機密文件儲存在公司文件管理系統中。合規團隊需要知道誰查看過它以及是否有人列印過它。 PDF 本身無法追蹤這一點。文件管理系統可以透過記錄每個存取事件並將其與經過身份驗證的使用者相關聯。
PDF 安全追蹤是系統級功能，而不是文件級功能。 PDF 格式沒有內建的機制，可以在開啟或列印時打電話給家裡。追蹤需要透過記錄存取事件的系統來存取 PDF。
文件管理系統如何追蹤 PDF 訪問
當使用者透過 DMS 開啟 PDF 時，系統會記錄事件：使用者身分、文件識別碼、操作、檢視或列印、時間戳記和 IP 位址。日誌條目由 DMS 創建，而不是由 PDF 創建。 PDF 不知道它正在被追蹤。
當 DMS 是存取文件的唯一方式時，PDF 工作流程追蹤最為有效。如果用戶可以下載 PDF 並在本地打開它，則不會追蹤本地訪問。追蹤僅涵蓋透過 DMS 介面的存取。
追蹤可以告訴你什麼，不能告訴你什麼
追蹤可以告訴您誰訪問了哪個文件以及何時訪問。它可以區分檢視和列印。它無法告訴您用戶在訪問資訊後對資訊做了什麼，他們是否做筆記、口頭分享內容或記住關鍵細節。
PDF存檔存取日誌提供合規性和調查的審計追蹤。如果文件洩露，存取日誌會識別誰曾造訪該文件，從而縮小調查範圍。
WukongPDF 透過瀏覽器提供文件處理。為了進行跟踪，文件管理系統整合提供了審核功能。
配置 PDF 文件的 DMS 追蹤
大多數文件管理系統預設追蹤 PDF 訪問，作為其審核日誌記錄的一部分。驗證 PDF 特定事件（例如列印和下載）是否包含在審核日誌配置中。
文檔追蹤的隱私注意事項
文件存取追蹤收集有關使用者行為的個人識別資訊。確保追蹤符合適用的隱私權法規和員工監控政策。
預設情況下，文件管理系統會在文件層級追蹤 PDF 存取。頁面層級追蹤需要額外的配置或專門的 DMS 功能。大多數系統都會記錄使用者開啟的文檔，而不是他們查看的頁面。
一些 DMS 平台透過自訂 PDF 檢視器支援頁面層級分析，報告顯示了哪些頁面以及顯示了多長時間。此檢視器是 DMS 的一個元件，而不是標準的 PDF 檢視器。追蹤取決於使用者透過 DMS 檢視器存取文件。
DMS 中的列印追蹤通常會記錄發出的列印命令，而不記錄列印作業是否成功完成或產生了多少份副本。印表機佇列和實體輸出超出了 DMS 追蹤範圍。
文件存取的審核追蹤應保留一段時間，與組織文件保留政策和任何適用的監管要求一致。財務文件的存取日誌可能需要保留七年或更長時間。
可以從 DMS 審核日誌產生文件存取報告，以提供按時間順序排列的歷史記錄，顯示誰存取了文件、何時存取以及他們執行了哪些操作。這些報告支持合規性審計、安全調查和資訊治理審查。
DMS 管理員可以針對特定存取模式配置警報，例如使用者在短時間內存取異常大量的文件或在正常工作時間之外存取文件。這些警報支援內部威脅偵測。
對於高度敏感的文檔，DMS 可能會要求使用者在開啟文檔之前必須提供存取理由。理由與訪問事件一起記錄在審核日誌中，為每次訪問發生的原因提供上下文。
在每個頁面上新增訪客身分和查看時的造訪時間戳記的浮水印提供了可見的威懾力，補充了 DMS 稽核追蹤。水印出現在螢幕和任何列印輸出上，將實體副本連結到存取事件。
PDF 本身可以包含 JavaScript，當在啟用 JavaScript 的檢視器中開啟文件時，該 JavaScript 會向伺服器報告存取事件。這種方法獨立於 DMS 工作，但可靠性較低，因為它依賴於檢視器 JavaScript 支援。
某些受 DRM 保護的 DMS 平台中的遠端擦除功能允許文件擁有者撤銷對文件的訪問，即使文件已下載到接收設備上也是如此。下次開啟文件時，檢視者會檢查存取狀態，如果撤銷則阻止存取。
安全文件追蹤與員工隱私之間的緊張關係必須根據適用的法律和組織政策進行管理。應告知員工採用了哪些文件存取追蹤以及如何使用資料。
對於外部文件共享，DMS 可以提供一個安全門戶，外部各方可以在追蹤條件下驗證和存取文件。此入口網站為外部使用者提供與內部使用者相同等級的存取追蹤。
DMS 存取日誌本身就是敏感文檔，應防止未經授權的存取和修改。如果識別事件的日誌被篡改，則涉及文件存取的安全事件會變得更加複雜。
資訊安全或合規團隊定期審查 DMS 存取日誌，識別異常存取模式，這些模式可能表示違反策略或需要調查的安全事件。
DMS 中的追蹤為組織內分發的敏感文件提供了責任和安全性。
DMS 追蹤所建立的稽核追蹤可在發生安全事件或合規調查時作為證據記錄。
頁面層級追蹤提供了對文件的哪些部分最受審閱者關注的詳細可見性。
應在系統實施期間配置 DMS 追蹤功能，以捕捉所需的詳細程度，而無需過多記錄。
從 DMS 追蹤資料產生的存取報告透過識別經常存取或從未存取的文件來支援資訊治理。
DMS 追蹤和 PDF 權限的結合創建了一種分層的安全方法，可以控制和監控存取。