器中測試該文件。在 Adobe Acrobat、基於瀏覽器的檢視器和行動裝置上開啟檔案。嘗試從每個列印。確認列印限制按預期工作。
某些 PDF 檢視器會顯示橫幅或資訊欄，指示文件的權限受到限制。此通知告知收件人無法列印是故意的，而不是其軟體或印表機的技術問題。
使用舊版 PDF 檢視器的收件者可能不會遇到列印限制，因為舊版本沒有一致地強制執行權限標誌。如果您的收件者使用多種 PDF 檢視器，則權限方法可能無法提供統一的保護。
將權限與其他保護措施結合
權限可以與第一頁上的可見通知結合起來，說明該文件僅供螢幕審閱，不應列印。技術限制和可見通知相輔相成。該通知傳達了意圖。此限制強制執行。
對於必須限制列印的文檔，請考慮新增出現在每一頁上的特定於收件人的浮水印。水印不會阻止列印，但在發現列印副本時提供可追溯性。與印刷限制相結合，形成了分層防禦。
透過具有僅查看存取權限的安全入口網站分發文件可提供比單獨的 PDF 權限更強大的保護。此入口網站控制存取、阻止下載並記錄檢視活動。 PDF 權限成為輔助保護層而不是主要保護層。
允許閱讀和註釋、禁止列印的場景常見於法律文件審查、學術同儕審查、保密商業提案評估等。在每種情況下，審閱者都需要參與內容並提供回饋，但文件擁有者希望控制實體分發。
PDF 權限標誌的獨立控制使文件擁有者可以對收件者可以執行的操作進行細微控制。除了列印和註釋標誌之外，所有者還可以控製文字複製和頁面提取。
允許的文字複製權限對於可存取性非常重要。螢幕閱讀器從 PDF 中提取文字以朗讀。停用文字複製會使螢幕閱讀器使用者無法存取文件。
權限設定儲存在 PDF 的加密部分中，並使用權限密碼解鎖。如果沒有此密碼，收件者就無法變更設定。
當權限限制列印時，PDF 檢視器的「列印」對話方塊通常會顯示「列印」按鈕灰顯或顯示不允許列印的訊息。即使實體列印受到限制，某些檢視器也允許列印到檔案。
當文件擁有者信任收件者但希望建立明確的使用邊界時，基於權限的限制是適當的。一位顧問與客戶分享一份報告草稿，他信任客戶，但希望防止隨意列印。
對於公司內部文檔，權限可以強化公司有關文檔處理的政策。帶有列印限制的財務報告支援敏感財務資料不應留在印表機上的政策。
當與文件安全文化結合時，文件控制的權限方法是最有效的。理解並尊重限制原因的接收者更有可能遵守這些限制。
設定僅螢幕審閱的權限時，也可以考慮將文件設定為在特定檢視模式下開啟。全螢幕模式或適合頁面模式以最佳方式呈現文檔，以便在螢幕上閱讀。
註釋權限允許收件者在文件中新增註解、突出顯示和繪圖。這些註釋儲存在 PDF 中，文件擁有者可以在文件返回時進行查看。
審核期結束後，文件擁有者可以刪除權限限制並分發可列印的最終版本，反映文件從草稿到發布的生命週期。
| 許可標誌 | 螢幕檢視設定 | 禁用時的效果 |
|---|---|---|
| 印刷 | 不允許 | 列印按鈕在檢視器中呈灰色顯示 |
| 內容複製 | 允許 | 啟用螢幕閱讀器存取和文字搜尋 |
| 註解 | 允許 | 收件人可以添加評論和亮點 |
| 文件編輯 | 不允許 | 防止內容修改 |
| 頁面擷取 | 不允許 | 防止分割文檔 |
PDF 中的權限模型是為這樣一個世界而設計的：文件在可信方之間共享，這些可信方需要有關正確使用的指導，而不是針對惡意行為者的強制執行。該模型反映了這種設計理念：它表明意圖而不是提供絕對的保護。
如果在強制執行權限的檢視器中開啟具有列印限制的 PDF，則「列印」指令可能完全不在選單中、呈灰色顯示，或存在但在按一下時顯示錯誤。具體行為取決於查看器的實作。 Adobe Acrobat 讓「列印」選項變灰。某些瀏覽器檢視器根本不包含「列印」按鈕。
權限密碼應與開啟密碼不同。對兩者使用相同的密碼會破壞安全模型，因為任何可以開啟文件的人也可以更改權限。開啟密碼控制存取。權限密碼控制使用情況。不同的密碼用於不同的目的。
對於透過學習管理系統或安全客戶端入口網站分發的文檔，平台可以應用自己的存取控制來覆蓋或補充 PDF 權限。僅供檢視的入口網站中的文件不需要限制性 PDF 權限，因為入口網站會阻止下載。權限成為第二層。
測試權限配置應包括嘗試從 PDF 檢視器列印、嘗試從瀏覽器列印（如果 PDF 在瀏覽器中開啟）以及嘗試使用可能繞過檢視器選單限制的鍵盤快速鍵（如 Ctrl+P）。此測試揭示了權限是否在所有列印路徑上一致執行。
配置權限後，驗證註解工具是否仍可用。開啟 PDF 並確認註釋、反白和繪圖工具處於活動狀態。錯誤配置的權限集會意外停用註釋，這違背了允許螢幕審查和回饋的目的。
儘管有限制但仍需要列印的收件人，例如有視力障礙的審稿人，需要列印副本以方便訪問，應為他們提供單獨的可列印版本。限製版是針對一般觀眾的。可根據要求提供可列印版本，並解釋存取需求。
列印限制與註釋權限結合建立的文件支援協作審閱，同時尊重所有者分發偏好。