您的 PDF 大小為 23 MB。用戶端電子郵件系統拒絕大於 10 MB 的附件。您需要壓縮檔案以適應限制，但您希望盡可能保留品質。具有目標檔案大小功能的壓縮工具可以透過調整壓縮設定直到達到目標，將檔案減小到剛好 10 MB。
PDF 壓縮 到目標檔案大小與壓縮到目標品質等級不同。目標大小壓縮迭代地應用越來越激進的壓縮，直到檔案大小降至指定閾值以下。結果是在完全符合所需尺寸的情況下獲得最佳品質。
目標大小壓縮的工作原理
壓縮工具從保守設定開始並測量產生的檔案大小。如果大小超過目標，工具通常會透過降低影像解析度或增加 JPEG 壓縮來增加壓縮強度，然後重試。此迭代過程持續進行，直到檔案大小達到目標。
PDF 文件大小 以影像為主。文字和向量內容對總大小的貢獻相對較小。目標大小壓縮主要減少影像數據，因為這樣可以在不影響可讀性的情況下顯著減小大小。
選擇正確的壓縮策略
對於影像品質很重要的文檔，請將目標大小設定為略低於限制（9.5 兆位元組），以便為電子郵件編碼開銷留出餘裕。電子郵件附件的 Base64 編碼在傳輸過程中會增加約 33% 的大小。收件者收到原始壓縮檔案大小。
WukongPDF 提供基於瀏覽器的壓縮。 PDF共享工作流程可以壓縮文件並準備好透過電子郵件分發。
當目標大小壓縮導致品質下降太多時該怎麼辦
如果無法將檔案壓縮到目標大小而不造成不可接受的品質損失，請將文件拆分為多個部分。一個 23 MB 的文檔被分成三個 8 MB 的部分，不超過 10 MB 的限制，並且還有剩餘空間。對零件進行清晰編號，以便接收者可以重新組裝它們。
使用文件共用服務而不是電子郵件附件。將未壓縮的 PDF 上傳到雲端儲存服務並向收件者發送下載連結。收件人可以獲得高品質的文檔，並且您可以完全避免壓縮品質的權衡。
逐步目標壓縮工作流程
首先，確定哪些頁面和內容類型對文件大小影響最大。在按內容類型（圖像、字體、文字、元資料等）提供大小細分的工具中開啟 PDF。細分顯示了壓縮工作的重點。 90% 為影像的文件需要影像壓縮。包含 50% 字體的文件可能會受益於字體子集化。
其次，應用針對最大內容貢獻者的壓縮設定。設定影像下採樣和 JPEG 品質以實現大部分所需的縮減。如果字體資料很重要，則套用字體子集化。壓縮文件並測量新文件的大小。
第三，如果檔案仍然高於目標，請逐步增加壓縮強度。將影像解析度從 150 DPI 降低至 100 DPI。將 JPEG 質量從 80 降低到 60。壓縮並再次測量。迭代直至以盡可能最小的質量降低達到目標。
壓縮不夠時的替代輸送方法
如果無法將文件壓縮到電子郵件限製而不造成不可接受的品質損失，請使用文件傳輸服務。 WeTransfer、Dropbox Transfer 和 Google Drive 等服務可傳送高達數 GB 的檔案。收件者在電子郵件中收到下載連結而不是附件。
受密碼保護的 ZIP 檔案可以減少一起傳送的多個 PDF 的總大小。 ZIP 壓縮可以使已壓縮的 PDF 額外減少 10% 到 20%。密碼保護增加了電子郵件附件所缺乏的安全層。
對於重複分發超出電子郵件限制的大型 PDF，請建立標準交付方法。對每個發行版使用相同的檔案傳輸服務、相同的資料夾結構和相同的通知電子郵件範本。收件人了解流程並知道在哪裡可以找到文件。
由於 Base64 編碼，附件的電子郵件編碼開銷約為 33%。一個 10 MB 的 PDF 附件實際上傳輸大約 13.3 MB 的編碼資料。此開銷不會影響接收者，他們會收到原始的 10 MB 檔案。
某些電子郵件系統在傳輸之前對附件進行額外的壓縮。這種壓縮對使用者來說是透明的，並且不會影響接收到的檔案。寄件者不能依靠電子郵件系統壓縮來將檔案減少到附件限制以下。
定期發送接近附件大小限制的 PDF 的組織，建立替代交付閾值可以防止文件超出限制時出現最後一刻的混亂。例如，對超過 8 MB 的任何內容使用檔案傳輸的策略提供了安全裕度。
由於內容組成不同，為一個文件實現目標文件大小的壓縮設定可能無法為另一個文件實現相同的減少。在原始大小相同的情況下，文字較多的文件的壓縮程度小於影像較多的文件。
壓縮到目標大小後，驗證所有互動元素、連結、書籤和表單欄位是否在壓縮後倖存下來。積極的壓縮可以剝離這些元素以減少檔案大小。
壓縮 PDF 的接收者體驗應該與正常查看縮放下的原始文件沒有區別。如果壓縮偽影可見，則表示壓縮對於文件內容而言過於激進。
當收件者將壓縮的 PDF 轉發給其他人時，請考慮後續收件者是否也會有電子郵件附件限制。通過第一個電子郵件系統的文件可能會被第二個電子郵件系統阻止。
某些電子郵件用戶端在附加接近或超過特定大小閾值的檔案時會顯示警告。即使文件在實際系統限制內，該警告也可能會提醒收件者。電子郵件中解釋檔案大小的註解可以消除擔憂。
對於透過蜂窩數據下載附件的行動收件者來說，壓縮的 PDF 使用的數據流量更少，下載速度更快。寄件者受益於滿足電子郵件限制，收件者受益於較小的下載。
在文件元資料或工作流程註解中記錄用於實現目標大小的壓縮設定。該文件可以為未來的類似文件提供一致的壓縮，並在壓縮品質受到質疑時提供參考。
| 壓縮步驟 | 行動 | 目標降低 | 註釋 |
|---|---|---|---|
| 1. 分析內容 | 按內容類型決定大小 | 不適用 | 關注最大的貢獻者 |
| 2. 影像下取樣 | 螢幕 DPI 降低至 150 | 40-60% 的影像數據 | 文字/向量不變 |
| 3.JPEG質量 | 設定為 60-80 | 額外 20-40% | 多個品質等級的測試 |
| 4. 字體子集化 | 將所有嵌入字體進行子集化 | 字體資料的 30-50% | 無品質影響 |
| 5. 測量和迭代 | 檢查尺寸；調整設定後重複 | 直至達到目標 | 當目標達到或品質不可接受時停止 |
10 MB 附件限制並不通用。 Gmail 允許 25 MB。 Outlook.com 允許 34 MB。雅虎郵件允許 25 MB。企業電子郵件系統通常具有 IT 策略設定的較低限制。在壓縮到特定目標之前，請先確認寄件者和收件者電子郵件系統的實際限制。
當多個文件需要保持在組合大小限制以下時，請單獨壓縮每個文件，使其達到大小和品質的最佳平衡，然後測量總數。調整一個壓縮良好的檔案可能比對所有檔案均等地進行積極壓縮更有效。
電子郵件的主題行和正文應提及附件大小以及為電子郵件傳送而壓縮的附件。期望獲得高解析度原件的接收者可能會擔心壓縮版本的品質下降，除非他們了解原因。
對於 PDF 的 ZIP 壓縮，額外的減少量通常不大，為 5% 到 15%，因為 PDF 已經被壓縮。 ZIP 存檔主要增加了組合多個檔案的便利性，而不是顯著減少額外的大小。
某些電子郵件系統會默默地拒絕超出限制的附件，而不會通知寄件者。寄件者認為電子郵件已送達。收件人永遠不會收到它。發送大附件後與收件人確認收到可防止靜默失敗。
應記錄用於滿足特定目標的壓縮設定。下個月更新文件時，可以套用相同的設定來實現相同的結果。如果沒有文檔，每個壓縮會話都從頭開始。
如果文件更新頻繁且每次更新都需要重新壓縮，請考慮文件設計是否會影響文件大小。減少來源文件中影像的數量或解析度可能會產生較小的文件，該文件不需要在電子郵件傳送時進行積極壓縮。
目標大小壓縮是一個迭代過程，可針對特定文件及其預期用途找到文件大小和視覺品質之間的最佳平衡。
即使原始文件遠遠超出典型的附件限制，壓縮到精確大小的能力也使 PDF 電子郵件傳送變得實用。