統一應用於每個文件的單一機密浮水印忽略了有關組織的基本事實：不同的人具有不同的存取等級。審查財務預測的董事會成員需要查看完整的文件。審查其部分的部門主管需要反映其特定存取權限的浮水印。外部審核員需要一個浮水印來識別他們是第三方審核員。這些文件的內容是相同的。水印應反映誰正在查看它們。
根據使用者存取角色應用不同的浮水印意味著建立同一文件的多個版本，每個版本都針對特定受眾添加浮水印。董事會版本附有董事會審查浮水印。部門版本帶有部門名稱。審核員版本帶有帶有公司名稱和日期的外部審核浮水印。每個版本都是從相同的來源文件產生的。僅水印發生變化。
Watermark PDF 基於角色的方法將文件保護與存取管理相結合。浮水印傳達文件狀態、收件者身分以及適用於該特定角色的處理期望。
定義使用者角色和浮水印要求
在創建帶有浮水印的版本之前，請定義使用者角色及其浮水印要求。每個角色都需要特定的浮水印文字、不透明度設定和位置。董事會成員需要一個顯眼但不妨礙的浮水印。內部審閱者需要較淺的浮水印，以表示該文件不是最終版本。外部收件人需要一個浮水印來傳達保密義務並識別收件人。角色定義是水印工作流程的藍圖。
記錄水印策略中的角色定義。此策略指定哪個角色接收哪個浮水印、誰核准例外以及如何執行浮水印工作流程。書面政策可確保所有文件和所有團隊成員的浮水印保持一致。
當組織角色變更、引入新文件類型或更新文件處理的監管要求時，應審查 PDF 安全性浮水印策略。
按角色的浮水印配置
| 角色 | 水印文本 | 不透明度 | 位置 | 附加資訊 |
|---|---|---|---|---|
| 董事會成員 | 董事會審查 - [日期] | 15-20% | 中心對角線 | 包括會議日期 |
| 內部審核人 | 草稿 - [部門] 審查 | 10-15% | 中心對角線 | 夠輕，方便閱讀 |
| 外部審計師 | 外部審計 - [公司] - [日期] | 20-25% | 全頁重複 | 包括公司名稱以確保問責制 |
| 客戶收件者 | 機密 - [客戶名稱] | 15-20% | 中心對角線 | 為客戶量身定制 |
實施角色為基礎的水印工作流程
從乾淨、無浮水印的主文檔開始。為每個角色建立一個副本。將特定於角色的浮水印套用到每個副本。命名每個帶有浮水印的檔案以識別角色：Report-Board.pdf、Report-Department.pdf、Report-Auditor.pdf。命名約定可以防止將錯誤的版本傳送給錯誤的收件者。
對於擁有許多文件和許多角色的組織，可以自動化工作流程。腳本讀取角色定義、套用浮水印並使用正確的名稱儲存輸出檔案。自動化消除了將不同浮水印應用於不同副本時出現手動錯誤的風險。
WukongPDF 浮水印工具支援具有可設定的不透明度和位置的文字浮水印。 Watermark PDF 基於角色的工作流程可以手動執行（偶爾使用）或自動執行（定期分發）。
管理跨角色為基礎的版本的文件更新
更新來源文件後，從更新的主文件重新產生所有基於角色的版本。不要更新一個版本而忘記其他版本。董事會成員查看過時版本，而部門主管查看當前版本，會造成混亂和潛在的法律風險。
基於角色的文件的 PDF 安全版本控制可確保每個角色收到帶有正確浮水印的當前版本。主文檔是唯一的事實來源。
審核水印分佈
保留分發日誌，記錄哪個基於角色的版本發送給哪個收件人以及何時發送。該日誌提供合規性審計跟踪，並支援在帶有浮水印的文件洩露時進行調查。洩漏文件上的水印標識了該角色。分發日誌標識特定的接收者。
PDF Tools 水印分發審核將浮水印的技術保護與分發的程序記錄結合。
批量生成帶有浮水印的版本
對於擁有多個文件和多個角色的組織，可以在單一批次作業中產生所有帶有浮水印的版本。腳本根據角色定義檔處理主文件並自動產生所有帶有浮水印的輸出。
水印 PDF 批量生成消除了單獨創建每個基於角色的版本的手動工作。
批次還可以確保一致性。相同的水印設定統一套用於所有文件。手動處理會帶來改變。
使用水印元資料對角色資訊進行編碼
除了可見的水印文字之外，還將角色資訊嵌入水印元資料中。元資料記錄版本是為哪個角色創建的、何時產生的以及來自哪個主文檔。這些資訊對系統可見，但對一般讀者不可見。
PDF 安全浮水印元資料提供了文件來源的機器可讀記錄。
元資料編碼的角色資訊支援自動文件管理系統，該系統根據目標受眾路由文件。
處理角色變更和浮水印更新
當使用者更改角色時，不應重新分發先前為其舊角色添加浮水印的文件。產生具有更新的角色浮水印的新版本。將舊版本存檔以防止混淆。
PDF 工具對帶有浮水印文件的角色變更管理可確保分發的版本始終反映目前的存取等級。
記錄基於角色的浮水印的版本歷史記錄。經過三個基於角色的版本的文檔應該有清晰的沿襲。
將基於角色的浮水印與身分提供者集成
Active Directory 或 Okta 等企業識別系統了解使用者角色。將浮水印工作流程與身分提供者整合。當使用者請求文件時，系統會自動為其角色套用浮水印。
Watermark PDF 身分提供者整合支援基於經過驗證的使用者屬性進行即時文件自訂。
這種整合需要開發工作，但完全消除了已經管理使用者角色的系統的手動浮水印。
臨時訪問角色的浮水印
承包商和顧問的存取權限有時間限制。他們的水印應包含到期日。合約結束後，他們保留的任何文件都被明確標記為過期訪問。
水印 PDF 限時角色浮水印傳達角色和存取視窗。
文件公開時刪除浮水印
當文件從機密轉換為公開時，刪除所有基於角色的浮水印。分發乾淨版本。水印生命週期遵循文件生命週期。
解密時移除 PDF 安全性浮水印是文件資訊生命週期的最後一步。