將電子郵件儲存為 PDF 會建立獨立於任何電子郵件平台而存在的永久、可移植記錄。對於保存重要的信件、出於法律或合規目的創建書面記錄、與不在其中的人員共享電子郵件線程或在切換電子郵件提供者之前簡單地存檔通信非常有用。在每個主要電子郵件用戶端中，該過程都很簡單。
為什麼 PDF 非常適合電子郵件歸檔
電子郵件格式（.eml、.msg）需要特定的電子郵件用戶端才能正確開啟和顯示。 Outlook 中的 .msg 檔案可能無法在 Gmail 中打開，反之亦然。無論是現在還是二十年後，同一電子郵件的 PDF 存檔 可在任何裝置上的任何 PDF 檢視器中打開，而不依賴任何電子郵件平台保持運作或您的帳戶保持活動狀態。
PDF 還可以捕捉電子郵件的視覺外觀（格式、內嵌圖像、簽名），而純文字匯出則無法做到這一點。出於法律目的，顯示完整電子郵件的 PDF 作為證據比提取的文字更有用。且 PDF 可以進行數位簽章或認證，新增完整性層來確認自 PDF 建立以來電子郵件內容沒有被變更。
將 Gmail 中的電子郵件另存為 PDF
Gmail的列印功能是最簡單的路徑：
- 在 Gmail 中開啟電子郵件
- 點擊電子郵件右上角的三點選單，然後選擇“列印”
- 在列印對話方塊中，將印表機變更為另存為 PDF 或 Microsoft Print 到 PDF
- 點擊“儲存”並選擇位置和檔案名
對於完整的電子郵件線程，Gmail 會將整個對話列印在一個 PDF 中。對於線程中的單一訊息，請在列印之前按一下該訊息上的展開圖標，以確保僅查看該訊息。
從 Outlook 將電子郵件另存為 PDF
Microsoft Outlook 有一個直接 PDF 儲存選項：
- 在 Outlook 中開啟電子郵件
- 轉到文件>列印
- 選擇 Microsoft Print to PDF 作為印表機
- 點擊“列印”，命名檔案並儲存
Outlook也支援直接儲存為PDF：檔案>另存為，然後從檔案類型下拉清單中選擇 PDF。有時，這會產生比列印方法更清晰的結果，在輸出中保留更多電子郵件的格式和元資料。
從 Apple Mail 保存電子郵件
在 Mac 上，Apple Mail 使用系統列印對話框，其中包含 PDF 選項：
- 在「郵件」中開啟電子郵件並按 Cmd+P
- 在列印對話方塊中，按一下左下角的 PDF 下拉列表
- 選擇另存為 PDF，命名檔案並儲存
電子郵件附件會發生什麼情況
將電子郵件另存為 PDF 會擷取電子郵件正文（文字、內嵌影像和格式），但不會擷取文件附件。附有合約的電子郵件會產生電子郵件文字的 PDF，顯示已附加合同，但合約文件本身不在 PDF 中。
如需完整記錄，請將電子郵件另存為 PDF 並單獨儲存附件。然後 將 PDF 電子郵件 PDF 與附件 PDF 合併，建立一個綜合文件 - 電子郵件後緊跟其附件，全部在一個文件中。這對於需要將完整的通訊包保存在一起的法律和合規性歸檔特別有用。
命名電子郵件PDF以實現長期可尋找性
電子郵件用戶端通常建議將電子郵件主旨行作為文件名，這通常是合理的，但添加日期會帶來好處。類似於「2024-03-15_ContractApproval_AcmeCorp.pdf」的檔案名稱按時間順序排序、識別內容並包括交易對手——幾個月後無需打開即可找到它所需的一切。如果電子郵件 PDF 很大（內嵌影像使某些電子郵件變得很重），則在將其歸檔到檔案中之前應用 PDF 壓縮 。