Excel 本身內建了將 Excel 轉換為 PDF 的功能，但要獲得乾淨的結果（電子表格正確適合頁面、列印正確的頁數且不會截斷列）需要進行一些設定調整，而許多人會跳過這些設定調整。預設匯出通常會產生 PDF，其中電子表格的頁面超出預期，或列在邊緣被截斷。
匯出前設定列印區域
在匯出之前，定義列印區域以精確控制將其放入 PDF 中的內容。選擇要包含的儲存格，前往頁面佈局→列印區域→設定列印區域。這告訴 Excel 僅匯出該選擇，而不匯出工作表上的所有內容（包括空白儲存格）。如果沒有此步驟，Excel 通常會在資料右側或下方匯出較大的空白區域，從而產生包含許多空白頁面的 PDF。
如果電子表格太寬而無法適應單一頁面寬度，請前往頁面佈局 → 縮放以適合併將寬度設定變更為「1 頁」。這會水平縮放內容以適合一頁寬度，同時根據資料需求保留每頁的行數。對於具有許多列的廣泛財務模型，這通常是可讀的 PDF 與丟失一半資料的模型之間的差異。
從 Excel 匯出
在 Excel for Windows 中：檔案 → 匯出 → 建立 PDF/XPS。這會產生帶有向量文字和嵌入字體的正確 PDF。或者，檔案 → 列印 → 將印表機變更為 Microsoft Print to PDF。兩者都有效，但導出路徑為帶有圖表和圖形的文檔生成的輸出稍好一些，因為它比列印路徑更乾淨地處理向量內容。
在 Excel for Mac 中：檔案 → 儲存為 → PDF，或檔案 → 匯出 → PDF。 Mac 版本也接受 Command+P → 透過列印對話方塊另存為 PDF。對於具有多個工作表的工作簿，請檢查您是否要僅匯出活動工作表還是所有工作表 - Excel 預設匯出活動工作表，因此如果您希望所有工作表都在一個 PDF 中，請變更匯出對話方塊中的選擇。
從 Google 試算表匯出
Google Sheets 透過文件 → 下載 → PDF 文件匯出。匯出對話方塊的版面選項比大多數人想像的要多：紙張大小、方向、比例（適合寬度、適合高度或自訂百分比）、邊距以及是否包含網格線和行/列標題。在下載之前花一點時間配置這些設定會比接受預設設定更有用。
對於大型電子表格，橫向通常比縱向效果更好，並且“適合寬度”更適合。縮放可防止列換行。如果工作表具有凍結標題行，則啟用「重複凍結行」匯出選項中將這些標題帶到每個頁面，這使得多頁資料更易於閱讀。
處理輸出檔大小
包含許多圖表、條件格式或嵌入圖像的 Excel PDF 可能會大得驚人。如果 .xlsx 檔案大小為 2MB 的工作簿包含許多高解析度圖表，則可以產生 15MB 以上的 PDF。透過 PDF Compression 工具運行導出的 PDF 可以顯著減少這種情況 - 圖表和嵌入圖形壓縮良好，並且單元格中的文本內容保持清晰。對於透過電子郵件發送或上傳到有大小限制的入口網站的 PDF，壓縮是值得採取額外的步驟。
如果收件人需要提取數據而不僅僅是查看數據，請考慮 PDF 是否確實是正確的格式。電子表格的 PDF 是一種固定的視覺表示形式 - 數字在那裡，但不能透過公式連結、過濾或排序。對於需要處理資料而不僅僅是閱讀報告的收件者來說，直接共享 .xlsx 或 Google 試算表連結比轉換為 PDF 更適合他們。