將長文件（書籍手稿、公司手冊、技術手冊、多章節報告）轉換為 PDF 且不遺失格式，是看似簡單的任務之一，但實際上並非如此。一鍵即可乾淨轉換短文檔。具有複雜格式、嵌入圖像、交叉引用、頁首和頁腳的長文件要求更高。獲得正確的結果需要在流程的每個階段採取一些深思熟慮的步驟。
在轉換之前取得來源文檔結構
PDF 輸出的品質直接反映了來源文件的品質。 Word 中的格式問題會變成 PDF 中的格式問題 — 有時更明顯，有時方式略有不同。在轉換任何內容之前，應正確建構來源文件的結構。
- 使用正確的標題樣式：標題 1、標題 2、標題 3 — 不要手動變更粗體和字體大小。這會在 PDF 中建立一個可導航結構並啟用工作目錄。
- 設定一致的段落樣式：正文、標題、區塊引號均應使用命名樣式而非臨時格式。一致的風格可以一致地轉換。
- 使用分頁符，而不是空白段落：透過按 Enter 二十次開始新的章節會產生脆弱的間距，並且會不可預測地中斷。使用插入>改為分頁符號或分節符號。
- 正確嵌入圖像：圖像應插入文件中，而不是連結到外部文件。連結的圖像不會隨文件一起移動，並且可能在 PDF 中顯示為空白框。
頁面設定：匯出前正確處理
Word 文件中的頁面尺寸、邊距和方向決定 PDF 中的頁面尺寸。這些在事後比導出前更難更改，因此請先仔細檢查它們。
頁大小
在開始之前確定文件是 A4（國際標準）還是 Letter（美國標準），或者是否是用於特定用途的自訂尺寸，例如商業平裝書。寫入長文檔後更改頁面大小會導致整個文件的文字重排，這通常需要重新格式化工作。
邊距
對於要列印和裝訂的文檔，鏡像邊距（裝訂的內緣較寬）可防止文字消失在裝訂線中。對於純數位文檔，所有側面 2-2.5 公分的標準邊距適用於大多數用途。頁首和頁尾需要足夠的邊距空間才能可見 - 檢查頁碼和章節標題是否在列印預覽中被切斷。
目錄和PDF導航
沒有導航的長文件使用起來很令人沮喪。在 Word 中，根據標題樣式插入自動目錄（參考文獻 > 目錄）。當匯出為 PDF 時，該目錄變得可點擊 - 讀者可以直接跳到任何章節或部分。
當您使用 Word 的內建 PDF 匯出功能匯出時，PDF 書籤（顯示在 Adobe Reader 側邊欄中的導覽面板）是根據 Word 的標題樣式自動產生的。確保使用「文件」>「另存為> PDF（不是列印到 PDF）以保留此結構。列印到 PDF 方法會展平所有內容並丟失書籤導航，這對於長文檔中的 PDF 導航 非常重要。
管理長文件中的影像
包含許多影像的長文件是超大 PDF 和載入緩慢的文件的最常見來源。文件中的圖像是文件大小的主要驅動因素，高解析度圖像會迅速增加文件大小。
匯出之前：在Word中，選擇所有圖像並使用壓縮圖片（右鍵單擊任何圖像>壓縮圖片>套用到本文檔中的所有圖片）。將解析度設為螢幕 (150 DPI) 以進行數位分發，或將解析度設定為列印 (300 DPI)（如果要列印文件）。與使用未壓縮影像匯出相比，此步驟通常會將匯出的 PDF 大小減少 60-80%。
如果匯出後 PDF 仍然太大，請透過 www.wukongpdf.com 處的 WukongPDF 的 PDF Compression 工具執行它以進一步縮小。對於以數位方式分發的書籍或手冊，將文件保持在 10MB 以下可以輕鬆地透過電子郵件共享並快速下載。
重要的匯出設定
在 Word 的 PDF 匯出對話方塊（檔案 > 儲存為 > PDF）中，有幾個選項會影響輸出品質：
- 最佳化：選擇「標準」對於列印品質輸出或「最小尺寸」用於檔案大小比影像品質更重要的網路/電子郵件分發
- 文件結構標籤以實現可訪問性：啟用此功能可以保留標題結構並使螢幕閱讀器可以讀取PDF
- 使用標題建立書籤：啟用此功能可根據文件標題在 PDF 檢視器中產生導覽面板
- ISO 19005-1 相容 (PDF/A)： 僅當文件需要滿足存檔標準時才啟用此選項 — 它增加了字體嵌入要求並限制了某些功能
分發前的最後檢查
匯出後，開啟PDF並檢查：書籤是否出現在導覽面板中？目錄是否連結到正確的頁面？所有影像都正確渲染嗎？文件大小對於分發方法來說是否合理？抽查文件中間的幾頁－長文件中的格式問題通常出現在中間，而不是您自然會先查看的開頭。分發前十分鐘的審查比收集投訴並事後重新分發文件要輕鬆得多。