您將 PDF 附加到電子郵件中並點擊發送。從您的角度來看，這很簡單 - 文件從您的裝置發送到收件者的收件匣。這兩點之間實際發生的事情更為複雜，過程中的一些事情可能會影響檔案是否完好無損、大小正確且處於預期狀態。
檔案在離開您的裝置之前進行編碼
電子郵件最初被設計為攜帶純文字。附加像 PDF 這樣的二進位檔案需要一種解決方法 - 檔案在傳輸之前被轉換為文字安全格式。標準方法是 Base64 編碼，它將 PDF 的二進位資料轉換為可列印的字串。
Base64 編碼會使檔案大小增加約 33%。作為編碼的電子郵件數據，15MB PDF 大約變成 20MB。這就是為什麼接近附件大小限制的文件有時無法發送，即使它們看起來低於限制 - 編碼版本超出了閾值。收件者的電子郵件用戶端在收到時反轉編碼，以便他們以原始大小取回原始檔案。
郵件伺服器之旅
離開您的裝置後，電子郵件會經過您的外寄郵件伺服器、可能是一個或多個中繼伺服器，然後經過收件者的傳入郵件伺服器，然後到達其收件匣。每台伺服器都會對郵件執行檢查 - 垃圾郵件過濾、病毒掃描、大小驗證和內容策略實施。
這些伺服器中的任何一個都可以拒絕或修改訊息。具有 10MB 附件原則的企業郵件伺服器將拒絕 20MB PDF，即使寄件者和收件者的消費者電子郵件服務都接受它。某些防毒軟體會過濾隔離附件，以便在交付前進行手動檢查。一些舊的或配置錯誤的郵件伺服器可能會在處理過程中損壞二進位附件 - 很少見，但確實會發生，這就是為什麼對一個收件者工作正常的 PDF 可能會在另一個收件者那裡損壞。
郵件伺服器對 PDF 附件執行的操作
大多數公司和企業郵件系統在發送前都會掃描附件是否有惡意軟體。 PDF 可以包含 JavaScript、嵌入檔案和可執行內容－安全掃描器會尋找所有這些內容。具有異常結構或嵌入腳本的 PDF 在到達收件者之前可能會被隔離或刪除這些元素。
某些系統將 PDF 附件轉換為其他格式 - 通常是為了在預覽窗格中安全地呈現它們，而不執行任何嵌入內容。收件者可能會收到轉換後的版本，而不是原始 PDF。對於格式複雜的文檔，此轉換可能會改變文檔的外觀。
PDF 內容本身在運送過程中不會改變
在絕大多數情況下，當電子郵件成功傳送且沒有安全篩選器介入時，收件者開啟的 PDF 與您傳送的逐位元組相同。編碼和解碼過程是無損的。到達的文件正是您附加的文件。
這是值得了解的，因為這意味著如果 PDF 在透過電子郵件發送後看起來有所不同，問題通常在於它的檢視方式 - 不同的 PDF 檢視器、不同的預設縮放、不同的字體可用性 - 而不是傳輸本身。文件是一樣的；觀看情境不同。
何時交付失敗 - 以及如何知道
投遞失敗有兩種類型：您聽說過的退回郵件和您沒有聽說過的無聲投遞。退回通知會告訴您郵件被拒絕 - 通常帶有指示原因的錯誤代碼。常見原因包括檔案大小超出限制、收件者的信箱已滿或收件者的網域不存在。
無聲投遞更為陰險——電子郵件看似已發送，但沒有退回，但收件人從未收到附件。當安全過濾器隔離附件而不通知寄件者時，或當公司策略刪除超過閾值的附件而不產生錯誤時，可能會發生這種情況。對於重要文件，要求收件者確認收到附件是知道附件已送達的唯一可靠方法。
讓 PDF 電子郵件傳送更加可靠
- 將檔案保持在 10MB 以下：考慮到 Base64 編碼開銷，10MB PDF 編碼到大約 13MB — 在大多數伺服器限制下安全。在附加之前，對較大的任何內容使用 PDF 壓縮 。
- 避免嵌入腳本：帶有 JavaScript 或異常嵌入內容的 PDF 更有可能被安全過濾器標記。沒有互動式腳本的標準文件 PDF 傳輸更可靠。
- 對大檔案使用雲端共享：上傳到 Google Drive 或 Dropbox 並發送連結可以避開所有附件大小限制和編碼開銷。
- 確認收到重要文件：確認PDF到達的快速回覆是成功交付結束迴圈的唯一可靠方法。